Il calendario è l’agenda delle scadenze che non nascono da un documento: canoni, assicurazioni, tributi, adempimenti, revisioni, contratti da rinnovare, appuntamenti. Tutto ciò che va ricordato a una certa data e che fino ad oggi finiva su un foglio Excel o su un promemoria fuori dal gestionale.
Non è la gestione delle scadenze di pagamento delle fatture (quelle restano in Partite): è un archivio libero, dove sei tu a decidere che tipi di scadenza esistono e quali stati può attraversare una scadenza.
La gestione è fatta di tre pezzi:
- l’archivio delle scadenze, una scheda per ogni evento da ricordare, con la possibilità di generare in automatico le rate di una scadenza che si ripete;
- due tabelle di appoggio – i tipi e gli stati – con cui adatti il calendario al tuo modo di lavorare, colore compreso;
- il gadget della dashboard, che è il punto da cui il calendario si guarda tutti i giorni: una scheda a elenco e una scheda a calendario vero e proprio, sugli stessi dati.
La scheda della singola scadenza si apre dal gadget: pulsante Nuova, doppio clic su una riga dell’elenco, doppio clic su un impegno o su un giorno del calendario. Se nella tua installazione è stata aggiunta la voce di menu, la trovi anche da lì.
I dati sono per azienda: ogni azienda ha il suo calendario, i suoi tipi e i suoi stati.
1. La scheda della scadenza
| Campo | A cosa serve |
|---|---|
| Codice | numero progressivo assegnato dal programma al salvataggio. Non si scrive a mano |
| Data scadenza | il giorno in cui la scadenza cade. Obbligatoria |
| dalle / alle | orario, facoltativo: vedi sotto |
| Descrizione | che cosa scade, fino a 100 caratteri. Obbligatoria |
| Tipo | categoria della scadenza, presa dalla tabella dei tipi. Obbligatorio |
| Stato | punto del percorso in cui si trova, preso dalla tabella degli stati. Obbligatorio |
| Importo | quanto ci si aspetta di pagare (o incassare). È un promemoria, non genera nessuna scrittura |
| Riferimento | numero di polizza, di contratto, codice tributo… fino a 30 caratteri |
| Soggetto | cliente o fornitore collegato, con la ricerca sui soggetti. Accanto compare la ragione sociale |
| Documento | tipo, esercizio, numero e serie di un documento del gestionale, più il pulsante Apri |
| Scadenza ricorrente e i campi accanto | vedi la sezione 3 |
| Data chiusura | quando la scadenza è stata evasa |
| Importo pagato | quanto è stato effettivamente pagato |
| Note | testo libero, senza limite di lunghezza |
Alla creazione la scheda propone la data di oggi (o il giorno su cui hai fatto doppio clic nel calendario), lo stato indicato come proposto nella tabella degli stati, importi a zero e nessuna ricorrenza. Data e utente di creazione vengono registrati da soli e non sono modificabili.
Data e orario
L’orario è la differenza fra un promemoria e un appuntamento:
- senza orario la scadenza è di giornata intera e nel calendario compare nella fascia in alto del giorno;
- con l’ora di inizio diventa un impegno a orario e nelle viste Giorno, Lavorativa e Settimana si posiziona nella griglia oraria.
Basta compilare dalle: se lasci vuoto alle, al salvataggio il programma imposta la fine un’ora dopo l’inizio e te lo dice – “Impostata l’ora di fine a un’ora dopo l’inizio.” Il contrario non è ammesso: se compili solo la fine il salvataggio si ferma con “Indicare l’ora di inizio oppure azzerare l’ora di fine.”, e se la fine non è successiva all’inizio compare “L’ora di fine deve essere successiva all’ora di inizio.”
La scadenza sta sempre dentro un giorno solo: non esistono impegni che scavalcano la mezzanotte. Per un evento su più giorni crea una scadenza per ogni giornata.
Il documento collegato
I tipi previsti sono Fattura vendita, DDT vendita, DDT acquisto, Impegno cliente, Ordine fornitore, Documento magazzino, Vendita al banco. Il riferimento è la terna esercizio + numero + serie; la serie può restare vuota, le altre due no.
Il collegamento è tutto o niente: se compili anche uno solo dei tre campi devi compilarli tutti, altrimenti il salvataggio si ferma con “Per collegare un documento indicare tipo, esercizio e numero.”
Il pulsante Apri apre il documento indicato. Se non hai compilato nulla avvisa con “Nessun documento collegato alla scadenza.”
⚠️ Il riferimento non viene verificato. Nessuno controlla che quel documento esista davvero: se sbagli numero o esercizio, Apri ti apre una maschera documento vuota invece di segnalare l’errore. Conviene compilare i riferimenti copiandoli dal documento, non a memoria.
