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Come scegliere un software gestionale giusto – Guida completa

Come scegliere un software gestionale giusto – Guida completa

Come scegliere un software gestionale giusto – Guida completa 600 400 Atlantis Evo
Come scegliere un gestionale - guida completa Atlantis Evo

Se hai un’azienda, sicuramente avrai sentito spesso parlare di software gestionale. Ormai il gestionale è diventato un “must have” per ogni azienda che punta in alto nel mercato. Poco importa che tua sia una compagnia multinazionale, oppure una piccola attività locale, perché l’acquisto di un software gestionale permette al tuo business di essere molto più competitivo tra i tuoi concorrenti.

Ma la scelta del software gestionale più giusto per la propria attività è sempre un momento difficile per gli imprenditori, per non parlare dell’insoddisfazione che spesso segue all’acquisto, quando il prodotto non è all’altezza delle aspettative e bisogna ricominciare tutto da capo.

L’offerta del mercato è vastissima ed è facile per un’azienda o un imprenditore perdersi, cercando di capire quale soluzione sia la migliore.

In questo articolo trovi 11 passi pratici che ti aiutano a scegliere più agevolmente un gestionale giusto per te e la tua attività.

Vediamoli insieme.

1.  Funzionalità e prezzo di gestionale

L’acquisto di un nuovo gestionale si basa sui tre variabili: il costo del programma, le sue funzionalità e i benefici che derivano dal suo utilizzo. Queste aspetti  sono legati fra loro e occorre valutarli tutte insieme.

Prima di tutto devi individuare lo scopo principale che ti sei prefisso al momento dell’acquisto del gestionale.

Devi capire quali obiettivi vuoi raggiungere nel tuo business e quali sono le funzionalità del software gestionale che ti servono per gestire la tua attività (anche nel prossimo futuro). Tutto questo è fondamentale perché influisce molto anche sui costi che dovrai affrontare.

Generalmente i gestionali si dividono in base al prezzo e alle funzionalità che offrono:

  • software gestionali di fascia economica. Se tutto ciò che ti serve è emettere un paio di fatture al mese e gestire un piccolo elenco di clienti e articoli del magazzino, un semplice programma per le fatture sarà più che sufficiente. Nella rete puoi trovare tante offerte di prodotti a piccoli prezzi, oltre alle licenze freeware od opensource, cioè gratuite. Di sicuro non ti offriranno molte funzionalità per quanto riguarda la gestione delle tue vendite e del magazzino, ma saranno sicuramente meglio che scrivere le fatture con excel.
  • software di fascia media. Questa tipologia ti offre parecchie funzionalità in più, per esempio quelle che riguardano il multi magazzino e multi azienda, la gestione della  contabilità e delle funzionalità avanzate di vendite e magazzino, utili per gestire listini e sconti, gestione dei kit e delle varianti (per es: per taglie e colori), provvigioni agenti e molto altro.

Anche in questo caso l’offerta di software con set di funzioni assolutamente diversi è molto ampia, proprio per questo devi avere ben chiaro il tuo obiettivo finale, insieme a un elenco di tutto ciò che ti aspetti sappia fare il tuo gestionale. Per esempio, molti gestiscono solo la prima nota, altri anche la contabilità a partita doppia, altri ancora gestiscono i prodotti a varianti, qualcuno gestisce prezzi per variante, ecc ecc.

Di solito questi software sono già modulati e puoi scegliere solo quei moduli che ti servono. Il costo di un programma di questo livello si aggira dai 300€ fino a 500-700€ a pacchetto, a seconda della quantità di moduli e funzionalità acquistati. Di solito puoi provare il software scaricando la versione demo dal sito dell’azienda produttrice. Ti cito alcuni esempi: Danea, Atlantis Evo, Finson ecc…

  • software gestionale di fascia avanzata (Zucchetti, Mexal, Buffetti ecc). In questo caso si parla di software gestionali molto più complessi che permettono di gestire anche le aziende di grandi dimensioni e soddisfare tutte le loro esigenze. Il costo di software di questo tipo parte da 500-600 € a modulo, fino ad arrivare facilmente a 4000-5000 € e oltre. Solitamente la demo di questi prodotti non esiste, ma è comunque possibile richiederla gratuitamente.

Attento! Uno degli errori più diffusi nella scelta del gestionale è l’acquistare  un software a prezzo elevato per  avere tutte le funzionalità esistenti, che probabilmente non userai mai.

  • grandi brand multinazionali. I prodotti di software house multinazionali come SAP, Oracle  hanno costi e funzionalità che non rientrano nell’interesse di questo post.

Quando ti muovi per scegliere un gestionale, devi considerare anche altri aspetti importanti che possono condizionare le tue valutazioni.

2. Postazioni aggiuntive

Ovvero la funzione “multi utente”. In poche parole, da quanti computer contemporaneamente vuoi usare il gestionale? Di solito questa funzionalità è a pagamento, per cui è previsto un costo aggiuntivo per ciascuna postazione.

3. Compatibilità con le piattaforme Windows, Mac o Linux

Tieni presente che la maggior parte dei software gestionali gira solo sulla piattaforma Windows. Se vuoi usare il gestionale sul tuo Mac OS X controlla che il software sia compatibile.

4. E-commerce

Se hai un sito e-commerce, oppure pensi di creare un negozio online in futuro, è importante che il tuo gestionale possa integrarsi con il tuo e-commerce.
Ci sono diversi software gestionali che offrono varie modalità di integrazione con l’e-commerce.

