La creazione aziende aggiunge una nuova azienda all’installazione, costruendola a partire da un’azienda già esistente — la matrice. È l’unico modo per creare un’azienda: dall’Archivio aziende l’inserimento è disattivato.
Si trova in Utilità → Gestione aziende → Creazione Aziende.
Il punto della procedura non è “creare un’azienda vuota”, ma decidere quanto della matrice portarsi dietro: solo le tabelle di configurazione, anche l’anagrafica clienti e articoli, oppure proprio tutto, documenti e contabilità compresi. Quella scelta si fa con il campo Tipo creazione, ed è la sola cosa che conta davvero in questa maschera.
1. I campi
| Campo | A cosa serve |
|---|---|
| Azienda Matrice | l’azienda da cui si copia. Non è modificabile: è sempre l’azienda con cui si è entrati nel programma, e accanto al codice compare la ragione sociale per conferma |
| Nuova Azienda | il codice della nuova azienda, fino a 4 caratteri. Obbligatorio (“Impostare il codice nuova azienda”) |
| Tipo creazione | Ditta completamente vuota, Azzeramento parziale o Uguale alla matrice (§ 2). All’apertura è proposto Azzeramento parziale |
| Azzera | il riquadro con le tre caselle Soggetti, Piano dei conti, Articoli, attive solo con Azzeramento parziale (§ 3) |
Per usare un’altra matrice bisogna cambiare azienda. Il campo non si può digitare: se la nuova azienda va costruita sul modello di un’altra ditta, occorre uscire, rientrare scegliendo quella, e lanciare la procedura da lì.
Se il codice indicato esiste già, la procedura si ferma con “Ditta dià esistente.” e non tocca nulla.
2. I tre tipi di creazione
Ditta completamente vuota
Crea soltanto l’azienda e le sue impostazioni di ambiente. Nient’altro: nessuna causale, nessun codice IVA, nessuna valuta, nessun esercizio, nessuna unità di misura.
È l’opzione giusta solo quando l’azienda nuova non ha niente a che vedere con quella esistente e si intende configurarla da capo, o caricarla da un’importazione. Nella pratica quotidiana è la scelta sbagliata quasi sempre: senza le tabelle di base il programma non permette di registrare nulla, e rifarle a mano è il lavoro di giornate.
Azzeramento parziale
È l’impostazione predefinita ed è quella che serve nel 90% dei casi: una ditta nuova, già configurata.
Vengono copiate dalla matrice tutte le tabelle di configurazione: causali documento di ogni tipo, causali contabili, causali di magazzino e di trasporto, codici IVA, attività IVA e registri, contropartite, pagamenti, valute e cambi, esercizi, unità di misura, nazioni e province, lingue, depositi, vettori, porto e aspetto beni, tipi merce, tipi registro, tipi rilevazione, banche ABI/CAB, tributi, ruoli, stati commesse, riclassificazioni di bilancio, categorie del documentale, tracciati di import articoli.
In più la procedura prepara la struttura dei listini, creando i nodi standard di vendita e di acquisto (LISTINI DI VENDITA con il ramo BASE e il ramo PERSONALIZZATI, LISTINI DI ACQUISTO con il ramo BASE) e un listino di esempio per ciascuno, valido dal 01/01/2019 al 31/12/2099. Se nei dati fissi della matrice è indicato l’articolo descrizione, viene copiato anche quello.
Soggetti, piano dei conti e articoli si copiano o no a seconda delle caselle del riquadro Azzera (§ 3).
Quello che non viene copiato sono i dati: nessun documento, nessun movimento di magazzino, nessuna registrazione contabile, nessun saldo. E nessun progressivo: la numerazione dei documenti riparte da uno.
I dati di collegamento per la trasmissione delle fatture elettroniche (credenziali del servizio, token) non vengono copiati: sono legati alla singola azienda e vanno riconfigurati sulla nuova.
Uguale alla matrice
Copia tutto: oltre alla configurazione, l’intero contenuto della matrice — anagrafiche, documenti, movimenti, contabilità, saldi, allegati, progressivi compresi.
⚠️ Non è un modo per aprire una ditta nuova: è un modo per duplicarne una. La nuova azienda nasce con tutte le fatture, i DDT e le registrazioni della matrice, e con i numeratori posizionati dove li aveva la matrice. Serve per farsi una copia di prova o di collaudo, non per una società nuova. Su una matrice con anni di storico la copia dura a lungo e occupa nel database lo stesso spazio dell’originale.
3. Il riquadro Azzera
Le tre caselle valgono solo con Azzeramento parziale: con gli altri due tipi restano spente e non hanno effetto.
