Gestionale B2B per piccole aziende all’ingrosso: cosa serve davvero

Listini e sconti: come si determina il prezzo del cliente

Il problema dei listini non è crearli, è mantenerli: ogni copia di un prezzo tenuta fuori dal software gestionale prima o poi sarà sbagliata.

In un’azienda all’ingrosso lo stesso articolo ha molti prezzi: per categoria di cliente, per quantità, per periodo, più le condizioni particolari concesse ai clienti migliori. Finché queste eccezioni vivono in un foglio di calcolo, in una mail o nella memoria di chi fa le fatture, il prezzo giusto dipende da chi prepara il documento. E quando il documento lo prepara un agente o un sito, quella memoria non c’è.

Conta quindi quanto lavoro chiede il listino per restare aggiornato. Un listino rivenditori calcolato dal listino base più una percentuale non ha prezzi propri: quando cambia il base, cambia anche lui. Tre listini copiati a mano vanno invece aggiornati tre volte. Lo stesso vale per il cambio prezzi di inizio anno. Se il listino ha una data di validità, i prezzi nuovi si preparano a dicembre ed entrano in vigore il 1° gennaio, mentre il listino vecchio resta nello storico invece di essere sovrascritto.

Poi c’è la priorità. Quando un cliente ha un prezzo speciale su un articolo e anche uno sconto sulla categoria, il programma deve sapere quale condizione vince, sempre allo stesso modo. Se la regola non è chiara, la correzione si fa a mano in fattura, e né l’agente né il sito ne sapranno nulla. In demo vale la pena farsi spiegare perché è uscito un certo prezzo: se il fornitore sa ricostruire il percorso, la gestione è solida.

In Atlantis Evo il prezzo si cerca prima nel listino personalizzato del cliente, poi nel listino standard, tenendo conto di quantità, data e valuta. Gli sconti del listino (fino a tre in cascata) vengono prima di quelli per gruppo merceologico (fino a cinque), e listini e classi di sconto hanno date di validità. Un listino può essere calcolato da un altro o dal costo più un ricarico.

Agenti: prezzi, giacenze e ordini sull’app

Un agente è dal cliente e deve confermare la disponibilità di alcuni articoli. Nel frattempo, l’ufficio ha già impegnato parte della merce per un altro ordine. Se l’agente lavora su dati separati dal gestionale, può proporre una quantità che l’azienda non riesce più a consegnare.

Anche il prezzo va controllato sul cliente giusto. Un rivenditore può avere un listino personalizzato, sconti concordati o prezzi che cambiano al variare della quantità. Cercare ogni volta queste condizioni in ufficio rallenta la raccolta dell’ordine; inserirle a mano espone a errori.

Con l’App Pro di Atlantis Evo, l’agente può consultare giacenze e prezzi e preparare l’ordine partendo dalle condizioni commerciali del cliente. Quando cambia la quantità, l’app ricalcola il prezzo proposto. I valori restano modificabili, quindi in demo conviene verificare sia il calcolo automatico sia chi può intervenire sull’ordine. Ogni agente entra con il proprio utente e vede solo i propri clienti. L’app legge i dati dal gestionale quando è raggiungibile; senza rete si può conservare una bozza sul dispositivo e inviarla in seguito.

Nelle nostre demo l’app la chiedono in pochi, ma poi pesa sulla decisione: prima che avessimo l’app, un paio di aziende non sono andate avanti proprio perché mancava.

Le provvigioni sono un passaggio separato dalla raccolta dell’ordine sull’app. Per le aziende che le gestiscono internamente, Atlantis Evo ha un modulo Agenti dedicato: permette di definire le percentuali in base, fra l’altro, a categorie di agente, cliente e articolo, sconto applicato e data del documento. Il calcolo viene generato nel programma gestionale dai documenti configurati a questo scopo, che possono essere ordini, DDT o fatture; il modulo tiene poi traccia degli importi calcolati, maturati e liquidati.

E-commerce B2B: dall’ordine sul sito al gestionale

Un sito B2B scollegato dal gestionale è un terzo listino da tenere allineato e una nuova fonte di ordini da ricopiare.

Secondo l’Osservatorio B2b Digital Commerce & Experience del Politecnico di Milano, nel 2024 gli ordini B2B di prodotto gestiti in digitale valevano 278 miliardi di euro, cioè solo il 22% delle transazioni. I canali propri come portali ed eShop B2B erano presenti in circa il 16% delle imprese. Per molte aziende B2B il sito non è ancora il canale principale, ma quando lo si apre va collegato bene dal primo giorno.

Collegare il sito al gestionale B2B non significa che i due mostrino sempre lo stesso dato in ogni istante. Bisogna decidere quali prezzi e quantità pubblicare, quali stati d’ordine importare e quando eseguire le sincronizzazioni. In demo chiedete di vedere l’intero passaggio con un cliente che ha condizioni commerciali particolari.

