Come scegliere un software gestionale giusto – Guida completa

Generalmente i gestionali si dividono in base al prezzo e alle funzionalità che offrono:

• software gestionali di fascia economica. Se tutto ciò che ti serve è emettere un paio di fatture al mese e gestire un piccolo elenco di clienti e articoli del magazzino, un semplice programma per le fatture sarà più che sufficiente. Nella rete puoi trovare tante offerte di prodotti a piccoli prezzi, oltre alle licenze freeware od open source, cioè gratuite. Di sicuro non ti offriranno molte funzionalità per quanto riguarda la gestione delle tue vendite e del magazzino, ma saranno sicuramente meglio che scrivere le fatture con Excel.
• software di fascia media. Questa tipologia ti offre parecchie funzionalità in più, per esempio quelle che riguardano il multi magazzino e multi azienda, la gestione della  contabilità e delle funzionalità avanzate di vendite e magazzino, utili per gestire listini e sconti, gestione integrazione con l’e-commerce, gestione dei kit e delle varianti (per es: per taglie e colori), provvigioni agenti e molto altro.

Anche in questo caso l’offerta di software con set di funzioni assolutamente diversi è molto ampia, proprio per questo devi avere ben chiaro il tuo obiettivo finale, insieme a un elenco di tutto ciò che ti aspetti sappia fare il tuo gestionale. Per esempio, molti gestiscono solo la prima nota, altri anche la contabilità a partita doppia, altri ancora gestiscono i prodotti a varianti, qualcuno gestisce prezzi per variante, ecc ecc.

Di solito questi software sono già modulati e puoi scegliere solo quei moduli che ti servono. Il costo di un programma di questo livello si aggira dai 50€ fino a 300€ a pacchetto all’anno, a seconda della quantità di moduli e funzionalità acquistati. Di solito puoi provare il software scaricando la versione demo dal sito dell’azienda produttrice. Ti cito alcuni esempi: Danea, Atlantis Evo, Finson ecc…

• software gestionale di fascia alta (Zucchetti, TeamSystem ecc). In questo caso si tratta di software gestionali più sofisticati, con funzionalità avanzate e che consentono di gestire anche grandi aziende e soddisfare tutte le loro esigenze. Il costo di software di fascia alta può partire da 400-500 euro annui per singolo modulo e può facilmente sforare qualche migliaio euro. Spesso le demo di questi prodotti non sono disponibili da online, ma possono comunque essere richieste al produttore.

Attento! Uno degli errori più diffusi nella scelta del gestionale è l’acquistare  un software a prezzo elevato per  avere tutte le funzionalità esistenti, che probabilmente non userai mai.

• grandi brand multinazionali. I prodotti di software house multinazionali come SAP, Oracle  hanno costi e funzionalità che non rientrano nell’interesse di questo post.

Quando ti muovi per scegliere un gestionale, devi considerare anche altri aspetti importanti che possono condizionare le tue valutazioni.

2. Numero di postazioni del programma

Ovvero la funzione “multi utente”. In poche parole, da quanti computer contemporaneamente vuoi usare il software gestionale? Di solito questa funzionalità è a pagamento, per cui è previsto un costo aggiuntivo per ciascuna postazione.

3. Compatibilità con le piattaforme Mac, Windows o Linux

Quasi tutti i software gestionali possono funzionare solo su piattaforma Windows, questo perché è il sistema più diffuso. Se è tua intenzione usare una piattaforma Mac OS X di Apple allora è indispensabile verificare la compatibilità. In ambiente Linux la cosa si complica, non è facile trovare programmi gestionali compatibili con l’ambiente Linux.

4. Integrazione con un sito e-commerce

Se hai un ecommerce, o se hai intenzione di aprire un sito e-commerce in futuro, un punto a favore sarà il fatto che il tuo gestionale può essere integrato con il tuo e-commerce.
Ci sono diversi software gestionali sul mercato che offrono la possibilità di integrarsi con l’e-commerce. Le modalità disponibili sono generalmente le seguenti:

• Integrazione con le piattaforme di e-commerce più diffuse come Woocommerce, Prestashop, Shopify, Magento ecc ecc. Se il tuo sito ecommerce è stato creato su una di queste piattaforme, verifica prima che il tuo software aziendale possa essere integrato;
• l’integrazione con una piattaforma di e-commerce proprietaria. Esistono aziende che propongono la realizzazione del shop on-line su una piattaforma proprietaria sviluppata in-house. Questa soluzione potrebbe sembrare molto comoda all’inizio, ma devi sapere che a questo punto sei completamente legato a questa azienda software-house, potrebbe accadere che avrai poche possibilità di gestire le funzionalità dell’e-commerce, per esempio l’aspetto grafico del tuo sito o la SEO. Se in futuro il loro software gestionale non sarà più adatto alle tue esigenze, devi essere pronto a considerare l’idea che dovrai abbandonare anche il tuo sito. Ricordiamo che in caso di cambio del sito web è possibile che si presenti un calo di posizionamento del nelle ricerche di Google.

