Il pannello impegni clienti è la finestra da cui si cerca, si controlla e si porta avanti il portafoglio ordini: si imposta un filtro, si ottiene l’elenco con i totali, e da lì si aprono, stampano ed evadono gli impegni – generando direttamente la fattura o la vendita al banco.
È la versione “impegni” di un pannello comune a tutti i tipi di documento: la struttura è la stessa dei pannelli fatture emesse e DDT. Quello che cambia, ed è il motivo per cui questo pannello si usa ogni giorno, sono le due domande a cui risponde: cosa è ancora da evadere e cosa è ancora da fatturare.
Il pannello si apre in una sola copia: richiamandolo una seconda volta viene riportata in primo piano la finestra già aperta.
1. La scheda “Selezione”
Filtri generali
| Filtro | Come funziona |
|---|---|
| Da data / a data | intervallo sulla data documento |
| Soggetto | un singolo cliente |
| Causali doc. | selezione multipla: tieni premuto Ctrl per scegliere più causali |
| Stati | selezione multipla sugli stati documento |
| Agente | trova gli impegni in cui compare come agente 1 oppure agente 2 |
| Pagamento | condizione di pagamento indicata sul documento |
| Commessa | commessa indicata in testata |
| Deposito | cerca nelle righe |
| Articolo | cerca nelle righe: impegni che contengono quell’articolo |
| Etichetta | una o più etichette (tag) applicate al documento |
Il filtro Articolo è quello che qui si usa più spesso: risponde a “chi sta aspettando questo articolo?”, la domanda tipica di quando arriva merce da un fornitore.
Filtri specifici degli impegni
| Filtro | Valori | Significato |
|---|---|---|
| Stato fatturazione (fatturazione diretta ordine) | Tutti · Fatturato · Non fatturato | riguarda solo la fatturazione diretta dell’impegno, cioè la fattura generata dal pulsante di questo pannello o dai dati specifici dell’impegno. Un impegno evaso con DDT e poi fatturato dal DDT qui risulta non fatturato: la sua fattura nasce dal DDT, non dall’ordine |
| Stato evasione | Tutti · Evaso · Non evaso | un impegno è Evaso solo quando tutte le sue righe con quantità sono evase; basta una riga aperta perché risulti Non evaso |
⚠️ Al momento i due filtri specifici non si combinano: impostando lo stato evasione, il filtro sullo stato fatturazione non viene applicato. Usane uno per volta, oppure aggiungi le colonne Fatturato ed Evaso all’elenco e leggi il risultato da lì.
Il periodo rapido e la ricerca veloce
Nella barra in alto la tendina dei periodi compila da sola le due date (Oggi, Questa settimana, Questo mese, Questo trimestre, Quest’anno, Mese precedente, Trimestre precedente, Anno precedente, i quattro trimestri). Tutti documenti svuota le date.
Accanto, il campo di ricerca libera: scrivi e premi Invio. Cerca per ragione sociale del cliente, numero documento o articolo (codice e descrizione), a seconda delle caselle attivate nella scheda Impostazioni; senza nessuna casella attiva cerca sulla ragione sociale.
2. L’elenco
Con Aggiorna (o il pulsante di refresh) parte la ricerca e la finestra passa automaticamente alla scheda dell’elenco.
Le colonne sempre presenti sono: numero e serie documento, data, soggetto, codice e descrizione causale, imponibile, IVA, totale.
Dalla scheda Impostazioni → Colonne disponibili si aggiungono le altre. Quelle proprie degli impegni sono:
| Colonna | Contenuto |
|---|---|
| Fatturato | “SI” se l’impegno è stato fatturato direttamente |
| Evaso | “SI” solo se tutte le righe con quantità risultano evase |
Sono inoltre disponibili le colonne comuni a tutti i pannelli documento: stato documento, pagamento, listino, agente 1 e 2, IBAN, causale di magazzino, depositi, destinazione merce, totale a pagare, acconto, totale spese, codice esenzione, commessa.
Tenere entrambe le colonne visibili è la configurazione consigliata: insieme raccontano a che punto è ogni ordine senza bisogno di aprirlo.
Totali, ordinamento e limite
In fondo all’elenco compaiono totale imponibile, IVA e totale delle righe elencate: con un filtro per cliente danno subito il valore del portafoglio ordini di quel cliente.
L’ordinamento iniziale (data crescente o decrescente) si sceglie nella scheda Impostazioni; una volta ottenuto l’elenco si riordina per qualsiasi colonna facendo clic sull’intestazione – compresa Evaso, che è il modo più rapido per raggruppare gli ordini aperti.
⚠️ C’è un limite al numero di documenti estratti. Al raggiungimento compare l’avviso “Raggiunto il limite di … documenti. Non tutti i documenti presenti verranno elencati”: in quel caso anche i totali in fondo sono parziali. Restringi il periodo e ripeti.
Le righe del documento
Il pulsante Mostra righe documento apre un riquadro sotto l’elenco con le righe dell’impegno selezionato – codice, descrizione, unità di misura, quantità, prezzo, sconti, importo, codice IVA – e si aggiorna spostandosi da un documento all’altro.
