Come gestire magazzino e giacenze per ecommerce (senza errori)

1. Prima di parlare di stock: scegli la “fonte” dei dati

Una integrazione funziona quando decidi chi comanda su ogni informazione: il gestionale (ERP) o l’eCommerce, e poi rispetti quella regola sempre. Tecnicamente lo scambio può avvenire via web service (più rapido) oppure tramite file di interscambio/import-export (più “tradizionale”) .

Esempio pratico: se crei prodotti “al volo” sul sito e poi li ricrei nel gestionale, prima o poi avrai due codici per lo stesso articolo e la giacenza diventa un’opinione.

2. Anagrafiche prodotti: SKU, varianti e attributi (il punto dove nascono gli errori)

Prima di collegare magazzino ed eCommerce, fai una cosa che ti evita il 90% degli intoppi: metti ordine nei dati. Definisci SKU e varianti in modo univoco, decidi da quale sistema devono “comandare” giacenze e prezzi, e imposta regole semplici per categorie e attributi (taglia, colore). Poi attivi la sincronizzazione e controlli cosa non torna dai log/rapporti, così correggi la causa a monte invece di sistemare ogni volta il singolo prodotto “a mano”.

L’anagrafica prodotto è la base: se è ambigua, la sincronizzazione “fa quello che può”, cioè spesso sbaglia. La regola più semplice (e più utile) è: 1 SKU = 1 cosa vendibile e spedibile.

Dati minimi consigliati (struttura “pulita”)

Tre casi tipici che mandano in crisi il magazzino

• • SKU riutilizzati: oggi “ROSSO-M”, domani lo stesso SKU diventa “ROSSO-L”; l’eCommerce non può “indovinare” cosa intendi.
  • Varianti gestite “a testo libero”: “blu”, “Blue”, “azzurro” diventano tre prodotti diversi; filtri e stock si frammentano.
  • Attributi che cambiano significato: “Taglia” usata per scarpe (42) e per abbigliamento (M). Tienili separati o definisci set attributi per categoria.

3. Giacenze di magazzino: cosa sincronizzare davvero (e cosa no)

La domanda non è “quanti pezzi ho”: è “quanti pezzi posso vendere adesso”. Per evitare vendite di prodotti non disponibili su eCommerce, devi distinguere almeno queste quantità (anche se nel tuo gestionale hanno nomi diversi):

• Disponibile: vendibile subito.
• Impegnato/prenotato: già promesso a ordini pagati o in lavorazione.
• In arrivo: esiste come acquisto/fornitore, ma non è ancora a scaffale (non venderlo come disponibile, a meno che tu gestisca il preordine).
• Difettoso/non vendibile: c’è fisicamente, ma non deve finire online.

Stock “in tempo reale” non vuol dire “ogni secondo”

Vuol dire che l’aggiornamento è abbastanza frequente da non creare danni: per alcuni business bastano 5–15 minuti, per altri (flash sale, marketplace, ultimo pezzo) serve più spesso. Se hai magazzini multipli (negozio + deposito + conto terzi), decidi se l’eCommerce mostra:

• stock aggregato (somma di tutti i magazzini),
• stock per sede (ritiro in negozio),
• stock dedicato all’online (per evitare che il punto vendita “bruci” l’ultimo pezzo).

Esempio semplice (negozio fisico + online)

Hai 3 pezzi della variante “NERO-M”: 2 in negozio, 1 in deposito. Se vendi 2 pezzi in negozio, l’eCommerce deve aggiornarsi automaticamente: l’obiettivo è evitare la vendita del “quarto pezzo fantasma” quando l’articolo è già finito.

4. Listini prezzi sincronizzati: il magazzino “economico” (che spesso dimentichi)

Prezzi e promozioni sono dati di catalogo quanto lo stock: se non sono sincronizzati, avrai ordini con importi diversi da quelli attesi, margini che saltano e customer care che perde tempo. Prima di integrare, definisci una volta per tutte:

• • Listino base (B2C) e listini alternativi (B2B, rivenditori, marketplace).
  • Regole IVA e arrotondamenti (soprattutto se vendi cross-border).
  • Promozioni: dove nascono (gestionale o eCommerce) e come si rappresentano (prezzo barrato, sconto %, bundle, 3×2).