In Atlantis Evo, con WooCommerce, il software gestionale pubblica articoli, prezzi e giacenze e scarica gli ordini come impegni cliente; dopo l’importazione si possono aggiornare le quantità pubblicate sul sito. Un’opzione ricalcola i prezzi dell’ordine con i listini e gli sconti del cliente, e si può decidere se il sito accetta ordini su merce esaurita. Il plugin di Atlantis Evo per WooCommerce gestisce listini diversi per categorie di clienti, quindi una categoria B2B può avere i suoi prezzi sul sito. È collegabile anche PrestaShop. La fatturazione degli ordini resta un passaggio dell’operatore. Vedi il Pacchetto E-commerce di Atlantis Evo.

Magazzino: giacenze, depositi e lotti

Ufficio, agente e sito vendono dallo stesso magazzino: se ognuno guarda un numero diverso, la stessa merce viene promessa due volte.

Prima di pubblicare una quantità sul sito o mostrarla all’agente, chiedete che cosa rappresenta: merce fisicamente presente, merce già impegnata per altri clienti o merce attesa dai fornitori? Non sono numeri intercambiabili. Se promettete consegne immediate, fate simulare un ordine ricevuto dal sito e verificate quando riduce la quantità proposta al cliente successivo.

Un’azienda con un solo magazzino può lavorare con un solo deposito nel gestionale. Se invece tiene la merce in sedi diverse, presso terzi o separa i resi in attesa di controllo, deve poter vedere le giacenze distintamente e sapere da dove parte ogni movimento. Lo stesso vale per i lotti: per i prodotti gestiti per partita, il numero di lotto deve accompagnare i carichi e gli scarichi, così da ricostruire quali unità sono entrate e a quali clienti sono state consegnate. Se i prodotti hanno una scadenza, conta anche poterla registrare e controllare.

Con pochi articoli si può lavorare anche a memoria. Quando le referenze diventano molte, ubicazioni, codici a barre e packing list fanno la differenza sui tempi: il prelievo va diretto allo scaffale giusto, la lettura del codice sostituisce ricerca e digitazione, e ogni spedizione parte con il contenuto dei colli già documentato.

In Atlantis Evo esistenza, impegnato, ordinato e disponibile sono tenuti per deposito, e per lotto dove serve. L’app li mostra deposito per deposito, e il sito può pubblicare la disponibilità al netto dell’impegnato. I depositi si organizzano fino a quattro livelli. Ubicazione e scorte minime si impostano per articolo e deposito. I lotti, con stato e scadenza, sono nel modulo Magazzino avanzato. La packing list gestisce colli e sotto-colli con pesi e dimensioni.

Documenti, contabilità e altri aspetti da verificare

Documenti, fatture elettroniche e contabilità li offrono ormai tutti i gestionali: la differenza sta in come i dati passano da un documento all’altro. Nelle nostre demo le aziende B2B chiedono per prima cosa di vedere il giro completo, dal preventivo all’ordine, al DDT, alla fattura, senza ribattere nulla, e subito dopo come si registra la fattura di un fornitore importando il file XML. In Atlantis Evo ogni documento importa le righe dal precedente e le fatture elettroniche dei fornitori si importano dal file.

Tenere la contabilità in azienda o lasciarla al commercialista dipende dall’organizzazione di ciascuno. Quello che serve comunque a un’azienda B2B è sapere, cliente per cliente, cosa è stato fatturato, cosa è già stato incassato e cosa è scaduto. Chi vende con pagamenti dilazionati ha bisogno di questa informazione prima di spedire un nuovo ordine, non a fine mese, e i solleciti funzionano solo se partono da scadenze aggiornate. Atlantis Evo gestisce scadenze e solleciti e, per chi vuole tenere tutto in casa, include la contabilità ordinaria e per cassa.

Sul sistema operativo abbiamo notato una cosa: chi lavora su macOS cerca un programma compatibile con il Mac anche quando poi sceglie il cloud. Conviene chiarire subito se il programma si installa sul Mac o se sul Mac si usa solo in cloud. Atlantis Evo si installa su Windows, macOS e Linux, oppure si usa in cloud; vedete il gestionale per Mac.

Dalla versione 26.1 potete collegare Atlantis Evo al vostro assistente AI e chiedergli i dati dell’azienda come li chiedereste a un collega: quanto costa un articolo a un certo cliente se ne prende 50, sconti inclusi; quali fatture di un cliente sono aperte o scadute; quanto ha comprato un cliente mese per mese. L’assistente legge anagrafiche, articoli, prezzi, documenti e scadenze, ma non può creare, modificare o cancellare nulla, e vede solo quello che vede l’utente del gestionale che lo ha autorizzato.

Quando serve un software più specializzato

Atlantis Evo può essere adatto a una piccola azienda all’ingrosso che deve collegare listini, ordini, agenti e magazzino. Non va però dato per scontato che copra esigenze più specialistiche, come la pianificazione avanzata della distribuzione, una gestione articolata dei trasporti o processi specifici di settore.

Per esempio, la Distinta base copre assemblaggi e produzioni semplici, ma non la tracciabilità dei lotti dei singoli componenti all’interno di un kit. È una richiesta rara: l’ultima volta che un cliente ce l’ha chiesta, gli abbiamo restituito quanto aveva già pagato. Se questo passaggio è indispensabile, va verificato prima dell’acquisto e può essere necessario un gestionale verticale.

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