  • l’integrazione con le piattaforme e-commerce già esistenti come Prestashop, Open Cart, Magento ecc ecc. Se il tuo sito ecommerce è creato su una di queste piattaforme, devi controllare  che sia  possibile integrarla  con il tuo gestionale;
  • alcune aziende produttrici di software gestionale offrono ai loro clienti il sito del negozio online creato sulla loro propria piattaforma. Questa soluzione potrebbe risultare comoda all’inizio, ma devi ricordare che in questo caso sei completamente legato a questa azienda, avrai meno possibilità di gestire le funzionalità di e-commerce, la seo e l’aspetto grafico del tuo sito e se nel futuro il loro software gestionale non ti andrà più bene, devi essere pronto a contemplare l’idea che dovrai abbandonare anche il tuo sito.

5. Lo stesso discorso con la vendita al banco

Se le tue vendite passano anche attraverso un negozio fisico, controlla che il programma che hai scelto supporti il collegamento con il registratore di cassa, il lettore codici a barre, ecc. In questo caso il gestionale dovrebbe anche possedere l’interfaccia punto cassa per facilitare il processo di vendita a dettaglio, o avere delle funzionalità avanzate come per esempio possibilità di usare un tablet per le vendite.

6. Database

Se pensi di usare il tuo gestionale solo per fare qualche fattura al mese questa informazione non ti serve.

Ma se pensi di usare il programma in rete su diversi computer contemporaneamente, hai un discreto giro di merce e di clienti, devi tenere in considerazione anche i requisiti del database del software. É importante che un software gestionale utilizzi un database che garantisca la lettura e scrittura dei dati contemporaneamente, senza mettere a repentaglio le informazioni contenute a causa della corruzione della base dati per carico eccessivo, instabilità della connessione di rete o cali di tensione.

7. Personalizzazione

Controlla che il tuo gestionale, se necessario, possa essere personalizzato sulla base delle esigenze particolari del tuo business, come ad esempio: l’ aggiunta di funzionalità, campi aggiuntivi, integrazioni con altri tuoi software.

Le personalizzazioni vengono pagate a parte e il loro costo è variabile. Tieni inoltre presente che molto spesso gli interventi di personalizzazione posso essere realizzati solo dalla casa madre e non dal rivenditore.

8. Condizioni di licenza

Ogni software gestionale viene venduto con la sua licenza, e ogni azienda definisce una sua politica riguardo alla licenza d’uso. Bisogna stare molto attenti alle condizioni di licenza per evitare i rimpianti e spese inaspettate nel futuro. In linea generale le condizioni di licenza più diffuse sono le seguenti:

  • licenza illimitata: acquisti la licenza di utilizzo senza limiti di utenti, di spazio occupato dai dati e aziende da gestire, cioè il gestionale è completamente  tuo e, se nel futuro non paghi né aggiornamenti del software né assistenza, il programma rimane funzionante lo stesso;
  • licenza per un periodo di tempo limitato (per es. per un anno): dopo la scadenza, se non paghi il canone, il programma si blocca e passa alla versione demo (cosiddetto software in affitto);
  • licenza software in cloud: utilizzi un sito web come interfaccia per il tuo gestionale. Il pagamento è previsto mensile o annuale e lo usi finché lo paghi.

Che il primo caso sia  la soluzione migliore forse non è nemmeno necessario dirlo…

9. Aggiornamenti

Gli aggiornamenti e l’assistenza sono servizi indispensabili quando si parla di software gestionale. Gli aggiornamenti servono per mettere a disposizione le nuove funzionalità e adattare il gestionale alle nuove disposizione in materia fiscale e patrimoniale, ma anche per eliminare gli eventuali bug del software ecc. Non sempre la licenza include anche gli aggiornamenti che molto spesso vanno pagati a parte.

Ti sconsiglio vivamente di risparmiare sugli aggiornamenti. Se smetti di pagare perché non vuoi ricevere gli aggiornamenti per lungo tempo, moltissime aziende non sono più disposte a darti assistenza, anche se decidi successivamente di reintegrare i canoni non pagati.

10. Assistenza e formazione

Anche se compri solo un programma per le fatture, è meglio avere la possibilità di ottenere l’assistenza. Ma se stai acquistando un gestionale più o meno serio, prima di tutto devi poter disporre della formazione per prendere confidenza con il programma e quindi qualche ora di teleassistenza ti servirà di sicuro. Ogni azienda produttrice di software prevede la sua propria modalità di assistenza: teleassistenza (sul tuo computer da remoto), assistenza telefonica, tramite e-mail, forum. Informati preventivamente sui costi di assistenza e formazione per non avere brutte sorprese dopo. Tieni presente che assistenza, aggiornamenti e formazione sono passi obbligati perché ti mettono al riparo da eventuali problemi futuri.

11. Consiglio finale

Prova sempre la demo, ovvero la versione dimostrativa del software. Fallo sempre! E se ti offrono la dimostrazione gratuita del programma in funzione, non rinunciare. Così puoi capire esattamente se questo gestionale è adatto a te e alle tue esigenze e dispone tutte le funzionalità che ti servono.

Scegliere un gestionale è una decisione importante, non posso farlo io per te. Devi conoscere bene il tuo business, le tue esigenze e trovare la soluzione che meglio si adatta alle tue necessità. Posso però fornirti consigli utili sui prodotti che esistono attualmente in commercio, così da non spendere soldi inutilmente scegliendo un software che non fa quello di cui ha bisogno.

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