Gestionale cloud o on-premise? Guida definitiva per PMI [2025]

Introduzione: la scelta gestionale che può fare la differenza

Marco gestisce una piccola azienda di componentistica con otto dipendenti. Da mesi valuta l’implementazione di un software gestionale per digitalizzare i processi aziendali, ma si scontra con un dubbio cruciale: gestionale cloud o on-premise?

I pareri sono discordanti:

• • Il consulente IT consiglia l’on-premise per il pieno controllo dei dati

  • Il fornitore propone il cloud, sottolineandone la flessibilità

  • Un collega, invece, insiste che i dati sensibili debbano restare fisicamente in azienda

Come decidere?

La verità è che non esiste una soluzione unica per tutti.
Questa guida vi aiuterà a valutare vantaggi, svantaggi e implicazioni pratiche per capire qual è la soluzione più adatta per la vostra azienda.

On-Premise vs Cloud: le differenze fondamentali

Prima di analizzare i criteri decisionali, è importante comprendere le differenze fondamentali tra le due modalità di implementazione, perché influenzano direttamente le prestazioni, la sicurezza e i costi operativi.

Gestionale On-Premise: controllo diretto dell’infrastruttura

Un software gestionale on-premise viene installato e operato sui computer situati all’interno dell’impresa. Per le piccole imprese, questo può significare semplicemente l’installazione su un singolo PC aziendale, mentre per realtà più strutturate può prevedere l’installazione in rete locale con un computer configurato come server per consentire l’accesso a più utenti contemporaneamente.

Ci sono le aziende che necessitano di vere e proprie infrastrutture server dedicate con architetture IT complesse ma la maggior parte delle PMI può operare efficacemente con installazioni locali su hardware standard.

In questo modello, il programma gestionale risiede fisicamente sui computer aziendali, i dati vengono archiviati sui sistemi di storage locali, e l’accesso avviene dalla rete aziendale interna. Gli aggiornamenti del software, i backup e la manutenzione richiedono una gestione IT interna.

Le installazioni locali sono particolarmente indicate per imprese che operano in settori regolamentati, dove il controllo granulare sui dati è essenziale, o per società con processi molto specifici che richiedono personalizzazioni significative del software desktop.

Gestionale Cloud: infrastruttura gestita e accessibilità estesa

Il software gestionale cloud, in modalità SaaS, è ospitato su server esterni ed è accessibile online tramite browser web o applicazioni dedicate. Il fornitore del servizio si occupa dell’intera infrastruttura tecnologica, inclusi hardware, networking, sicurezza, backup  e manutenzione del programma gestionale.

Con questo approccio, il gestionale  in cloud viene erogato come servizio, i dati risiedono nei server esterni del fornitore, e l’accesso è possibile essendo connesso alla rete tramute un  browser web. Le piattaforme cloud si dimostrano particolarmente efficaci per realtà imprenditoriali che privilegiano la flessibilità operativa, richiedono accesso da più dispositivi e location.

Aspetto economico importante: i servizi online comportano tipicamente costi ricorrenti annuali aggiuntivi rispetto alle licenze software tradizionali, configurandosi come spesa operativa piuttosto che investimento in capitale.

Test di autovalutazione in 4 domande

Prima di analizzare vantaggi e svantaggi, rispondete a queste 4 domande. Vi aiuteranno a capire quale direzione prendere:

1. Avete competenze IT interne?

Se nella vostra impresa avete un tecnico informatico competente o qualcuno che sa gestire computer e reti aziendali, questo è un punto a favore delle installazioni locali. Se invece chiamate sempre un tecnico esterno quando si presenta un problema informatico, il servizio cloud vi eviterà molte complicazioni tecniche.

2. Da quante sedi lavorate?

Il lavoro da una singola sede con tutti i dipendenti in ufficio favorisce le soluzioni in sede. Al contrario, se avete più sedi, personale che lavora da casa o agenti sempre in trasferta, la piattaforma cloud vi offrirà la flessibilità necessaria per l’accesso remoto.

3. Quanto controllo sui dati vi serve?

Quando è necessario il massimo controllo sui dati aziendali, specialmente per questioni di compliance GDPR o settori regolamentati, l’installazione locale garantisce la custodia fisica delle informazioni. Se invece vi fidate di provider certificati e affidabili, il servizio online può offrire standard di sicurezza anche superiori.