Esempio concreto: se una promo è “-20% sulle varianti colore blu”, ma nel gestionale “blu” è un attributo non normalizzato (Blue/Azzurro/Blu), la promo verrà applicata a caso o non verrà applicata affatto.

5. PIM per eCommerce e gestionale: quando serve davvero

Se il catalogo diventa grande (molte varianti, attributi, immagini, categorie), può comparire anche il termine PIM (Product Information Management): è un sistema che aiuta a organizzare le informazioni di prodotto prima che finiscano online. In questo articolo lo citiamo solo per completezza: la priorità, nella pratica, è evitare errori su SKU, varianti, giacenze e prezzi che poi “spaccano” la sincronizzazione.

6. Problemi tipici (introduzione)

Quando un eCommerce cresce, gli errori di magazzino raramente sono “di conteggio”: sono errori di processo e di dati che si ripetono ogni giorno.​
Il risultato è sempre lo stesso: prodotti venduti che non ci sono (overselling) oppure prodotti disponibili in scaffale ma “esauriti” online, con ordini annullati e tempo buttato in correzioni manuali.

Gli errori più comuni (con fix)

• • Stock non aggiornato (overselling): vendi più articoli di quelli realmente disponibili perché il sito mostra “disponibile” quando non lo è.​
    Soluzione: usa un sistema di gestione inventario che aggiorni le quantità e riduca le discrepanze, invece di aggiornamenti manuali o tardivi.​
  • Inserimenti manuali e fogli di calcolo: all’inizio sembrano “controllabili”, poi diventano una fonte di ritardi, incoerenze e errori umani (specie se vendi su più canali).​
    Soluzione: passare a un sistema automatizzato che aggiorni inventario e ordini tra piattaforme senza dover rincorrere le modifiche a mano.​
  • Niente soglie minime (riordino/safety stock): ti accorgi che stai finendo quando ormai è tardi, e l’“out of stock” arriva nel momento peggiore.
    Soluzione: definisci reorder point per SKU e attiva avvisi/alert quando scendi sotto una certa quantità.
  • Tempi di fornitura sottovalutati (lead time): riordini quando sei già in rottura perché non hai in testa “quanto ci mette davvero” quel prodotto a tornare disponibile.​
    Soluzione: misura i lead time reali e usali per anticipare il riordino (non per spostarlo più avanti).​
  • Inventario non sincronizzato in tempo reale tra canali: se vendi su più piattaforme, basta un ritardo e due canali possono vendere lo stesso ultimo pezzo.
    Soluzione: centralizza la “fonte stock” e mantieni la sincronizzazione continua tra i canali, riducendo i punti in cui i dati possono divergere.​
  • Ordini “in sospeso” non gestiti come impegnato: se non definisci cosa succede a stock e riserve quando un ordine è “pending” (pagamento non concluso, carrello abbandonato, picking non iniziato), lo stock disponibile diventa falsato.
    Soluzione: stabilisci regole di reservation (quando impegnare, per quanto tempo, quando rilasciare) e fai in modo che il sistema le applichi in automatico

Perché entra in gioco un gestionale integrato con l’eCommerce

Quando gli ordini, le giacenze di magazzino, le anagrafiche prodotti e i listini prezzi devono restare allineati, farlo a mano (o con mille fogli Excel) non scala e soprattutto non è affidabile. Un software gestionale integrato con l’eCommerce serve proprio a automatizzare i flussi ripetitivi e ridurre gli errori operativi, tenendo allineati ordini e stock tra i sistemi .

Se ti serve il contesto completo su integrazione e-commerce (flussi, opzioni tecniche, quando farla e cosa integrare), qui trovi la guida principale: https://www.atlantisevo.com/integrazione-ecommerce-con-gestionale-tutto-quello-che-devi-sapere/

Concusione:

Gli errori di magazzino eCommerce raramente dipendono da un singolo “pezzo mancante”: più spesso nascono da dati non coerenti (SKU/varianti), aggiornamenti in ritardo e canali che non condividono la stessa fotografia dello stock.
La parte pratica, quindi, non è “contare meglio”, ma costruire un flusso dove lo stock viene aggiornato e riservato in modo affidabile, evitando interventi manuali che creano discrepanze tra piattaforme.