Fatturazione elettronica per le aziende di San Marino – Guida rapida

Con i Decreto Delegato di San Marino n. 147 e n.148 del 05/08/2021 e il Decreto Delegato 20 settembre 2021 n.163 – Ratifica Decreto Delegato 5 agosto 2021 n.148. è stata introdotta la fatturazione elettronica a San Marino.

Che cos’è la fatturazione elettronica di San Marino?

La fattura elettronica di San Marino è un documento elettronico in formato XML relativo alle operazioni di interscambio di beni e di prestazioni di servizi nei rapporti tra San Marino e l’Italia. Il file viene trasmesso per via telematica mediante HUB SM all’Ufficio Tributario, l’Autorità competente della fatturazione elettronica nella Repubblica di San Marino .

In pratica la fatturazione elettronica di San Marino è una procedura simile a quella introdotta in Italia dal 01 gennaio di 2019 con diverse variazioni.

La fatturazione elettronica da San Marino all’Italia: come funziona

La fatturazione elettronica a San Marino è entrata in vigore dal 01 ottobre del 2021 nella prima fase durante quale entra in piena funzione la fattura elettronica passiva, il passaggio alla fattura elettronica attiva invece è facoltativo e vale solo per le aziende che hanno optato per questa opzione.

Nel caso l’azienda decidesse di aderire alla fatturazione elettronica prima della data limite, deve comunicare all’Ufficio tributario di San Marino sul portale pa.sm la data di attivazione della fatturazione elettronica. Da questa data tutta la fatturazione deve essere effettuata esclusivamente nel formato elettronico, che può riguardare anche le fatture datate prima della data dell’attivazione in quanto la data serve solamente ad indicare come le fatture vengono presentate all’ufficio tributario di San Marino.

Dal 01 luglio 2022 la fatturazione elettronica a San Marino è diventata obbligatoria per tutte le aziende sammarinesi sia per il ciclo passivo che attivo. Sono esclusi dall’obbligo solo gli operatori economici che nell’anno solare precedente hanno dichiarato ricavi inferiori ad 100.000,00 euro.

Nonostante le somiglianze alla procedura della fatturazione elettronica Italiana, quella di San Marino ha diverse differenze.

Prima di tutto, la fatturazione elettronica di San Marino riguarda solo le operazioni tra le aziende sammarinesi e quelle italiane. Quindi la fattura elettronica non viene emessa per le operazioni tra i soli operatori sammarinesi oppure tra gli operatori sammarinesi e le aziende straniere (ad eccezione di quelle italiane). Riguardo alle persone fisiche la fattura elettronica da San Marino può essere emessa solo per la vendita a privati italiani di mezzi di trasporto nuovi.

Questo significa anche che il processo della fatturazione elettronica coinvolge più autorità competenti nella trasmissione e il controllo: sia l’HUB SM dell’Ufficio tributario da parte di San Marino che SdI (Sistema di Interscambio) dell’Agenzia delle Entrate dalla parte dell’Italia.

Come viene effettuata la fatturazione elettronica da San Marino?

Le fatture elettroniche passive ricevute dal fornitore italiano

Le fatture elettroniche di import da operatori economici italiani vengono trasmesse tramite SdI (Sistema di Interscambio) dell’Agenzia delle Entrate italiana verso l’HUB SM di San Marino all’unico codice SDI 2R4GTO8 con l’indicazione di codice operatore economico (C.O.E.) dell’azienda di San Marino.

L’HUB SM a sua volta, dopo le verifiche potrà decidere se convalidare le ricevute fatture. In seguito, l’Ufficio tributario di San Marino attraverso un apposito canale telematico, invia una notifica all’operatore economico sammarinese, che potrà scaricare le fatture ricevute dall’Italia dalla piattaforma TribWeb del portale pa.sm oppure riceverle in via telematica mediamente un software gestionale integrato con Web Service dell’Ufficio Tributario.

L’integrazione di fatture passive

Per le fatture elettroniche ricevute gli operatori sammarinesi hanno l’obbligo di presentazione presso l’Ufficio Tributario RSM ai fini della vidimazione e assolvimento dell’imposta sulle importazioni (Monofase).

La presentazione fatture prevede l’invio all’Ufficio tributario una distinta di integrazione con l’indicazione di dati aggiuntivi relativi alle fatture ricevute, in particolare Tipo Merce e Aliquota, ai fini del calcolo dell’Imposta Monofase. L’obbligo dell’invio di integrazione è legato al fatto che questi dati non sono presenti all’interno dei file delle fatture ricevute dall’SdI italiano, quindi l’azienda sammarinese è tenuta a fornirle sotto forma di integrazione.

Il file di integrazione può essere caricato tramite la piattaforma TribWeb oppure inviata tramite un software gestionale integrato con la piattaforma TribWeb. Inoltre è possibile compilare l’integrazione delle fatture import tramite un apposito modulo sulla piattaforma TribWeb.