5. Funzionalità della fatturazione elettronica

E’ necessario che il tuo programma gestionale include le funzionalità della fatturazione elettronica: come minimo deve poter generare i file XML della fattura elettronica e salvarlo sul disco del tuo computer o inviarlo al tuo commercialista. Il buon software gestionale ha un servizio della fatturazione elettronica completo per poter gestire la fatturazione senza uscire dal programma: inviare le fatture create ai clienti, cercare le fatture dei fornitori oppure gli esiti delle fatture inviate a SDI, registrare le fatture di fornitori in Prima nota ecc.

6. Funzionalità della vendita al banco

Se le tue vendite arrivano anche da un punto vendita del negozio fisico, controlla che il programma che hai scelto sia in grado di collegarsi con il tuo registratore di cassa, supporti l’utilizzo o di lettori di codici a barre e ti dia la possibilità di generare codici a barre e stampare etichette. Ideale sarebbe che il gestionale possedesse un’interfaccia punto cassa facilitata per agevolare il processo di vendita al dettaglio.

7. Condizioni di licenza del gestionale

Ogni software gestionale viene venduto con la sua licenza, e ogni azienda software house definisce una sua politica riguardo alla licenza d’uso. Bisogna stare molto attenti alle condizioni di licenza per evitare i rimpianti e spese inaspettate nel futuro. In linea generale le condizioni di licenza più diffuse sono le seguenti:

• acquisto della licenza: acquisti la licenza d’utilizzo senza limiti di tempo, se nel futuro non paghi né aggiornamenti del software né assistenza, il programma rimane funzionante lo stesso;
• licenza per un periodo di tempo limitato (per un anno): alla scadenza del periodo, se non hai rinnovato il canone annuo, il programma si blocca e passa alla versione demo.
• licenza software in cloud: utilizzi un server da remoto per l’accesso per il tuo software aziendale. Il pagamento è previsto mensile o annuale e lo usi finché lo paghi. Uno dei difetti principali di questa modalità di lavoro è che alla scadenza dell’abbonamento, in casa decidessi di non rinnovarlo più, probabilmente non ti rimane nessun archivio di documenti da consultare, al massimo potrai esportare un archivio dei tuoi clienti/fornitori e dei prodotti.

8. Presenza degli aggiornamenti del gestionale

Gli aggiornamenti e l’assistenza sono servizi indispensabili quando si parla di software gestionale. Gli aggiornamenti servono per mettere a disposizione le nuove funzionalità e adattare il gestionale alle nuove disposizione in materia fiscale e patrimoniale, ma anche per eliminare gli eventuali bug del software ecc. Non sempre la licenza include anche gli aggiornamenti che molto spesso vanno pagati a parte.

Ti sconsiglio vivamente di risparmiare sugli aggiornamenti. Se smetti di pagare perché non vuoi ricevere gli aggiornamenti per lungo tempo, moltissime aziende non sono più disposte a darti assistenza, anche se decidi successivamente di reintegrare i canoni non pagati.

9. Assistenza e formazione

Anche se compri solo un programma per le fatture, è meglio avere la possibilità di ottenere l’assistenza. Ma se stai acquistando un gestionale più o meno serio, prima di tutto devi poter disporre della formazione per prendere confidenza con il programma e quindi qualche ora di teleassistenza ti servirà di sicuro. Ogni azienda produttrice di software prevede la sua propria modalità di assistenza: teleassistenza (sul tuo computer da remoto), assistenza telefonica, tramite e-mail, forum. Informati preventivamente sui costi di assistenza e formazione per non avere brutte sorprese dopo. Tieni presente che assistenza, aggiornamenti e formazione sono passi obbligati perché ti mettono al riparo da eventuali problemi futuri.

10. Possibilità di personalizzare il gestionale

Controlla che il tuo software gestionale, se necessario, possa essere personalizzato sulla base delle esigenze particolari del tuo business, come ad esempio: personalizzazione delle stampe, aggiunta di funzionalità, campi aggiuntivi, integrazioni con altri tuoi software ecc.

Le personalizzazioni vengono pagate a parte e il loro costo è variabile. Tieni inoltre presente che molto spesso gli interventi di personalizzazione posso essere realizzati solo dalla software house e non dal rivenditore.

11. Database

Se pensi di usare il tuo gestionale solo per fare qualche fattura al mese questa informazione non ti serve.

Ma se pensi di usare il programma in rete su diversi computer contemporaneamente, hai un discreto giro di merce e di clienti, l’integrazione con l’e-commerce e molto altro, devi tenere in considerazione anche i requisiti del database del software. E’ importante che un software gestionale utilizzi un database che garantisca la lettura e scrittura dei dati contemporaneamente, senza mettere a repentaglio le informazioni contenute a causa della corruzione della base dati per carico eccessivo, instabilità della connessione di rete o cali di tensione.

Consiglio finale

Prova sempre la demo, ovvero la versione dimostrativa del software. Fallo sempre! E se ti offrono la dimostrazione gratuita del programma in funzione, non rinunciare. Così puoi capire esattamente se questo gestionale è adatto a te e alle tue esigenze e dispone tutte le funzionalità che ti servono.

Scegliere un gestionale è una decisione importante, non posso farlo io per te. Devi conoscere bene il tuo business, le tue esigenze e trovare la soluzione che meglio si adatta alle tue necessità. Posso però fornirti consigli utili sui prodotti che esistono attualmente in commercio, così da non spendere soldi inutilmente scegliendo un software che non fa quello di cui ha bisogno.