Il pannello fatture emesse è la finestra da cui si cerca, si controlla e si opera sulle fatture di vendita: si imposta un filtro, si ottiene l’elenco con i totali, e da lì si aprono, stampano, incassano o esportano i documenti – anche più di uno alla volta.
È la versione “fatture” di un pannello comune a tutti i tipi di documento: la struttura (filtri, elenco, barra degli strumenti) è la stessa dei pannelli DDT, ordini e documenti di magazzino; cambiano i filtri, le colonne e i pulsanti specifici descritti più avanti.
Il pannello si apre in una sola copia: richiamandolo una seconda volta viene riportata in primo piano la finestra già aperta.
1. La scheda “Selezione”
Filtri generali
| Filtro | Come funziona |
|---|---|
| Da data / a data | intervallo sulla data documento |
| Soggetto | un singolo cliente |
| Causali doc. | selezione multipla: tieni premuto Ctrl per scegliere più causali |
| Stati | selezione multipla sugli stati documento |
| Agente | trova i documenti in cui compare come agente 1 oppure agente 2 |
| Pagamento | condizione di pagamento della fattura |
| Commessa | commessa indicata in testata |
| Deposito | cerca nelle righe: fatture che movimentano quel deposito |
| Articolo | cerca nelle righe: fatture che contengono quell’articolo |
| Etichetta | una o più etichette (tag) applicate al documento |
I filtri si sommano: valgono tutti insieme, e un filtro lasciato vuoto non restringe nulla.
Filtri specifici delle fatture emesse
| Filtro | Valori |
|---|---|
| Stato incasso | Tutti · Nessun incasso ricevuto · Incasso parziale · Incasso totale |
| Stato contabilizzazione | Tutti · Contabilizzata · Non contabilizzata |
Lo stato incasso confronta la somma degli incassi registrati sulla fattura (vedi § 4) con il totale a pagare del documento.
Il periodo rapido
Nella barra in alto la tendina dei periodi compila da sola le due date: Oggi, Questa settimana, Questo mese, Questo trimestre, Quest’anno, Mese precedente, Trimestre precedente, Anno precedente, e i quattro trimestri dell’anno in corso. Tutti documenti svuota le date.
La ricerca veloce
Sempre nella barra, il campo di ricerca libera: scrivi e premi Invio. Cerca, a seconda di come l’hai configurata nella scheda Impostazioni:
- ragione sociale (e sigla di ricerca) del cliente – è l’impostazione iniziale;
- numero documento;
- articolo, per codice o descrizione, dentro le righe.
Se non attivi nessuna delle tre opzioni, la ricerca funziona comunque sulla ragione sociale.
2. L’elenco
Con Aggiorna (o il pulsante di refresh) parte la ricerca e la finestra passa automaticamente alla scheda dell’elenco.
Colonne
Le colonne sempre presenti sono: numero e serie documento, data, soggetto, codice e descrizione causale, imponibile, IVA, totale.
Dalla scheda Impostazioni → Colonne disponibili se ne possono aggiungere altre, spuntandole. Per le fatture emesse le più utili sono:
| Colonna | Contenuto |
|---|---|
| Saldato | somma degli incassi registrati sulla fattura |
| Residuo | totale a pagare meno gli incassi |
| Stato saldo | Nessun incasso (rosso), Saldo Parziale (arancio), Saldata (verde) |
| Contabilizzata | “SI” se la fattura è già stata contabilizzata |
| Stato FE | stato della fattura elettronica |
| Totale ritenute | somma di tutte le ritenute del documento |
| Commessa | descrizione della commessa |
| Tipo Merce | solo per le aziende di San Marino |
Sono inoltre disponibili le colonne comuni a tutti i pannelli documento: stato documento, pagamento, listino, agente 1 e 2, IBAN e IBAN estero, causale di magazzino, depositi, destinazione merce, totale a pagare, acconto, totale spese, codice esenzione.
Gli stati della fattura elettronica che possono comparire sono: Da generare, Da firmare, Firmata, Inviata (attesa esito), Accettata, Lavorata, Completata, Scartata, Recapito impossibile, Decorrenza termini, In conservazione.
Totali, ordinamento e limite
In fondo all’elenco compaiono totale imponibile, IVA e totale: sono la somma delle righe elencate, quindi rispecchiano esattamente il filtro impostato.
L’ordinamento si sceglie nella scheda Impostazioni: per data documento crescente o decrescente.
⚠️ C’è un limite al numero di documenti estratti (lo stesso parametro che limita le righe degli zoom, di norma qualche migliaio). Al raggiungimento compare l’avviso “Raggiunto il limite di … documenti. Non tutti i documenti presenti verranno elencati”: in quel caso anche i totali in fondo sono parziali. Restringi il periodo e ripeti.
Le righe del documento
Il pulsante Mostra righe documento apre un riquadro sotto l’elenco con le righe della fattura selezionata – codice, descrizione, unità di misura, quantità, prezzo, sconti, prezzo netto, importo e codice IVA – e si aggiorna spostandosi da una fattura all’altra.
La configurazione è tua
Colonne visibili, larghezze, ordinamento, dimensioni della finestra e opzioni della ricerca veloce vengono memorizzate per utente e riproposte alle aperture successive. Il pulsante Reimposta nella scheda Impostazioni riporta tutto alla configurazione predefinita e riapre il pannello.