L’acquisizione dei file di integrazione determina l’atto di presentazione della fattura import all’Ufficio Tributario. Dopo la lavorazione delle fatture passive presentate all’Ufficio tributario viene creato l’avviso di pagamento dell’imposta di Monofase con la spedizione all’operatore sammarinese tramite posta certificata.

Le fatture elettroniche attive

Tutte le fatture elettroniche export da San Marino verso l’Italia vengono trasmesse tramite l’HUB SM all’Ufficio Tributario di San Marino e successivamente a SdI dell’Agenzia delle Entrate in Italia.

Guarda l’articolo del Manuale Atlantis Evo sulla gestione del ciclo attivo della fatturazione elettronica di San Marino con il gestionale Atlantis Evo.

Le fatture elettroniche attive emesse da operatori sammarinesi possono essere caricate sul portale TribWeb dell’Ufficio tributario oppure trasmesse all’HUB SM tramite un software gestionale integrato con Web Service dell’Ufficio tributario.

In caso la fattura rientra negli accordi di interscambio tra San Marino e Italia, l’HUB-SM trasmette allo SdI italiano il file della fattura elettronica. Dopo l’accettazione della fattura dalla parte di SdI italiano l’azienda italiana troverà la fattura elettronica sul portale italiano “Fatture e corrispettivi” oppure nel proprio”cassetto fiscale”. In caso di scarto della fattura da parte dello SdI la fattura si considera non emessa.

Purtroppo con l’introduzione della fatturazione elettronica a San Marino non è stato previsto nessun servizio gratuito dello stato per poter compilare il file della fattura elettronica manualmente (per esempio sul portale TribWeb). Dal momento dell’entrata in vigore l’obbligo della fatturazione elettronica attiva le aziende sammarinesi dovranno procurarsi un apposito software gestionale in grado di generare i file della fattura elettronica nel formato di San Marino e in caso ottimale anche l’invio e la ricezione di fatture in modo telematico ecc.

Per esempio il programma gestionale Atlantis Evo permette di generare i file XML della fattura elettronica di San Marino, inviare al HUB SM le fatture elettroniche export e l’integrazione delle fatture import, ricevere dall’Ufficio tributario tramite Web Service le fatture elettroniche import dall’Italia e le ricevute per le fatture inviate.
E’ presente anche la versione semplificata per la fatturazione elettronica creata per gli imprenditori senza nessuna esperienza con un software gestionali.

Alcune note

1. Bisogna ricordare che ogni fattura export da San Marino (ad eccezione di quelle di servizi) deve riportare il riferimento al documento di trasporto, senza il quale non sarà convalidata nell’HUB SM.
2. È Importante sottolineare che le fatture elettroniche sammarinesi devono essere trasmesse esclusivamente attraverso l’HUB SM. In caso contrario (in caso di trasmissione direttamente allo SDI italiano, ad esempio tramite un intermediario italiano di fatturazione elettronica) la fattura sarà considerata non valida e non sarà elaborata dallo SDI dell’Agenzia delle Entrate.

Casi particolari

Fatture di servizio

La normativa sammarinese che introduce la fatturazione elettronica prevede due casi particolari:
– le fatture per le prestazioni di conto lavoro e similari
– le prestazioni di servizio
L’emissione di tali fatture segue le regole generali per le fatture export di San Marino ad eccezione del fatto che non vengono trasmesse al SdI italiano e quindi non vengono recapitate tramite questo canale al destinatario italiano.
La trasmissione di queste fatture si ferma al HUB SM che porta l’assolvimento degli obblighi fiscali, di vidimazione e presentazione prevista dalle normative vigenti per le aziende sammarinesi che le ha emesse. A quel punto gli operatori sammarinesi non hanno più obbligo di vidimare le fatture cartacee con il timbro dell’Ufficio tributario di San Marino. Invece agli operatori italiani quelle fatture elettroniche non saranno recapitate tramite SdI ma rimarranno valide le semplici fatture cartacee/pdf senza il timbro della vidimazione.

Archiviazione della fatturazione elettronica

Nonostante che con l’articolo 8 del Decreto Delegato RSM n. 163 del 20/09/2021 sono stati introdotti i concetti della conservazione e l’archiviazione di fatture elettroniche, fino ad oggi non è uscita nessuna norma legislativa che permettesse di regolamentare la procedura di conservazione a San Marino. Il citato Decreto prevede l’introduzione di un apposito Regolamento per la conservazione delle fatture elettroniche a San Marino, al momento della creazione di questo articolo il Regolamento non è ancora uscito.

Allo stesso tempo il Decreto prevede che “l’Ufficio Tributario non assolva all’attività di conservatore per conto terzi delle fatture elettroniche…” che significa che la conservazione delle fatture elettroniche sarà esclusivamente a cura degli operatori sammarinesi. Auspichiamo che questa situazione di incertezza per le aziende di San Marino si risolva in tempi brevi con normative chiare e facili da seguire.
Ricordiamo anche che lo stato italiano offre agli operatori economici italiani il servizio gratuito di conservazione delle fatture elettroniche sul portale Fatture e Corrispettivi dell’Agenzia delle Entrate.