4. Quanto è stabile la vostra connessione internet?

Quando è necessario il massimo controllo sui dati aziendali, specialmente per questioni di compliance GDPR o settori regolamentati, l’installazione locale garantisce la custodia fisica delle informazioni. Se invece vi fidate di provider certificati e affidabili, il servizio online può offrire standard di sicurezza anche superiori.

Risultato:

• 3+ punti per il gestionale on premise → Probabilmente conviene la soluzione desktop
• 3+ punti per il gestionale cloud → Probabilmente conviene il servizio in cloud
• Pareggio → Dovete valutare le priorità specifiche della vostra impresa

Vantaggi del gestionale on-premise

Le implementazioni in sede offrono benefici specifici che le rendono la scelta preferenziale per determinate tipologie di imprese, particolarmente quelle che privilegiano il controllo, la sicurezza e l’ottimizzazione a lungo termine.

Controllo completo sui dati e sicurezza avanzata

Il principale vantaggio del software desktop è il controllo totale sui dati aziendali. Tutte le informazioni sensibili rimangono fisicamente all’interno della società, eliminando qualsiasi rischio di accesso da parte di terzi e permettendo l’implementazione di politiche di sicurezza personalizzate secondo le specifiche esigenze del business.

Questo aspetto è particolarmente importante per il rispetto del GDPR: quando gestite dati personali sensibili, categorie speciali di dati come quelli sanitari o biometrici, o informazioni di minori, il regolamento europeo impone controlli rigorosi sulla loro conservazione e trattamento. Mantenere questi dati in-house può semplificare notevolmente la compliance normativa e ridurre i rischi legali.

La possibilità di implementare controlli di accesso personalizzati, sistemi di backup specifici e procedure di sicurezza customizzate può rappresentare un vantaggio competitivo significativo.

Prestazioni ottimizzate e indipendenza dalla rete

I programmi gestionali desktop operano su infrastruttura dedicata, eliminando i problemi associati alla condivisione delle risorse e alla dipendenza dalla connettività internet. Questo si traduce in tempi di risposta prevedibili, velocità ottimizzata e user experience consistente, fattori particolarmente critici per applicazioni mission-critical.

L’assenza di dipendenza da connessioni esterne garantisce inoltre continuità operativa anche durante interruzioni della connettività internet, aspetto fondamentale per imprese che non possono tollerare interruzioni nel flusso operativo.

Personalizzazione avanzata e integrazione con sistemi esistenti

L’architettura locale consente livelli di personalizzazione del software gestionale difficilmente realizzabili con piattaforme cloud standardizzate. E’ possibile implementare modifiche specifiche per i propri processi, integrare il gestionale con sistemi già esistenti e sviluppare funzionalità proprietarie.

Questa flessibilità si rivela particolarmente vantaggiosa per imprese manifatturiere che necessitano di integrazione con sistemi ERP specializzati, realtà con processi altamente specifici o attività che utilizzano macchinari industriali che richiedono interfacce dedicate.

Costi prevedibili nel lungo termine

Dopo l’investimento iniziale in licenze e infrastruttura, i costi operativi delle installazioni in sede sono generalmente più prevedibili e spesso inferiori nel lungo periodo. Non ci sono canoni mensili ricorrenti aggiuntivi per il servizio online, e la società ha maggiore controllo sui tempi e i costi degli aggiornamenti.

Limitazioni e rischi da considerare per il gestionale on-premise

Nonostante i vantaggi strategici, le implementazioni in sede presentano alcune limitazioni che possono impattare l’operatività di determinate tipologie di società.

Complessità gestionale e requisiti di competenze

La gestione di un’infrastruttura locale richiede competenze tecniche specifiche, conoscenza di tecnologie informatiche, networking e security management. Il mantenimento di queste competenze internamente comporta costi di formazione e risorse dedicate che possono essere significativi per PMI.

Imprese di piccole dimensioni spesso faticano a giustificare la presenza di personale IT specializzato con le competenze necessarie per gestire efficacemente infrastrutture complesse, dovendo ricorrere a fornitori esterni per supporto e manutenzione.

