Il deposito è il magazzino su cui Atlantis tiene le giacenze: può essere un luogo fisico (magazzino centrale, punto vendita, filiale) o un contenitore logico (merce in conto lavorazione, merce di terzi, resi da controllare).
Ogni movimento di magazzino, ogni saldo articolo e ogni riga di documento che movimenta merce fanno riferimento a un deposito: è quindi una delle tabelle da impostare per prime, e una di quelle che conviene toccare il meno possibile una volta avviata la gestione.
Si trova in Archivi → Tabelle → Magazzino → Depositi.
1. L’archivio è organizzato ad albero
I depositi non sono un elenco piatto: sono organizzati su quattro livelli, come cartelle e sottocartelle. Serve a rappresentare la struttura reale – per esempio sede, magazzino, corsia – e a raggruppare più depositi sotto un unico ramo.
| Campo | A cosa serve |
|---|---|
| Cod. Livello 1 … 4 | i livelli della struttura, fino a 4 caratteri ciascuno. Il codice del nuovo elemento viene proposto in progressione: si conferma e basta |
| Codice | costruito da solo concatenando i livelli valorizzati, separati da un punto (01, 01.02, …). Non è modificabile a mano: è il codice che compare ovunque nel programma, e dev’essere unico |
| Descrizione | il nome del deposito, fino a 30 caratteri. È quello che si legge accanto al codice nelle maschere e nelle stampe |
Nella barra degli strumenti ci sono due pulsanti propri di questo tipo di archivio:
- Carica sottolivello – apre una finestra già impostata per creare un deposito dentro quello caricato;
- Visualizza struttura – mostra l’albero completo, da cui si apre direttamente l’elemento che serve.
Nodi e depositi movimentabili
Un elemento che contiene sottolivelli diventa un nodo, cioè una cartella. Ne conseguono due cose:
- un nodo non si può cancellare: compare “Impossibile cancellare il record perché contiene dei sottolivelli. Cancellare prima i sottolivelli”;
- nelle maschere si possono scegliere solo le foglie: la ricerca usata dai documenti, dagli inventari e dalle procedure propone solo l’ultimo livello. I nodi servono a raggruppare, non a movimentare.
Se la struttura aziendale è semplice – un solo magazzino, o due o tre magazzini paritetici – conviene creare i depositi tutti sul primo livello e non costruire alcun albero.
2. I flag del deposito
Deposito fiscale
I movimenti registrati su un deposito fiscale concorrono alla determinazione dei costi dell’articolo: il calcolo del costo ultimo acquisto e del costo medio considera esclusivamente i carichi avvenuti su depositi con questo flag attivo.
È il flag che distingue il magazzino “proprio” dai depositi che rappresentano merce non di proprietà o non ancora entrata nel ciclo dei costi (conto lavorazione, conto visione, merce di terzi). Su questi ultimi il flag va lasciato spento, altrimenti i loro carichi sporcano il costo medio.
⚠️ Modificare questo flag non ricalcola nulla. I costi già memorizzati restano quelli calcolati con la configurazione precedente: dopo averlo cambiato, va rilanciato il ricalcolo dei costi dal menu di magazzino.
Deposito fittizio
Su un deposito fittizio non vengono scritti i movimenti di magazzino e non vengono aggiornati i saldi. Il documento si registra normalmente – numerazione, righe, importi, contabilità – ma il magazzino resta fermo.
Serve per i casi in cui si vuole emettere il documento senza toccare le giacenze: documenti di prova, gestioni parallele, merce che non deve entrare nella movimentazione.
Deposito per disponibilità Web
Nasceva per la vecchia integrazione VirtueMart2, dove la giacenza pubblicata sul sito era la somma dei depositi marcati così.
Oggi questo flag non ha effetto. I siti e-commerce attuali prendono il magazzino da cui leggere le giacenze da un campo della scheda del sito (Codice deposito giacenze), non da questa spunta. Lasciarlo spento non cambia nulla.
Codice deposito fiscale
Campo di appoggio per il codice imposta del deposito fiscale, usato nella generazione dei prospetti Excel della gestione nicotina. È un dato che riguarda solo le aziende che hanno quella gestione: negli altri casi resta vuoto.
3. Dove viene usato il deposito
| Dove | Come |
|---|---|
| Saldi articolo e saldi lotto | esistenza, impegnato, ordinato e riservato sono tenuti per deposito |
| Movimenti di magazzino | ogni movimento porta il deposito su cui è avvenuto |
| Causali documento | ogni causale indica il deposito 1 e l’eventuale deposito 2 (per i trasferimenti), che vengono proposti sulle righe |
| Righe dei documenti | il deposito movimentato dalla singola riga, modificabile rispetto a quello proposto |
| Anagrafica articoli | deposito preferenziale dell’articolo e scorte minime impostate per deposito |
| Inventari e rilevazioni di magazzino | entrambi lavorano su un deposito indicato in testata |
| Pannello selezione articoli, controllo acquistato/venduto, stampe giacenze e sottoscorta | il deposito è il filtro con cui si guardano le quantità |
| Siti e-commerce | il deposito da cui leggere le giacenze da pubblicare, indicato sulla scheda del sito |
| Dati fissi | il campo Deposito predefinito stabilisce quale deposito viene proposto dove non ne è indicato uno |
4. Creare, modificare, cancellare
Creare – sul primo deposito si compila il livello 1 (o si accetta il codice proposto) e la descrizione. Per creare un deposito dentro un altro si carica il padre e si preme Carica sottolivello: i livelli superiori vengono riportati da soli e va indicato solo il nuovo.
Modificare – descrizione e flag si cambiano liberamente. Il codice no: è composto dai livelli e non è editabile.
Cancellare – la cancellazione è possibile solo se il deposito è una foglia e non è usato da nessuna parte. Se lo è, compare “La tabella … contiene dei valori collegati al record corrente!” con il nome della tabella che lo trattiene: tipicamente i saldi articolo o i movimenti di magazzino.
⚠️ Un deposito con dei saldi non si cancella, e non deve essere “riciclato”. Saldi, movimenti, inventari e documenti conservano il codice del deposito: riusare il codice di un magazzino dismesso per un magazzino nuovo mescola lo storico dei due. Se un deposito non serve più, la strada corretta è azzerarne le giacenze con una rilevazione o un documento di trasferimento e poi smettere di usarlo.
5. Promemoria
- Prima i depositi, poi tutto il resto. Causali documento, articoli e scorte fanno riferimento ai depositi: cambiarli dopo significa rimettere le mani in più archivi.
- Solo le foglie sono movimentabili: se un deposito non compare nella ricerca di un documento, quasi sempre è perché ha dei sottolivelli.
- Il flag fiscale incide sui costi, non sulla contabilità: sbagliarlo non produce errori visibili subito, ma un costo medio che nel tempo non torna.
- Il flag fittizio spegne il magazzino, non il documento: i documenti restano registrati, numerati e contabilizzati.
- Non cambiare la posizione di un deposito nell’albero una volta che ha dei movimenti: il codice cambierebbe, e lo storico resterebbe agganciato a un codice che non esiste più.
- Se in azienda c’è un solo magazzino, tienine comunque uno solo e usalo ovunque: creare depositi “di comodo” senza una ragione moltiplica le righe dei saldi e complica ogni stampa.