5 errori nella gestione del magazzino

5 errori nella gestione del magazzino

5 errori nella gestione del magazzino 600 400 Atlantis Evo
Errori nella gestione del magazzino - Blog software gestionale Atlantis Evo

Gestire bene le scorte di magazzino è indispensabile per vendere i tuoi prodotti e tenere in piedi la tua azienda.
Il magazzino non è meno importante della produzione, e se non funziona correttamente, diventa fonte di sprechi e costi aggiuntivi.
Per una corretta gestione delle scorte, comincia con l’evitare gli errori più comuni che sono illustrati in questo post e metti in pratica la relativa soluzione:

 Scorte di magazzino in eccesso

Hai il magazzino pieno di articoli obsoleti e invendibili, magari anche rovinati. Probabilmente hai acquistato una quantità superiore al tuo fabbisogno, perché ingolosito da facili sconti, oppure i tuoi clienti non gradiscono più quegli articoli a seguito del cambiamento del trend di mercato.

Basta poco per esagerare con le scorte, e questo errore ti può costare molto, andando a erodere i tuoi profitti. Oltre ai soldi spesi per l’acquisto del materiale, ne dovrai sborsare altrettanti per mantenere il magazzino. Se poi gli articoli in questione non sono facili da smaltire, la merce ti rimane invenduta, perde di valore e diventa obsoleta. Il danno quindi è fatto.

Minimizzare le scorte è fondamentale, perché la merce in giacenza e obsoleta occupa spazio e intralcia l’operatività del magazzino.

Soluzione:
Devi fare in modo di allineare le tue scorte con il tuo fabbisogno mensile, utilizzando i dati di vendita passati. Un esempio? Se in un anno, di un determinato articolo hai venduto 50 pezzi, quante probabilità hai di venderne 50 in un mese?

Per smaltire le giacenze, utilizza campagne di sconto e svendite, o in alternativa, la cessione in blocco.

Vuoi ancora maggiori informazioni? Per esempio ti farebbe utile la funzione “Controllo invenduto” del programma gestionale Atlantis Evo.

Scorte di magazzino inadeguate

Prevedere i flussi di vendita di un articolo con estrema precisione non è facile, però ci si può avvicinare. Se un cliente non trova un articolo nel tuo store, si rivolgerà senz’altro altrove e tu hai perso una vendita. Se la cosa si ripete, oltre alla vendita, perdi anche il cliente che avevi faticosamente fidelizzato, perché gli utenti non vogliono aspettare per avere gli articoli che desiderano.

Un eccesso di scorte, lo abbiamo già spiegato, comporta ulteriori spese dovute allo stoccaggio, alla manutenzione del magazzino e a tutte le tasse che ne derivano, mettendo in difficoltà la liquidità della tua azienda.

Le previsioni del livello minimo di scorte è una giusta soluzione che si basa sulla statistica del venduto in passato, i dati aggiornati delle giacenze e la conoscenza dei trend di mercato per il futuro.

Soluzione:
Un software di gestione di magazzino integrato aiuterà certamente nella corretta gestione delle quantità anche a lungo termine.

Per esempio, il programma gestionale Atlantis Evo, attraverso la funzione di controllo scorta minima nel suo modulo magazzino-vendite ti permette di tenere a bada le tue scorte e ti avvisa subito nel caso di esaurimento.

Le previsioni del livello minimo di scorte è una giusta soluzione che si basa sulla statistica del venduto in passato, i dati aggiornati delle giacenze e la conoscenza dei trend di mercato per il futuro.

 

Registrazione manuale delle operazioni

Ti può sembrare una “genialata” l’utilizzo dei fogli di calcolo di excel, ma in realtà vai incontro a molti rischi e perdita di denaro. Può capitare che non vengano salvate le modifiche, o che i file vadano persi, inoltre non è possibile sincronizzare le registrazioni di più utenti, per cui i fogli di calcolo diventano fonte di errori e confusione.

Excel quindi non ti mette al sicuro da errori che sono evitabili quando si fanno registrazioni manuali. Perché se è vero che il 99% delle operazioni saranno corrette, quel’ 1% di margine di errore ( nella ipotesi migliore) ti può costare davvero molto.

Soluzione:
È necessario quindi automatizzare il lavoro e iniziare a usare un software dedicato alla gestione del magazzino. Oltre ai diversi livelli di controllo per evitare errori, il software semplifica la vita automatizzando le operazioni di routine (calcoli e inserimento dati standard), gestisce le giacenze in tempo reale facendoti risparmiare tempo e denaro.

Magazzino disordinato

Il tempo è denaro. Se il tuo personale deve costantemente “zigzagare” attraverso il magazzino alla ricerca di articoli etichettati malamente e stoccati nel posto sbagliato, la perdita del tempo ti può costare molto.

Soluzione:

  • Utilizza un sistema chiaro e semplice di stoccaggio ed etichettatura della merce;
  • Utilizza i codici a barre nel magazzino, in questo modo puoi procedere al carico/scarico merce più velocemente;
  • Utilizza il software per la gestione del magazzino che gestisce anche le ubicazioni, questo ti permette di creare i documenti del magazzino con gli articoli stampati in ordine di stoccaggio (e quindi prelevare più velocemente gli articoli);
  • È opportuno tenere gli articoli più venduti a portata di mano e ben visibili, evitando il sovraccarico del magazzino, altrimenti tutti gli articoli in eccesso finiscono per nascondere quelli che hanno un flusso di vendita maggiore. Eviterai costose perdite di tempo in fase di prelievo e spedizione.

L’inventario di fine anno

Interrompi le vendite per un giorno, perché devi fare l’inventario. Un giorno di mancati incassi non è cosa da poco. È davvero così indispensabile? Molti ritengono di sì, altrimenti perché lo farebbero?

Il controllo dell’inventario è inevitabile nella gestione del magazzino, si rivela utile per controllare fisicamente le quantità e quindi per avere dati aggiornati a validi. È opportuno eseguire periodicamente questa operazione manuale.

Molte aziende praticano il controllo di inventario chiudendo l’attività per un giorno, solitamente verso la fine dell’anno. Ma questa pratica, ormai obsoleta e sbagliata, e non è affatto produttiva, perché per tenere le giacenze allineate è più utile eseguire controlli frequenti, durante tutto l’anno.

Soluzione:
Un sistema di gestione dell’inventario automatizzato risolve molti problemi, ma a questo è bene comunque associare sempre i controlli fisici per allineare le quantità reali con quelle registrate.

Effettua più inventari nel corso del tempo finalizzati a più gruppi di prodotto. Pagare qualche ora di straordinario ai dipendenti per fare un inventario ogni due o tre settimane sui prodotti ti costa molto meno che chiudere l’attività un giorno o due per l’inventario di fine anno.

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