Investimenti in infrastruttura e manutenzione

L’implementazione del software desktop richiede investimenti in hardware, sistemi di storage, networking e programmi di gestione. Questi asset richiedono manutenzione periodica, aggiornamenti hardware e sostituzione per obsolescenza tecnologica.

La necessità di dimensionare l’infrastruttura per i picchi di utilizzo comporta spesso sovradimensionamento delle risorse, con conseguente inefficienza nell’utilizzo del capitale investito e costi energetici per il mantenimento di capacità non sempre utilizzata.

Limitazioni nell’accesso remoto

I programmi gestionali tradizionali sono ottimizzati per l’accesso dalla rete aziendale locale, richiedendo configurazioni VPN complesse o soluzioni di accesso remoto per abilitare il lavoro da esterni. Queste architetture possono introdurre latenza aggiuntiva e complessità di configurazione.

La condivisione di dati con consulenti, partner commerciali o collaboratori esterni risulta più complessa, richiedendo procedure specifiche o concessioni di accesso alla rete aziendale che devono essere gestite attentamente per non compromettere la sicurezza.

Vantaggi del software in cloud

I servizi online offrono vantaggi distintivi che li rendono la soluzione ottimale per imprese che privilegiano l’agilità, la scalabilità e l’esternalizzazione della gestione IT.

Scalabilità flessibile e gestione semplificata

L’architettura SaaS consente di scalare dinamicamente le risorse in base alle effettive necessità operative. Potete aggiungere o rimuovere utenti facilmente, aumentare la capacità di storage quando necessario, e adattare il sistema alla crescita dell’attività senza dover pianificare investimenti hardware anticipati.
Questo modello elimina la necessità di sovradimensionare l’infrastruttura per gestire picchi di carico, ottimizzando significativamente l’utilizzo delle risorse e riducendo la complessità di gestione IT interna.

Accessibilità universale e produttività distribuita

I gestionali online garantiscono accesso al programma gestionale da qualsiasi dispositivo e location geografica, abilitando modelli operativi moderni come smart working, collaborazione remota e gestione distribuita dei team.
Questa caratteristica risulta strategica per società con forza commerciale itinerante, consulenti esterni che necessitano di accesso ai dati, o realtà che adottano modelli di lavoro flessibili. L’eliminazione delle barriere geografiche all’accesso migliora significativamente l’efficienza operativa.

Backup automatico e continuità del servizio

I provider cloud implementano automaticamente strategie di backup ridondanti, replica dei dati e meccanismi di protezione che garantiscono livelli di resilienza difficilmente raggiungibili con infrastrutture on-premise di piccole-medie dimensioni.

I Service Level Agreement (SLA) tipici dei provider cloud garantiscono uptime elevati (spesso 99.9% o superiore), con procedure di recupero dati e disaster recovery automatizzate che proteggono l’azienda da perdite di informazioni critiche.

Sfide delle implementazioni cloud

Le piattaforme online, nonostante i benefici in termini di flessibilità e gestione, presentano limitazioni che possono rappresentare barriere per società con requisiti specifici.

Dipendenza dalla connettività internet

I servizi cloud richiedono connettività internet costante e performante per garantire accesso alle applicazionati ni e ai dati. Interruzioni della connessione, problemi di rete o rallentamenti comportano immediata inaccessibilità del sistema gestionale, con potenziali impatti sulla continuità operativa.

Imprese situate in aree con connettività limitata o instabile, o che operano in settori dove l’affidabilità del sistema è critica, potrebbero non essere in grado di accettare questo livello di dipendenza da fattori esterni.

Controllo limitato e dipendenza dal fornitore

L’utilizzo di servizi cloud comporta il trasferimento del controllo fisico dei dati a fornitori terzi, introducendo elementi di rischio relativi all’accesso, alla privacy e alle modifiche delle condizioni di servizio. La migrazione verso altri provider o il ritorno a soluzioni on-premise può risultare tecnicamente complessa.

Il fenomeno del vendor lock-in può limitare la flessibilità strategica dell’organizzazione, creando dipendenza da un singolo fornitore per funzionalità business-critical e riducendo il potere negoziale nei rinnovi contrattuali.