3. La barra degli strumenti
| Pulsante | Cosa fa |
|---|---|
| Aggiorna | rilancia la ricerca |
| Esporta | esporta l’elenco così com’è (colonne visibili comprese) in Excel o CSV |
| Crea nuovo documento | apre una nuova fattura |
| Apri documento | apre la fattura selezionata |
| Stampa documento | stampa le fatture selezionate; con una sola fattura selezionata è possibile anche inviarla per e-mail |
| Mostra righe documento | apre e chiude il riquadro delle righe |
| Visualizza flusso documentale | mostra la catena dei documenti collegati (da quale ordine e DDT nasce la fattura) |
| Trova e sostituisci | vedi sotto |
| Funzioni aggiuntive | menu con Cambio stato, Elimina documento, Elimina documento e documenti origine |
Selezione multipla. Stampa, trova e sostituisci, cambio stato, eliminazione ed esportazione CSV Mexal lavorano su tutte le righe selezionate: si seleziona con Ctrl e Maiusc come in qualsiasi elenco.
Trova e sostituisci
Cerca un testo nelle descrizioni delle righe delle fatture selezionate e lo sostituisce, con le opzioni “maiuscole/minuscole” e “parola intera”. Al termine indica quante sostituzioni ha fatto.
⚠️ Scrive direttamente sui documenti e non è annullabile. Prima di lanciarlo, verifica di aver selezionato solo le fatture che intendi modificare – e ricorda che modificare la descrizione di una riga su una fattura già inviata allo SdI non cambia il file elettronico già trasmesso.
Cambio stato
Assegna lo stesso stato a tutte le fatture selezionate. Al termine segnala su quanti documenti lo stato è stato effettivamente cambiato ed elenca gli eventuali documenti su cui l’operazione non è riuscita.
Eliminazione
- Elimina documento – cancella le fatture selezionate.
- Elimina documento e documenti origine – cancella anche tutti i documenti da cui la fattura deriva, risalendo la catena (DDT, ordini…).
Entrambe chiedono conferma e avvertono che la cancellazione eseguita da qui non corregge il numeratore dei documenti: nella numerazione resterà un buco, che su documenti fiscali è un problema. Usa questa funzione con la consapevolezza che serve a rimediare a errori di caricamento, non a “cancellare una fattura”.
4. Le funzioni specifiche delle fatture emesse
Cerca per DDT
Apre una maschera in cui indicare intervalli di data, numero e serie dei DDT: l’elenco viene ristretto alle fatture che contengono almeno un DDT che rientra in quegli intervalli. Serve per la domanda inversa a quella solita – “in quale fattura è finito questo DDT?”.
Il filtro DDT vale solo per la ricerca che parte subito dopo: premendo di nuovo Aggiorna l’elenco torna a considerare i soli filtri delle schede. Se ti serve di nuovo, ripassa dal pulsante.
Aggiungi pagamento
Con una fattura selezionata, apre l’inserimento di un incasso sulla fattura: data incasso, importo (e importo in valuta), modalità di incasso e note, con l’indicazione del residuo da incassare.
Gli incassi registrati qui sono ciò che alimenta le colonne Saldato, Residuo e Stato saldo e il filtro Stato incasso: è il modo rapido per tenere sotto controllo l’incassato senza passare dallo scadenzario.
Esportazione CSV Mexal
Esporta le fatture selezionate in un file CSV pensato per l’importazione in Mexal.
Alla prima esecuzione si impostano i parametri, che restano memorizzati per l’azienda:
| Parametro | A cosa serve |
|---|---|
| Contropartita Italia | conto di ricavo per i clienti italiani, distinto tra operatori economici e privati |
| Contropartita San Marino | come sopra, per i clienti sammarinesi |
| Codice IVA esenzione | codice IVA da esporre quando l’imposta della fattura è zero |
Il file prodotto contiene, per ogni fattura: sigla documento (FT), serie, numero, data, contropartita di ricavo, partita IVA, totale imponibile, totale IVA, codice IVA, codice cliente, ragione sociale, paese e indicazione di persona fisica. La contropartita viene scelta automaticamente in base alla nazione del cliente e al fatto che sia un privato o un operatore economico; per i clienti di altre nazioni resta vuota.
Il separatore è il punto e virgola. Se il nome file non ha estensione, viene aggiunto .csv.
5. Promemoria
- Parti sempre da un periodo. È il filtro che più di tutti evita di incappare nel limite di righe e rende attendibili i totali in fondo.
- I filtri sono in AND: se un documento che ti aspetti non compare, quasi sempre è colpa di un filtro rimasto valorizzato in una delle schede – comprese quelle specifiche di stato incasso e contabilizzazione.
- L’elenco è una fotografia: dopo aver modificato o incassato una fattura, premi Aggiorna per rivedere i dati aggiornati.
- Trova e sostituisci, cambio stato ed eliminazione agiscono su tutte le righe selezionate e non sono annullabili: controlla la selezione prima di confermare.
- Stampe ed eliminazioni vengono registrate nel log dell’applicazione, con numero, serie ed esercizio del documento.