Piano dei conti
Il piano dei conti è l’elenco dei conti su cui si registra la contabilità: si codifica e si personalizza liberamente, azienda per azienda.
È un archivio multi-livello, fino a un massimo di sei livelli: si possono tenere sezioni poco dettagliate e sezioni molto dettagliate dove serve. Ogni conto porta con sé la sezione di bilancio e il tipo, ed è da questi due dati che dipende quasi tutto il resto: chi può essere agganciato al conto, come si comporta in prima nota e dove finisce nelle stampe di bilancio.
Si trova in Archivi → Tabelle → Contabili → Piano dei Conti.
La maschera ha una testata con i sei livelli, il codice conto, la descrizione e il codice rapido, e due schede: Principale e Altri.
1. La testata: i livelli e il codice
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Campo |
A cosa serve |
|---|---|
| Cod. Livello 1…6 | i codici che compongono la struttura ad albero del piano dei conti, da 1 a 4 caratteri per livello (§ 1.1). Accanto a ogni livello compare la descrizione del conto corrispondente |
| Codice Conto | viene composto dal programma unendo i livelli compilati, separati da un punto, fino a 30 caratteri. È il codice con cui il conto compare in prima nota e in tutte le stampe |
| Descrizione | fino a 150 caratteri |
| Codice rapido | codice alternativo per richiamare il conto in tutta la procedura, fino a 30 caratteri, numerico o alfanumerico (§ 1.2) |
1.1 Come si costruisce il codice
Il codice conto non si digita: si compila un livello alla volta e il programma lo compone. Un conto di terzo livello come 10.05.001 nasce quindi da 10 sul primo livello, 05 sul secondo e 001 sul terzo.
La lunghezza di ogni livello è libera, da uno a quattro caratteri, e la si decide di fatto con il primo conto che si crea su quel livello: da lì in avanti il programma propone la stessa lunghezza per tutti i codici dello stesso livello. Nell’immagine sopra i primi due livelli sono a due caratteri e il terzo a tre.
I conti dei livelli intermedi sono i mastri, quelli dell’ultimo livello compilato sono i sottoconti: sono questi ultimi quelli che si movimentano in prima nota.
La struttura fa parte della chiave del conto: i livelli non si cambiano dopo il salvataggio. Per spostare un conto occorre crearne uno nuovo nella posizione giusta e riportarci le registrazioni (§ 4).
1.2 Codice rapido
Serve per richiamare il conto digitando poche battute al posto del codice completo. Se al salvataggio il campo è vuoto, il programma lo compila da solo con il codice conto privato dei punti: il conto 10.05.001 diventa così 1005001.
2. La scheda “Principale”
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Campo |
A cosa serve |
|---|---|
| Sezione | posizione del conto nel bilancio: Attività, Passività, Ordine, Costi, Ricavi (§ 2.1) |
| Tipo | a cosa serve il conto nel resto della procedura (§ 2.2) |
| Dati banca | pulsante attivo solo sui conti di tipo Cassa/Banca: apre le coordinate bancarie del conto (§ 2.3) |
| Cod. Riclass. 1 e Cod. Riclass. 2 | le due voci di riclassificazione a cui il conto appartiene, fino a 6 caratteri ciascuna: sono usate dalle due stampe di bilancio riclassificato (§ 2.4) |
| Cod. Tributo | codice tributo associato al conto, per le aziende sammarinesi: viene proposto in prima nota sulle causali che rilevano i tributi |
| Richiedi date competenza economica | da attivare sui conti la cui competenza va oltre l’esercizio corrente (ratei e risconti): in prima nota, sulle righe di quel conto, vengono richieste la data iniziale e la data finale di competenza economica |
| Stampa sottoconti (in bilancio sintetico) | decide se i sottoconti di questo conto vengono stampati quando si chiede il bilancio di verifica in modalità sintetica. Su un conto nuovo la spunta è attiva |
Su un conto nuovo il programma propone Sezione = Attività e Tipo = Generico.
2.1 Sezione
La sezione dice dove il conto si colloca nel bilancio ed è il dato che separa i conti patrimoniali (Attività, Passività, Ordine) da quelli economici (Costi, Ricavi).
Si imposta solo sui conti di primo livello: dal secondo livello in giù il campo è bloccato e la sezione viene ereditata dal conto padre, sia mentre si digitano i livelli sia al momento del salvataggio.
In variazione la sezione non è modificabile, nemmeno sui conti di primo livello: cambiarla sposterebbe di colpo tutto il ramo nel bilancio. Se una sezione è sbagliata, il conto va rifatto.
2.2 Tipo
Il tipo è ciò che rende il conto utilizzabile dagli altri archivi e dalle procedure.
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Tipo |
Quando usarlo |
|---|---|
| Generico | quando il conto non rientra in nessuno dei tipi seguenti |
| Clienti | conti agganciabili alle anagrafiche clienti. In prima nota, su una riga con un conto di questo tipo, il cursore passa al codice soggetto e il soggetto viene cercato fra i clienti; il programma controlla anche che il conto corrisponda a quello indicato sull’anagrafica del cliente |
| Fornitori | conti agganciabili alle anagrafiche fornitori, con lo stesso comportamento |
| Iva/Monofase | conti IVA a credito, IVA a debito e simili, e per le aziende sammarinesi i conti di costo monofase. Sulle righe di questo tipo la prima nota gestisce imponibile, codice IVA e imposta, e controlla che l’imponibile sia valorizzato |
| Cassa/Banca | cassa contanti, cassa valori e conti correnti. Attiva il pulsante Dati banca (§ 2.3), dove si inseriscono le coordinate usate dalle distinte e dai flussi SEPA |
| Cespiti/Ammortamenti | conti dei beni ammortizzabili e dei relativi fondi. Serve a filtrarli nelle ricerche, per esempio quando si compilano i conti sulle categorie cespiti |
| Contropartite Acquisti | conti di costo relativi agli acquisti. Impostazione informativa e di ricerca |
| Contropartite Vendite | conti di ricavo relativi alle vendite, usati dal modulo vendite per la contabilizzazione automatica delle fatture |
2.3 Dati banca
Il pulsante si abilita appena il Tipo passa a Cassa/Banca e resta spento su tutti gli altri conti. Apre i dati bancari collegati al conto: ABI, CAB, codice CUC (necessario per la presentazione dei file SEPA XML), IBAN e gli altri estremi.
