Come scegliere un software gestionale giusto per la tua azienda

Perché è importante di scegliere un software gestionale efficace per la propria azienda

Quando si tratta della gestione dell’azienda, scegliere un software gestionale efficace può fare la differenza tra il successo e il fallimento. Un software gestionale ben scelto può aiutare a semplificare le operazioni aziendali, migliorare l’efficienza del personale, ridurre i costi e aumentare la produttività complessiva. Tuttavia, sul mercato sono presenti innumerevoli soluzioni ed è facile perdersi nella moltitudine di caratteristiche che ogni soluzione offre, tanto da rendere la scelta molto difficile.

In questa guida, esploreremo i fattori chiave da considerare nella scelte di un software gestionale e forniremo una guida passo-passo per prendere una decisione consapevole.

Fattori da considerare nella scelta del software gestionale

Prima di scegliere un software gestionale è importante prendere in considerazione alcuni aspetti di rilevanza strategica. Uno dei primi elementi da valutare è la dimensione e la complessità organizzativa dell’azienda e la specificità del settore in cui opera. Questo può influire sul numero di utenti necessario e su funzionalità necessari del programma. D’altro canto la specificità del settore può rappresentare a volte un fattore determinante, dato che diversi settori possono richiedere funzionalità e moduli mirati.

Quali funzionalità e caratteristiche dovrebbe avere il gestionale

Per valutare le funzionalità e le caratteristiche del software gestionale è importante valutare le esigenze della propria azienda, che determina le funzionalità e moduli necessari da richiedere.

Ogni azienda ha esigenze uniche e trovare un software erp che si adatti perfettamente alle sue specifiche può migliorare notevolmente l’efficienza e la produttività aziendale.
Ad esempio, in un’azienda manifatturiera potrebbe essere essenziale integrare funzionalità per la gestione degli ordini, la gestione dell’inventario e la gestione della distinta base. D’altro canto, un’impresa che punta gestire la contabilità interna deve poter contare su un software gestionale che includa funzionalità quali la gestione delle registrazioni in Prima nota, Scadenzario clienti e dei fornitori, oltre ad altre funzioni rilevanti.

Bisogna rispondere anche alle altre domande che influiscono la scelta del software gestionale:

• • quanti utenti avranno l’uso del software?
  • quante aziende vanno gestite?
  • è necessario l’accesso al programma nel cloud con accessi da diversi postazioni oppure il software va installato in rete aziendale? Oppure c’è particolare attenzione ai dati aziendali pei cui necessità il software erp nella versione on-premise (con l’installazione desktop)?
  • in caso dell’installazione desktop o in rete aziendale su quale sistema operativo del computer deve funzionare il software?

Personalizzazioni, flessibilità e scalabilità del software gestionale

Un aspetto importante nella scelta del software gestionale è valutare la sua scalabilità e flessibilità. È importante scegliere un software che sia flessibile per poter adattarsi alle esigenze specifiche dell’azienda e scalabile in caso di eventuale crescita dell’impresa, in modo da evitare costose migrazioni dei dati o sostituzioni del software nel lungo periodo.

Inoltre, è importante capire se il gestionale, se necessario, può essere personalizzato con l’implementazione delle modifiche adattandosi ai processi specifici dell’azienda. Ad esempio, potrebbe essere necessario apportare modifiche al flusso di lavoro o personalizzare le stampe e i report per adattarsi alle esigenze aziendali, effettuare l’integrazione con gli altri sistemi adottati dall’azienda ecc.

E’ bene tenere presente che molto spesso gli interventi di personalizzazione posso essere realizzati solo dalla software house e non dal rivenditore del software.

Compatibilità del gestionale con sistemi già presenti nell’azienda

Per la scelta oculata del software gestionale è importante assicurarsi che il gestionale sia compatibile con gli altri sistemi presenti nell’azienda. In caso dell’acquisto del gestionale on-premise prima di tutto è indispensabile che il software sia compatibile con il sistema operativo in uso sul computer.

La grande parte dei software gestionali sono creati solo per Windows come sistema più diffuso. Se c’è l’intenzione di installare il software erp sui dispositivi Mac OS di Apple, è indispensabile verificare la compatibilità. Lo stesso riguarda l’installazione del gestionale nell’ambiente Linux.
In caso se l’azienda gestisce anche le vendite on-line è bene valutare anche la compatibilità oppure la possibilità di integrazione del software gestionale con la piattaforma e-commerce in uso (WooCommerce, Prestashop, ecc).

Come scegliere un software gestionale: aggiornamenti, formazione e assistenza

Quando si parla del software gestionale gli aggiornamenti e l’assistenza sono servizi indispensabili. Gli aggiornamenti servono per mettere a disposizione le nuove funzionalità e adattare il gestionale alle nuove disposizione in materia fiscale e patrimoniale, ma anche per eliminare gli eventuali bug del software ecc. Ti sconsigliamo vivamente di risparmiare sugli aggiornamenti.

Infine, un altro aspetto cruciale nella scelta del software gestionale è l‘importanza della formazione e dell’assistenza. Anche il miglior software gestionale può risultare inefficace se non viene utilizzarlo correttamente. Pertanto, è fondamentale assicurarsi che il fornitore del software offra un adeguato supporto di formazione iniziale e l’assistenza per garantire che i dipendenti possano sfruttare appieno le potenzialità del software. La formazione dovrebbe essere disponibile sia all’inizio dell’implementazione del software che nel lungo periodo per garantire che i dipendenti siano sempre aggiornati sulle nuove funzionalità e sulle migliori pratiche.

Anche per un semplice programma per le fatture è meglio avere la possibilità di ottenere l’assistenza. Ma se viene acquistato un software erp completo, prima di tutto bisogna poter disporre della formazione per prendere confidenza con il programma e quindi acquistare qualche ora di teleassistenza. Ogni azienda software-house prevede la sua propria modalità di assistenza: teleassistenza (sul tuo computer da remoto), assistenza telefonica, tramite e-mail ecc. E’ bene informarsi preventivamente sui costi di assistenza e formazione per non avere brutte sorprese dopo. L’assistenza, gli aggiornamenti e la formazione sono passi obbligati perché ti mettono al riparo da eventuali problemi futuri.

In conclusione

Scegliere un software gestionale è una decisione importante e complessa. Tuttavia, analizzando tutti gli elementi chiave e comprendendo bene tutte le esigenze della propria azienda è possibile semplificare il processo decisionale e fare una scelta consapevole e senza rimorsi.

L’ultimo consiglio: prova sempre la demo, ovvero la versione del software in prova gratuita. Fallo sempre! E se ti offrono la dimostrazione gratuita del programma in funzione, non rinunciare. Così sì può capire esattamente se questo gestionale è adatto a alle esigenze della propria azienda e dispone tutte le funzionalità che servono.

Come ti può aiutare il software gestionale Atlantis Evo

Questo software offre una vasta gamma di funzionalità e caratteristiche dalla fatturazione elettronica e la gestione del magazzino alla contabilità e l’integrazione con e-commerce.
Atlantis Evo è altamente scalabile e può essere personalizzato per adattarsi alle esigenze specifiche dell’azienda. Compatibile con Windows, Mac Os e anche Linux, viene offerto sia nella versione cloud che nella versione on-premise (desktop).

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