La configurazione è tua
Colonne visibili, larghezze, ordinamento, dimensioni della finestra e opzioni della ricerca veloce vengono memorizzate per utente. Il pulsante Reimposta nella scheda Impostazioni riporta tutto alla configurazione predefinita e riapre il pannello.
3. La barra degli strumenti
| Pulsante | Cosa fa |
|---|---|
| Aggiorna | rilancia la ricerca |
| Esporta | esporta l’elenco così com’è in Excel o CSV |
| Crea nuovo documento | apre un nuovo impegno |
| Apri documento | apre l’impegno selezionato |
| Stampa documento | stampa gli impegni selezionati; con uno solo selezionato è possibile anche inviarlo per e-mail |
| Mostra righe documento | apre e chiude il riquadro delle righe |
| Visualizza flusso documentale | mostra la catena dei documenti collegati: in quali DDT e fatture è confluito l’impegno |
| Trova e sostituisci | sostituisce un testo nelle descrizioni delle righe dei documenti selezionati; scrive direttamente sui documenti e non è annullabile |
| Funzioni aggiuntive | menu con Cambio stato, Elimina documento, Elimina documento e documenti origine |
| Genera fattura | vedi § 4 |
| Genera vendita al banco | vedi § 5 – compare solo se è installato il modulo punto cassa |
L’eliminazione chiede conferma e avverte che non corregge il numeratore dei documenti; al termine, se qualche documento non è stato eliminato, l’elenco dei falliti compare in una finestra separata da leggere sempre.
4. Genera fattura
Fattura direttamente l’impegno selezionato, senza passare dal DDT. Si usa per gli ordini che non prevedono consegna con bolla – servizi, ordini da fatturare a conferma, vendite già consegnate.
Come funziona:
- seleziona un impegno nell’elenco e premi il pulsante. Se il documento risulta già fatturato compare “Il documento è già fatturato” e l’operazione si ferma;
- viene chiesta la data della fattura (proposta la data dell’impegno), la data di competenza IVA (se lasciata vuota vale la data fattura) e il numero fattura: lasciando 0 viene assegnato il prossimo numero automatico, indicando un valore diverso il numero viene forzato;
- la causale della fattura non si sceglie qui: è quella indicata nei dati specifici della causale documento dell’impegno. Se la causale dell’impegno non ha quel dato compilato, la generazione si ferma con “Causale fatturazione non specificata in dati specifici causale documento”;
- la fattura viene generata e aperta automaticamente;
- se durante la generazione sono emerse segnalazioni, si apre la finestra “Avvisi su documento generato”: vale la pena leggerla, perché è lì che compaiono le anomalie non bloccanti.
Aziende di San Marino. La procedura determina anche il tipo merce in base alla causale della fattura e al fatto che l’operazione sia o meno in esenzione, e – salvo che la gestione sia disattivata nei dati fissi – aggancia la fattura alla distinta vendite da presentare per quel tipo merce. Se per quel tipo merce non esiste una distinta aperta, la generazione si ferma con “Nessuna distinta da presentare per il tipo merce: …”: bisogna prima creare la distinta.
5. Genera vendita al banco
Trasforma l’impegno selezionato in una vendita al banco (documento POS). Il pulsante compare solo se il modulo punto cassa è installato.
Funziona in modo simmetrico alla fatturazione:
- seleziona un impegno e premi il pulsante. Se dall’impegno è già stata generata una vendita al banco compare “Il documento ha già generato una vendita al banco”;
- viene chiesta la data della vendita, proposta quella odierna;
- la causale del documento POS è quella indicata nei dati specifici della causale documento dell’impegno, esattamente come per la fatturazione; se manca, l’operazione si ferma con “Causale vendita al banco non specificata in dati specifici causale documento”;
- la vendita al banco viene generata e aperta automaticamente, con l’eventuale finestra degli avvisi.
La stessa funzione è disponibile anche dai dati specifici dell’impegno, aprendo il documento: da qui è solo più rapida.
6. Promemoria
- Parti sempre da un periodo: evita di incappare nel limite di righe e rende attendibili i totali in fondo.
- Le due colonne Evaso e Fatturato vanno lette insieme: un impegno può essere evaso con DDT e non risultare fatturato qui, perché la sua fattura nasce dal DDT.
- Prima di generare fatture o vendite al banco, controlla che le causali documento degli impegni abbiano compilati i dati specifici (causale di fatturazione e causale POS): è lì che si blocca la maggior parte dei tentativi.
- Forzare il numero fattura è utile per rifare una fattura eliminata, ma va usato con cognizione: nessun controllo impedisce di creare buchi o sovrapposizioni nella numerazione.
- L’elenco è una fotografia: dopo aver generato una fattura o una vendita al banco, premi Aggiorna per rivedere lo stato.
- Trova e sostituisci, cambio stato ed eliminazione agiscono su tutte le righe selezionate e non sono annullabili: controlla la selezione prima di confermare.
- Leggi sempre la finestra “Avvisi su documento generato” quando compare: la generazione è andata a buon fine, ma qualcosa merita un’occhiata.