La chiusura
Quando la scadenza è evasa le assegni uno stato di chiusura (di serie: Pagato o Annullato) e compili Data chiusura e Importo pagato.
Se scegli uno stato che chiude e lasci la data vuota, al salvataggio il programma la mette a oggi e avvisa: “Impostata la data di chiusura a oggi.” L’importo pagato invece non viene proposto: se ti serve va scritto a mano.
Da quel momento la scadenza smette di essere segnalata: nell’elenco del gadget appare su sfondo verde tenue con il testo in grigio, nel calendario perde il colore di allarme, e se il gadget è impostato su Mostra solo le scadenze aperte sparisce del tutto.
2. Che cosa controlla il salvataggio
In ordine, prima di salvare:
| Controllo | Messaggio |
|---|---|
| data di scadenza compilata | “Impostare la data di scadenza” |
| descrizione compilata | “Impostare la descrizione della scadenza” |
| tipo selezionato | “Selezionare il tipo di scadenza.” |
| stato selezionato | “Selezionare lo stato della scadenza.” |
| documento completo | “Per collegare un documento indicare tipo, esercizio e numero.” |
| ricorrente senza periodicità | “Per una scadenza ricorrente indicare la periodicita’.” |
| ricorrente con meno di 2 rate | “Per una scadenza ricorrente il numero di rate deve essere almeno 2.” |
| orari coerenti | “Indicare l’ora di inizio oppure azzerare l’ora di fine.” / “L’ora di fine deve essere successiva all’ora di inizio.” |
I controlli si fermano al primo che non passa: se ne sbagli due, il secondo lo vedi solo dopo aver corretto il primo.
3. Le scadenze ricorrenti e le rate
Una scadenza che si ripete – l’affitto ogni mese, l’assicurazione ogni sei mesi, il canone annuale – si registra una volta sola e poi si moltiplica.
La scadenza che hai scritto diventa la rata 1, detta scadenza madre; le rate successive sono scadenze a sé stanti, ognuna con il suo codice, il suo stato e la sua data di chiusura, agganciate alla madre. In alto a destra, accanto agli orari, un’etichetta ricorda a quale rata stai guardando (rata 3 di 12) e, sulle rate successive alla prima, il numero della scadenza madre.
Come si generano
- Compila la scadenza come al solito, con la data della prima rata e l’importo.
- Attiva Scadenza ricorrente, scegli la Periodicità (settimanale, mensile, bimestrale, trimestrale, semestrale, annuale) e il N. rate, che è il totale compresa la prima.
- Salva.
- Premi Genera rate… e conferma la finestra che si apre.
L’ordine conta: il pulsante lavora sulla scadenza registrata, non su quello che vedi a video. Se lo premi mentre stai ancora scrivendo avvisa “Salvare la scadenza prima di generare le rate.”, e se non c’è nessuna scadenza caricata “Caricare una scadenza prima di generare le rate.”
La finestra Generazione rate ripropone i dati della scheda e chiede:
| Campo | Nota |
|---|---|
| Data prima rata | proposta la data di scadenza. Da qui in avanti tutte le date vengono ricalcolate |
| Periodicità | obbligatoria |
| Numero rate | almeno 2, non più di 240 |
| Stato delle rate | lo stato da assegnare alle rate create: normalmente Da pagare |
| Ripartisci l’importo sulle rate | se attivo divide l’importo della scadenza per il numero di rate |
Gli errori possibili sono “Indicare la data della prima rata.”, “Il numero di rate deve essere almeno 2.”, “Il numero di rate non puo’ superare 240.”, “Selezionare la periodicita’.”, “Selezionare lo stato da assegnare alle rate.”
Al termine compare “Generate N rate.” e la scheda si ricarica.
Che cosa fa esattamente la generazione
- Riscrive la scadenza madre: data, periodicità, numero rate e rata 1. La descrizione diventa “Descrizione – rata 1/12”.
- Crea le rate successive copiando dalla madre orari, note, tipo, soggetto, documento collegato e riferimento. Cambiano data, numero di rata, descrizione e stato (quello scelto nella finestra).
- Le date si contano sempre dalla prima rata, mai una dall’altra: una rata mensile che parte il 31 gennaio cade il 28 febbraio, poi il 31 marzo – e non il 28 marzo.
- Se attivi Ripartisci l’importo della madre viene diviso per il numero di rate, con l’arrotondamento ai decimali dell’azienda; la differenza finisce tutta sull’ultima rata, così la somma torna al centesimo.
- Le rate già esistenti e ancora aperte vengono cancellate e rifatte. È il modo corretto per correggere un piano sbagliato: si ripete la generazione.
