La cancellazione aziende elimina dal database tutti i dati di una delle aziende installate: anagrafiche, documenti, movimenti di magazzino, contabilità, listini, impostazioni, progressivi. È l’operazione con cui si libera un posto azienda della licenza dopo una prova, oppure si ripulisce un’installazione dalle aziende di addestramento.
Si trova in Utilità → Gestione aziende → Cancellazione Aziende.
È l’unico modo per eliminare un’azienda: dall’Archivio aziende i pulsanti di inserimento e cancellazione sono disattivati e rispondono “Operazione non disponibile”. Chi arriva da lì cercando il cestino, deve venire qui.
⚠️ La cancellazione è immediata, totale e definitiva. Non c’è una richiesta di conferma, non c’è un cestino, non c’è un annullamento: premuto OK, l’azienda comincia a sparire. Non esiste alcuna procedura di ripristino dentro il programma — l’unica via di ritorno è un backup fatto prima.
1. Cosa fa esattamente
Il programma tiene tutte le aziende dentro lo stesso database: ogni tabella ha una colonna che indica a quale azienda appartiene la riga. La cancellazione sfrutta esattamente questo:
- cancella il record dell’azienda dall’archivio aziende (è quello che la fa sparire dall’elenco di scelta all’avvio);
- disattiva temporaneamente l’integrità referenziale del database;
- scorre tutte le tabelle del programma, una per una, e da ognuna elimina le righe di quell’azienda;
- riattiva l’integrità referenziale.
Le tabelle interessate sono oltre trecento e comprendono tutti i moduli installati: base, vendite, acquisti, ordini, magazzino, magazzino avanzato, POS, cespiti, contabilità, documentale, e-commerce, statistiche.
2. Prima di lanciarla
Tre cose, nell’ordine.
Fai una copia. Le strade sono due:
| Come | Dove | Note |
|---|---|---|
| Esportazione aziende | Utilità → Gestione aziende → Importazione / Esportazione → Esportazione aziende | genera uno ZIP con i soli dati di quell’azienda, reimportabile in seguito. Richiede che la cartella scambio dentro alla cartella di Atlantis sia scrivibile, e non funziona nelle installazioni mono-utente (risponde “Funzione non utilizzabile in installazioni mono-utente.”) |
| Backup Database (Derby) | Utilità → Amministrazione → Backup Database (Derby) | copia l’intero database, tutte le aziende insieme. È la rete di sicurezza da usare quando l’esportazione non è disponibile |
Fai uscire tutti. L’elaborazione non controlla se ci sono altri utenti collegati e non blocca nessuno: chi in quel momento sta lavorando su quell’azienda si troverà i dati che scompaiono sotto le mani, con errori a video e registrazioni lasciate a metà. Va fatta a programma chiuso su tutte le altre postazioni.
Verifica il codice. Il codice azienda è di quattro caratteri e le aziende di prova hanno spesso codici simili a quelle vere (0001 e 0002, PROV e PROD). La descrizione che compare accanto al campo serve proprio a questo: leggila prima di confermare.
3. Come si usa
La maschera ha un campo solo.
| Campo | A cosa serve |
|---|---|
| Azienda | il codice dell’azienda da cancellare, fino a 4 caratteri. È obbligatorio: senza, la conferma risponde “Impostare il codice azienda”. Accanto al campo c’è la ricerca, che elenca tutte le aziende installate; scelta l’azienda, la sua ragione sociale compare a destra del campo |
Il codice viene verificato: se non corrisponde a nessuna azienda esistente, la conferma si blocca con “Dato non valido”.
Premendo OK l’elaborazione parte subito. Due situazioni la fermano prima che tocchi qualcosa:
“Impossibile cancellare la ditta corrente!” — non si può cancellare l’azienda su cui si sta lavorando. Per eliminarla bisogna entrare nel programma scegliendo un’altra azienda e ripetere la procedura da lì. Se l’azienda da cancellare è l’unica installata, va prima creata un’azienda di servizio da Creazione Aziende.
“Ditta non cancellata!” — non è riuscita l’eliminazione del record nell’archivio aziende, e la procedura si interrompe senza aver cancellato nulla. È il caso da segnalare all’assistenza: nessun dato è stato toccato.
Superati i controlli, la finestra mostra l’attesa e in basso scorre la barra di avanzamento con il nome della tabella in lavorazione (Cancellazione tabella …). Su un’azienda con anni di documenti l’operazione dura parecchi minuti. Al termine compare “Operazione terminata.” e la finestra si chiude.
Se una singola tabella dà problemi compare “Errore durante la cancellazione della tabella …”: la procedura prosegue comunque con le tabelle successive, quindi vale la pena annotare il nome della tabella indicata e riferirlo all’assistenza.