Costi ricorrenti nel tempo

Il modello di pricing cloud basato su subscription può risultare economicamente svantaggioso nel lungo termine, particolarmente per organizzazioni con utilizzo stabile. I costi operativi ricorrenti si accumulano nel corso degli anni, e i fornitori mantengono la prerogativa di modificare prezzi e condizioni.

Inoltre, eventuali costi aggiuntivi per trasferimento dati, storage extra o funzionalità premium possono rendere il budget meno prevedibile rispetto a soluzioni con licenze tradizionali.

Controllo dei dati storici: un aspetto critico spesso trascurato

Il modello di pricing cloud basato su subscription può risultare economicamente svantaggioso nel lungo termine, particolarmente per organizzazioni con utilizzo stabile. I costi operativi ricorrenti si accumulano nel corso degli anni, e i fornitori mantengono la prerogativa di modificare prezzi e condizioni.

Un aspetto fondamentale raramente discusso riguarda l’accesso ai dati storici dopo la scadenza del servizio cloud. Molte aziende si rendono conto troppo tardi di essere diventate “prigioniere” dei propri dati.

Con la maggior parte dei servizi online, la cessazione del contratto comporta perdita immediata dell’accesso a anni di storia aziendale: fatture, clienti, movimenti contabili, documenti fiscali. Spesso i fornitori concedono finestre temporali molto limitate (30-90 giorni) per scaricare i dati, e solitamente solo in formati di export basilari che non preservano le relazioni tra i dati.

Questo significa che se dopo 5 anni decidete di cambiare gestionale o semplicemente non potete più sostenere il costo del servizio cloud, potreste perdere l’accesso a tutta la vostra storia aziendale, creando problemi significativi per controlli fiscali, verifiche storiche o semplici consultazioni operative.

Le installazioni locali eliminano completamente questo rischio: anche se decideste di non rinnovare la licenza software, manterreste accesso permanente ai vostri dati storici per consultazioni, stampe e verifiche. I vostri anni di fatture, clienti e movimenti contabili rimangono sempre disponibili sui vostri computer, senza dipendenza da fornitori esterni o vincoli temporali.

Quando scegliere un software gestionale in cloud

I gestionali online convengono particolarmente per startup e imprese in crescita rapida che hanno bisogno di contenere gli investimenti iniziali, scalare velocemente e concentrare le energie sul business piuttosto che sulla gestione IT.

Se lavorate da più sedi o adottate modalità di lavoro flessibili, le piattaforme cloud diventano quasi indispensabili. L’accesso da ovunque, la collaborazione semplificata tra i membri del team rendono il lavoro fluido e naturale.

Le aziende che non hanno competenze IT interne consolidate trovano nei servizi online la soluzione ideale. Zero manutenzione richiesta, supporto tecnico incluso nel servizio eliminano la necessità di figure tecniche specializzate.

La collaborazione intensiva con consulenti e partner esterni diventa immediata con dati nel cloud. L’accesso condiviso non richiede installazioni software da parte loro, e tutti lavorano sempre sui dati più aggiornati senza complicazioni di sincronizzazione.

Infine, chi preferisce costi operativi distribuiti apprezza il modello di canone fisso delle soluzioni online, che elimina investimenti significativi iniziali e rende il budget facilmente prevedibile nel breve-medio termine.

Quando scegliere un gestionale on-premise

Il software desktop diventa la scelta preferibile quando avete competenze IT in azienda. Se disponete di personale tecnico competente, avete esperienza con sistemi informatici e reti aziendali, potete sfruttare appieno i vantaggi economici e funzionali delle soluzioni in sede. Per PMI, questo può significare anche solo avere qualcuno che sa gestire computer e backup senza necessariamente bisogno di server dedicati.

Il controllo totale sui dati risulta prioritario per settori regolamentati come sanità e servizi finanziari, imprese che gestiscono informazioni particolarmente sensibili, e società con compliance rigorose da rispettare. Come accennato, il GDPR impone controlli stringenti su categorie speciali di dati, e le installazioni in sede possono semplificare significativamente questi adempimenti.