⚠️ Attenzione a rigenerare con Ripartisci attivo. Dopo la prima generazione l’importo della madre non è più il totale, è quello della singola rata: se rigeneri lasciando il flag attivo, quell’importo viene diviso un’altra volta. Prima di rigenerare con la ripartizione, riporta l’importo della madre al totale.
Se qualche rata è già stata chiusa
La generazione si rifiuta di toccare un piano in cui anche una sola rata si trova in uno stato di chiusura: compare “Esistono gia’ delle rate chiuse: rigenerazione non consentita.” e non viene modificato niente. È voluto: le rate già pagate non si riscrivono. Per cambiare il piano da un certo punto in poi, correggi a mano le rate rimaste aperte o cancellale e ricrea le scadenze che servono.
Il pulsante lavora solo sulla madre: premuto su una rata risponde “La scadenza e’ gia’ una rata di un’altra scadenza.”
Se cambi i dati della ricorrenza
Se modifichi data di scadenza, periodicità o numero di rate di una madre che ha già delle rate e salvi, il programma se ne accorge e chiede:
“I dati della ricorrenza sono cambiati. Rigenerare le rate collegate?”
Rispondendo Sì rifà le rate aperte con i nuovi dati, senza ripartire l’importo e assegnando alle rate lo stato che in quel momento ha la madre. Rispondendo No non tocca niente: madre e rate restano disallineate finché non generi di nuovo a mano.
Cancellazione
Cancellando una madre con rate collegate:
- se esiste almeno una rata chiusa la cancellazione è vietata: “Esistono rate collegate gia’ chiuse: la scadenza non puo’ essere eliminata.”;
- altrimenti compare “Alla scadenza sono collegate N rate. Eliminare anche quelle?”. Sì cancella madre e rate, No annulla tutta l’operazione. Non c’è modo di cancellare la sola madre lasciando in piedi le rate.
Cancellare una singola rata, invece, non chiede niente e non aggiorna il conteggio delle altre: nell’elenco resterà, per esempio, una rata 4 di 12 con solo undici rate esistenti.
4. I tipi di scadenza
Il tipo è la categoria: serve a filtrare, a colorare e a leggere il calendario a colpo d’occhio.
Vedi tipi scadenza.
5. Gli stati
Lo stato è il punto del percorso: da fare, fatto, sospeso, annullato.
Vedi stati scadenza.
6. Il gadget in dashboard
Il gadget si chiama Calendario generico e si aggiunge alla dashboard come tutti gli altri. Nella barra del titolo trovi i pulsanti Imposta gadget, Aggiorna, Massimizza e Espandi / comprimi.
Ha due schede sugli stessi dati e tre pulsanti in basso: Nuova, Apri, Esporta.
La scheda “Elenco”
Una griglia ordinabile (clic sull’intestazione) con Scadenza, Dalle, Alle, Descrizione, Tipo, Stato, Soggetto, Importo, Rata.
Il colore della riga dice a colpo d’occhio come sta messa:
| Colore | Significato |
|---|---|
| verde tenue, testo grigio | scadenza chiusa |
| rosso tenue | scaduta: la data è passata e lo stato non chiude |
| giallo tenue | in arrivo: cade entro i giorni di preavviso impostati |
| bianco | tutto il resto |
L’elenco mostra una finestra di giorni intorno a oggi (di serie 30 giorni indietro e 180 avanti), non tutto l’archivio. Doppio clic su una riga, oppure il pulsante Apri, aprono la scadenza; senza aver selezionato niente Apri avvisa “Selezionare una scadenza dall’elenco.”
La scheda “Calendario”
È il calendario vero e proprio. In alto le frecce ‹ › per il periodo precedente e successivo, il pulsante Oggi, il titolo del periodo e, a destra, i pulsanti delle cinque viste: Giorno, Lavorativa, Settimana, Mese, Agenda. La settimana comincia di lunedì; la vista Agenda elenca in ordine di data i 60 giorni successivi.
Da tastiera: ← o Pag↑ periodo precedente, → o Pag↓ periodo successivo, Home torna a oggi, i tasti da 1 a 5 scelgono la vista.
- doppio clic su un impegno → apre la scadenza;
- doppio clic su un giorno vuoto → apre una nuova scadenza già proposta su quel giorno;
- gli impegni non si trascinano: la data si cambia solo dalla scheda della scadenza.
Il colore dell’impegno segue questa scala di priorità: rosso se scaduta, arancione se in arrivo, altrimenti il colore del suo stato o del suo tipo (lo decidi nelle impostazioni) e, se quel colore non è stato impostato, un colore assegnato dal programma.