4. Cosa viene cancellato e cosa resta
Sparisce tutto ciò che è per azienda, e cioè:
- soggetti (clienti, fornitori, agenti, vettori, banche), articoli, depositi, listini, sconti, provvigioni;
- documenti di ogni tipo — fatture, DDT, impegni, ordini, documenti di magazzino, scontrini — con corpi, spese, movimenti, partite e scadenze;
- contabilità: prima nota, piano dei conti, registri IVA, saldi, esercizi, cespiti;
- tutte le tabelle dell’azienda: causali documenti, causali contabili, codici IVA, serie documenti, pagamenti, aliquote;
- le impostazioni dell’azienda (dati fissi), le schedulazioni, i testi delle e-mail e il registro delle attività;
- i progressivi di numerazione: numeratori di documenti, protocolli e registrazioni.
Resta invece tutto ciò che è comune all’installazione:
| Cosa resta | Perché |
|---|---|
| CAP, stati esteri, tipi pagamento, periodi IVA, tipi documento | sono tabelle di sistema, uguali per tutte le aziende |
| Utenti, gruppi e permessi | l’archivio utenti non è per azienda |
| Menu, ricerche, stampe, campi personalizzati, script, pulsanti rapidi | sono definiti a livello di installazione e valgono per tutte le aziende |
| Licenza e moduli attivati | la cancellazione libera un posto azienda, non tocca la licenza |
| Codici fissi per postazione | sono legati al PC, non all’azienda |
⚠️ I file su disco non vengono cancellati. Vengono eliminate le righe che li indicizzano, non i documenti veri: gli XML delle fatture elettroniche attive e passive, gli allegati del documentale, i PDF generati, il logo aziendale restano nelle loro cartelle. Se lo scopo era liberare spazio o eliminare dati riservati, quelle cartelle vanno svuotate a mano, dopo.
Le abilitazioni degli utenti restano appese al codice cancellato. Gli elenchi di aziende consentite o negate per ogni utente (Amministrazione utenti) continuano a citare il codice dell’azienda che non c’è più. Non fa danni; ma riusando lo stesso codice per un’azienda nuova, quelle vecchie abilitazioni tornano attive. Conviene ripulirle, o scegliere un codice diverso.
5. L’integrità referenziale durante l’elaborazione
Per poter cancellare le tabelle in un ordine qualsiasi, la procedura disattiva i controlli di integrità del database e li riattiva alla fine. È normale e riguarda tutto il database, non solo l’azienda cancellata.
⚠️ Non interrompere l’elaborazione e non spegnere il PC mentre gira. Se la procedura si interrompe a metà, l’integrità referenziale resta disattivata e i dati dell’azienda restano cancellati solo in parte. Non è una situazione che si sistema da soli: va segnalata all’assistenza.
Alla riattivazione, se il database contiene righe incoerenti, può comparire la domanda “Interrompere l’elaborazione?”: rispondendo No il programma prosegue con i controlli rimanenti.
6. Se qualcosa va storto a metà
Vale la pena sapere in che ordine lavora la procedura, perché spiega il caso più fastidioso.
Il record dell’archivio aziende viene cancellato per primo, la pulizia delle tabelle viene dopo. Se l’elaborazione si interrompe fra i due momenti, l’azienda non compare più nell’elenco di scelta all’avvio, ma i suoi dati sono ancora nel database — e non essendo più selezionabile, non si può nemmeno rilanciare la cancellazione per finire il lavoro.
Non è una situazione da risolvere per tentativi: i dati residui non danno fastidio a nessuna delle altre aziende, quindi la cosa ragionevole è fermarsi e chiamare l’assistenza, che ricrea il codice azienda e ripete la procedura.
7. Dopo la cancellazione
- l’azienda non compare più nella scelta iniziale all’ingresso nel programma;
- il posto azienda occupato nella licenza torna libero: la creazione di una nuova azienda, che rifiuta di procedere quando si supera il numero consentito dalla licenza, torna disponibile;
- il codice azienda è riutilizzabile. Se lo si riusa per una ditta nuova, ricordarsi delle abilitazioni utente rimaste appese al vecchio codice (§ 4);
- una nuova azienda si crea da Utilità → Gestione aziende → Creazione Aziende, indicando un’azienda matrice da cui copiare le tabelle di base e, a scelta, soggetti, piano dei conti e articoli;
- un’azienda esportata prima della cancellazione si rimette dentro da Importazione aziende.
8. Promemoria
- Esporta l’azienda, o fai il backup del database, prima di premere OK. Non esiste ripristino: chiuso quel messaggio, l’azienda non c’è più.
- Non c’è nessuna richiesta di conferma. L’unico controllo prima del punto di non ritorno è la ragione sociale che compare accanto al codice: leggila.
- Non si cancella l’azienda su cui si sta lavorando: bisogna entrare con un’altra azienda.
- Fai uscire tutti gli utenti: la procedura non controlla chi è collegato e non blocca nessuno.
- Non interrompere l’elaborazione: lascia il database con l’integrità referenziale disattivata e la cancellazione a metà.
- I file su disco restano (fatture elettroniche, allegati, PDF, logo): se vanno eliminati, vanno eliminati a mano.
- Le abilitazioni utente al codice cancellato restano: riusando lo stesso codice tornano attive.
- Segna il nome delle tabelle citate negli eventuali messaggi di errore: alla procedura non interessa, all’assistenza sì.