Un programma gestionale desktop presenta molto spesso  anche  la soluzione più economica. Dopo l’investimento iniziale, i costi operativi sono generalmente inferiori e più prevedibili rispetto ai canoni cloud ricorrenti. Inoltre, l’installazione in loco garantisce accesso perpetuo ai dati storici: anche se in futuro decideste di non rinnovare la licenza, manterreste comunque la possibilità di consultare anni di storia aziendale direttamente dai vostri computer.

La connessione internet instabile in certe zone geografiche o la necessità di lavorare anche offline rendono il software desktop più affidabile per garantire continuità operativa senza interruzioni.

Infine, le attività con processi molto specifici che richiedono personalizzazioni significative, integrazione con macchinari industriali o software legacy, o modifiche custom del gestionale, trovano nelle soluzioni in sede maggiore flessibilità di adattamento.

La soluzione Atlantis Evo: flessibilità di scelta senza compromessi

Atlantis Evo si distingue nel panorama dei software gestionali italiani per un vantaggio unico: offre vera libertà di scelta tra cloud e on-premise, con la possibilità di cambiare modalità quando le esigenze aziendali evolvono.

Caratteristiche distintive di Atlantis Evo

Atlantis Evo è uno dei pochi gestionali multipiattaforma reali, funzionando perfettamente su Windows, Mac OS e Linux con identiche funzionalità. Questa caratteristica elimina i vincoli di sistema operativo e garantisce flessibilità totale nella scelta dell’infrastruttura hardware.

La doppia modalità disponibile permette di scegliere liberamente tra versione on-premise e versione cloud con funzionalità identiche, mantenendo la possibilità di migrazione semplice tra le due modalità quando le necessità operative cambiano.

Le funzionalità complete includono contabilità ordinaria e semplificata, gestione magazzino e vendite, fatturazione elettronica integrata, connessioni e-commerce con WooCommerce e PrestaShop, gestione agenti e distinta base, oltre al document management già incluso nel pacchetto base.

Come valutare senza rischi

Atlantis Evo offre 30 giorni di prova gratuita che permette di scaricare la versione demo per testare la versione desktop e valutare direttamente le esperienze e scegliere un pacchetto più appropriato.

Prossimi passi pratici

Se scegliete le installazioni locali:

Prima di procedere, verificate i requisiti hardware necessari per l’installazione (che per PMI possono essere anche solo un computer standard) e pianificate le procedure di backup e sicurezza. Identificate chiaramente chi si occuperà della manutenzione e degli aggiornamenti periodici, poi scaricate la demo per testare tutte le funzionalità necessarie alla vostra attività. Contattate quindi il fornitore per assistenza nella configurazione iniziale e nel supporto post-installazione.

Se scegliete i servizi online:

Verificate la stabilità e la velocità della vostra connessione internet, elemento critico per il successo del gestionale cloud. Pianificate gli accessi per tutti gli utenti interni e consulenti esterni, valutate le policy di sicurezza e privacy del provider per assicurarvi che rispettino i vostri standard. Richiedete la demo cloud per testare l’accessibilità da diversi dispositivi, e una volta soddisfatti attivate il servizio procedendo con la migrazione dei dati esistenti.

Conclusioni: la scelta strategica per il futuro

Non esiste una risposta universale alla domanda “gestionale cloud o on-premise?”. Esiste la risposta giusta per la vostra impresa, basata sui vostri bisogni specifici, infrastruttura esistente e obiettivi strategici.

I servizi cloud offrono scalabilità, accessibilità e semplificazione gestionale, risultando ideali per le aziende in crescita, con un team operativo distribuito e realtà che privilegiano l’esternalizzazione dell’IT. Un software gestionale installato in versione desktop propone minore spesa economica per le piccole aziende ma garantisce anche controllo, personalizzazione e ottimizzazione economica a lungo termine per le aziende più strutturate, rappresentando la scelta preferenziale per settori regolamentati, imprese con competenze IT consolidate e attività con requisiti di sicurezza particolarmente stringenti.

Indipendentemente dalla scelta, l’implementazione di qualsiasi programma gestionale richiede pianificazione accurata. Il momento per iniziare questo percorso è ora. Le aziende che ritardano l’adozione di sistemi gestionali moderni rischiano di compromettere la propria competitività in un mercato sempre più digitalizzato.

Prova gratuita 30 giorni: Scarica la versione desktop del gestionale Atlantis Evo.