Il calendario carica il periodo che stai guardando, non la finestra dell’elenco: spostandoti avanti o indietro vedi anche le scadenze che nell’elenco non compaiono. Le due schede quindi non contengono sempre le stesse righe.
Esporta
Genera un foglio Excel e lo apre. Esporta i dati della scheda che stai guardando: dall’Elenco la finestra di giorni intorno a oggi, dal Calendario il periodo visualizzato. Se non c’è niente da esportare avvisa “Nessun dato da esportare”.
Il foglio contiene anche tre colonne di servizio nascoste nella griglia – Codice, Chiusa e Colore -: si eliminano dal foglio dopo l’apertura.
7. Le impostazioni del gadget
Si aprono con il pulsante Imposta gadget nella barra del titolo.
| Impostazione | Effetto | Proposto |
|---|---|---|
| Titolo | sostituisce l’intestazione del gadget. Utile per tenere due gadget su tipi diversi | Calendario generico |
| Aggiorna ogni (minuti) | ogni quanto l’elenco si ricarica da solo | 120 |
| Giorni indietro | quanti giorni prima di oggi mostrare nell’elenco | 30 |
| Giorni avanti | quanti giorni dopo oggi mostrare nell’elenco | 90 |
| Preavviso (giorni) | entro quanti giorni una scadenza è “in arrivo” (riga gialla, impegno arancione) | 15 |
| Solo il tipo | limita il gadget a un solo tipo di scadenza; – tutti i tipi – per non filtrare | tutti |
| Colora per | se gli impegni del calendario prendono il colore dello Stato o del Tipo | Stato |
| Vista calendario | vista con cui si apre la scheda calendario: Mese, Settimana, Agenda | Mese |
| Scheda iniziale | se il gadget si apre sull’Elenco o sul Calendario | Elenco |
| Mostra solo le scadenze aperte | nasconde le scadenze in uno stato di chiusura | attivo |
Tre cose da sapere:
- finché non apri questa finestra il gadget si comporta in modo un po’ diverso da quello che la finestra propone: guarda 180 giorni in avanti invece di 90 e si aggiorna ogni 10 minuti invece di ogni 120. Confermando le impostazioni senza toccare quei campi passi a 90 giorni e a 120 minuti: se ti servono sei mesi di visibilità o un aggiornamento più frequente, scrivilo esplicitamente;
- l’intervallo di aggiornamento viene letto quando il gadget viene creato: il nuovo valore diventa operativo alla riapertura della dashboard. Nel frattempo usa il pulsante Aggiorna;
- la vista scelta qui è quella di partenza. I pulsanti della barra del calendario danno accesso anche a Giorno e Lavorativa, che nelle impostazioni non compaiono, e la scelta fatta lì vale fino alla riapertura della dashboard.
Il gadget non si accorge da solo delle scadenze che inserisci o modifichi: dopo aver chiuso la scheda premi Aggiorna, altrimenti la riga nuova compare al successivo aggiornamento automatico.
Due gadget affiancati sono spesso la configurazione migliore: uno intitolato Tributi filtrato sul tipo Tributo con preavviso lungo, e uno intitolato Agenda aperto sulla vista Settimana.
8. Promemoria
- Descrizione e data sono obbligatorie, ma il campo che governa tutto è lo stato. Prima di usare il calendario controlla quali stati hanno il flag Lo stato chiude la scadenza: senza uno stato di chiusura le scadenze evase restano rosse per sempre.
- Genera rate… lavora sulla scadenza salvata. Salva prima, genera poi.
- La generazione riscrive la scadenza madre: data, importo e descrizione (che diventa “… – rata 1/12”). Non è una copia, è una trasformazione.
- ⚠️ Non rigenerare con Ripartisci l’importo attivo senza aver prima riportato l’importo della madre al totale: verrebbe diviso una seconda volta.
- Le rate già chiuse bloccano tutto: né rigenerazione né cancellazione della madre. È voluto.
- Cancellando una rata singola il conteggio delle altre non si aggiorna: resteranno delle rata n/m con m sbagliato.
- Il documento collegato non viene verificato. Un riferimento sbagliato apre una maschera vuota invece di segnalare l’errore.
- Tipi e stati già usati non si cancellano. Per i tipi togli il flag Tipo attivo; per gli stati, e in generale, cambia solo la descrizione – mai il significato di un codice già assegnato a delle scadenze.
- Elenco e calendario non mostrano lo stesso periodo: l’elenco è una finestra fissa intorno a oggi, il calendario segue la navigazione.
- Dopo aver inserito o modificato una scadenza premi Aggiorna sul gadget: l’elenco non si ricarica da solo.
- I campi “Giorni di preavviso” della tabella tipi e della scadenza non sono in uso: il preavviso è quello impostato sul gadget, uguale per tutte le scadenze.