Il senso è rovesciato rispetto a come si legge di solito: la casella accesa significa azzera, cioè non copiare.
| Casella | Spenta (predefinito) | Accesa |
|---|---|---|
| Soggetti | copia clienti, fornitori, contatti, destinazioni, categorie e zone, e allinea il numeratore dei soggetti | la nuova azienda nasce senza soggetti |
| Piano dei conti | copia il piano dei conti e tutto quello che ci gira attorno | la nuova azienda nasce senza piano dei conti |
| Articoli | copia anagrafica articoli, varianti, barcode, prezzi, gruppi merceologici, marche, stagioni, ubicazioni | la nuova azienda nasce senza articoli |
All’apertura sono tutte e tre spente: confermando senza toccare niente si ottiene una copia della configurazione con soggetti, piano dei conti e articoli della matrice.
⚠️ La casella “Piano dei conti” fa molto più di quello che dice. Accendendola non vengono copiati nemmeno i dati fissi dell’azienda (codici fissi generali, secondi e per esercizio), le spese, le contropartite di acquisto e vendita, le causali contabili automatiche e monofase e le tabelle di riclassificazione. La nuova azienda si ritrova quindi senza le impostazioni di base, e va configurata prima di poterci lavorare. Se il piano dei conti della matrice non va bene, spesso conviene copiarlo lo stesso e correggerlo dopo.
4. Cosa succede quando la lanci
⚠️ Non c’è nessuna richiesta di conferma: premuto OK la creazione parte.
- se la licenza limita il numero di aziende e quel numero è già raggiunto, la procedura si ferma con “La creazione di una nuova azienda porta al superamento del numero di aziende consentite dalla licenza”;
- se il codice esiste già, si ferma con “Ditta dià esistente.”;
- viene creata l’azienda, con ragione sociale provvisoria DITTA seguita dal codice;
- per l’azzeramento parziale e per la copia completa i controlli di integrità del database vengono disattivati e riattivati alla fine;
- le tabelle vengono copiate una alla volta, e in basso scorre la barra di avanzamento con il nome della tabella in lavorazione (Copia tabella …);
- al termine compare “Operazione terminata.” e la finestra si chiude.
Se una singola tabella dà problemi compare “Tabella … non creata!” (o “Errore durante la creazione della tabella …”): la procedura prosegue comunque con le successive. Vale la pena annotare il nome della tabella e verificarla, perché la nuova azienda resta senza quei dati.
⚠️ Non interrompere l’elaborazione. Se si ferma a metà, l’azienda esiste ma è configurata solo in parte, e l’integrità referenziale del database resta disattivata. In quel caso conviene cancellare l’azienda (Cancellazione Aziende) e rifare la creazione da capo.
5. Cosa fare subito dopo
La procedura non entra nella nuova azienda: bisogna uscire dal programma e rientrare scegliendola nella maschera iniziale.
- Rinomina l’azienda. Nasce come DITTA xxxx: la ragione sociale vera si scrive in Utilità → Gestione aziende → Archivio aziende, ed è quella che finirà su tutte le stampe.
- Compila i dati aziendali in Archivi → Impostazioni → Azienda: indirizzo, partita IVA, codice fiscale, regime fiscale, dati per la fattura elettronica, logo. Sono nati vuoti.
- L’esercizio. Se non è stato copiato (creazione vuota), al primo ingresso il programma chiede “Esercizio non trovato per data: … Vuoi crealo automaticamente?”: rispondendo Sì crea l’esercizio dell’anno solare. Se non c’era nessun esercizio precedente da cui prendere la valuta, avvisa “E’ necessario impostare il codice valuta nell’esercizio appena creato.” — va fatto prima di registrare qualsiasi cosa.
- Controlla numerazioni e serie dei documenti: nell’azzeramento parziale i progressivi ripartono da uno; nella copia completa proseguono da dove era arrivata la matrice.
- Riconfigura la fattura elettronica (credenziali di trasmissione), che non viene mai copiata.
6. Promemoria
- La matrice è sempre l’azienda con cui si è entrati: per usarne un’altra bisogna prima entrare in quella.
- “Azzeramento parziale” è la scelta normale. Ditta completamente vuota lascia un guscio senza tabelle; Uguale alla matrice duplica anche documenti e contabilità.
- Le caselle “Azzera” funzionano al contrario: accesa = non copiare. Di default sono spente, quindi si copia tutto.
- Azzerando il piano dei conti si perdono anche i dati fissi, le spese e le contropartite: la nuova azienda va configurata da zero.
- Non c’è conferma prima di partire, e non c’è annullamento: se il codice è sbagliato, l’azienda va cancellata con Cancellazione Aziende.
- La nuova azienda si chiama DITTA + codice: rinominarla è la prima cosa da fare.
- I dati per la fattura elettronica non si copiano mai.
- Le stampe, le ricerche, i report e gli utenti non sono per azienda: restano quelli dell’installazione e non vanno rifatti.