I dati sono agganciati al codice conto: se il conto viene rifatto con un codice diverso, vanno reinseriti.
2.4 Le riclassificazioni
I due codici di riclassificazione collegano il conto alle voci con cui il bilancio viene riesposto. Sono indipendenti fra loro: si possono tenere due riclassificazioni diverse in parallelo, per esempio una civilistica e una gestionale, e sceglierne una al momento della stampa.
I pulsanti Tipi riclassificazione e Voci riclassificazione in alto aprono direttamente i due archivi collegati, senza uscire dal piano dei conti; il pulsante Codici tributo apre l’archivio dei tributi.
3. La scheda “Altri”
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Campo |
A cosa serve |
|---|---|
| Codice 1, Codice 2, Codice 3 | codici liberi da associare al conto, fino a 10 caratteri ciascuno. Nella esportazione dei saldi contabili si sceglie quale dei tre esportare al posto del codice conto: servono a far corrispondere i conti a quelli di un altro programma |
| Codice import | codice del conto nell’archivio di provenienza, fino a 20 caratteri. Viene valorizzato dalle procedure di conversione da altri gestionali e usato per ritrovare il conto negli import e negli export successivi |
| Conto economico (reg. cassa) | il conto collegato per la gestione dei costi e dei ricavi sospesi nel regime per cassa: la riconciliazione degli incassi e dei pagamenti lavora su questa coppia di conti. Da compilare solo se l’azienda è in regime per cassa |
| Sposta saldo su conto se negativo | nel calcolo dei saldi, se il saldo del conto risulta negativo viene riportato sul conto qui indicato. Serve alla stampa del bilancio a sezioni contrapposte, dove per esempio un conto corrente in rosso deve comparire fra le passività invece che fra le attività |
Nella contabilizzazione automatica delle fatture di vendita e dei documenti POS delle aziende in regime per cassa la sostituzione del conto tramite Conto economico (reg. cassa) non funziona come previsto. Prima di usarla in produzione conviene verificare le registrazioni prodotte dalla contabilizzazione.
4. Creare un sottoconto di un conto già movimentato
Capita di accorgersi troppo tardi che un conto usato direttamente in prima nota andava invece diviso in sottoconti. Il programma se ne accorge: creando un conto figlio di un conto che ha già delle registrazioni, chiede
“Attenzione, il conto ‘10.05’ è movimentato. Creare conto spostando tutte le registrazioni del conto ‘10.05’ sul nuovo conto ‘10.05.001’?”
- Rispondendo Sì il conto viene creato e tutte le registrazioni contabili del conto padre vengono spostate sul nuovo sottoconto. Se lo spostamento non riesce, il conto appena creato viene eliminato e non resta nulla a metà.
- Rispondendo No il conto non viene salvato: compare “Impossibile memorizzare il conto in quanto il conto ‘10.05’ è movimentato.”
Lo spostamento agisce solo sulle registrazioni contabili. Se il vecchio conto è agganciato altrove, per esempio come conto di clienti, di fornitori, di causali contabili o di categorie cespiti, quegli agganci vanno corretti a mano: il programma non li tocca e continuerebbero a puntare a un conto diventato mastro.
5. Le altre funzioni della maschera
Il pulsante Mastrino apre il mastrino contabile del conto caricato, già posizionato sull’esercizio di lavoro: è il modo più rapido per vedere i movimenti di un conto senza uscire dall’archivio.
Il piano dei conti si consulta anche in forma gerarchica: da questa finestra, con un doppio clic, si apre qualunque conto o mastro visualizzato.
La ricerca dei conti permette di filtrare in base alle varie classificazioni (sezione, tipo, riclassificazione), ed è il modo più comodo per controllare, per esempio, che tutti i conti di ricavo abbiano la loro voce di riclassificazione.
Il pulsante di stampa della barra produce la stampa del piano dei conti.
6. Promemoria
- Il codice conto non si digita: lo compone il programma dai livelli, e i livelli non sono modificabili dopo il salvataggio.
- La lunghezza di un livello la decide il primo conto creato su quel livello: conviene stabilirla prima di caricare il piano dei conti.
- La sezione si imposta solo sui conti di primo livello e viene ereditata dai figli; in variazione non è più modificabile.
- Il tipo va messo con cura: senza Clienti o Fornitori il conto non chiede il soggetto, senza Cassa/Banca non ha i dati bancari, senza Iva/Monofase la riga non gestisce imponibile e imposta.
- Il codice rapido, se lasciato vuoto, viene compilato con il codice conto senza punti.
- Creando un sottoconto di un conto già movimentato si può far spostare le registrazioni sul nuovo conto, ma gli agganci in altri archivi vanno sistemati a mano.
- Richiedi date competenza economica va attivato sui conti di ratei e risconti: in prima nota vengono poi richieste le date di competenza.
- I codici liberi e il codice import non incidono sulla contabilità: servono a colloquiare con altri programmi.