L’archivio Tipi scadenza calendario contiene le categorie in cui si dividono le scadenze del calendario generico: canoni, assicurazioni, tributi, adempimenti, appuntamenti, tutto quello che serve alla tua azienda.
Il tipo è il primo dei due campi obbligatori che classificano una scadenza – l’altro è lo stato, che invece dice a che punto è il suo percorso. Il tipo risponde a “che cosa è”, lo stato a “come sta”: due domande diverse, che non vanno mescolate in una sola tabella.
Non è una semplice etichetta. Dal tipo dipendono il filtro con cui un gadget della dashboard può mostrare solo una famiglia di scadenze, e il colore con cui gli impegni compaiono nel calendario. È quindi la tabella da impostare per prima, prima ancora di cominciare a registrare le scadenze.
L’archivio è per azienda: ogni azienda ha i suoi tipi.
La gestione completa delle scadenze è descritta nella guida Calendario generico.
1. I campi
| Campo | A cosa serve |
|---|---|
| Codice | numero progressivo, proposto dal programma. Non serve inventarlo |
| Descrizione | il nome del tipo, fino a 50 caratteri. È il testo che compare nella scheda della scadenza, nella colonna Tipo dell’elenco e nel filtro del gadget |
| Colore | il rettangolo colorato: il colore con cui le scadenze di questo tipo appaiono nel calendario |
| Tipo attivo | flag per mettere da parte un tipo che non si usa più |
Entrambi i campi di testa sono obbligatori: senza codice compare “Impostare il codice del tipo”, senza descrizione “Impostare la descrizione del tipo”.
La descrizione conserva maiuscole e minuscole come la scrivi.
Il codice viene proposto dal contatore e prosegue da dove sono arrivati i tipi caricati all’installazione: il primo tipo che crei tu prende il numero 6. Lascialo come viene proposto: è solo un identificativo interno, quello che leggi ovunque è la descrizione.
2. Il colore
Il colore non si scrive: si fa clic sul rettangolo accanto alla scritta Colore e si sceglie dalla tavolozza che si apre (Seleziona un colore).
Due cose da sapere:
- il rettangolo risponde solo mentre stai inserendo o modificando il tipo. In sola lettura il clic non fa niente: entra prima in variazione;
- cambiare il colore è già una modifica: dopo aver scelto il colore il salvataggio è attivo anche se non hai toccato nessun altro campo.
Su un tipo nuovo il colore parte dall’azzurro. Un tipo ha sempre un colore: se non lo scegli resta quello proposto.
Quando il colore si vede davvero
Il colore del tipo compare nel calendario del gadget solo se il gadget è impostato su Colora per → Tipo. Di serie i gadget colorano per stato, e in quel caso i colori di questa tabella non si vedono affatto.
E anche impostando Colora per → Tipo, il colore del tipo non ha la precedenza assoluta: nel calendario una scadenza già scaduta resta rossa e una in arrivo resta arancione, qualunque colore abbia il suo tipo. Il colore del tipo si vede sulle scadenze tranquille, quelle ancora lontane.
⚠️ Evita di dare a un tipo il rosso o l’arancione. Sono i due colori con cui il calendario segnala “scaduta” e “in arrivo”: usarli per un tipo rende impossibile distinguere a colpo d’occhio un impegno urgente da uno qualsiasi. Il tipo Tributo caricato all’installazione è rosso proprio per questo motivo: se colori per tipo, conviene cambiarlo.
Scegli colori distanti fra loro: il calendario si legge da lontano, quattro sfumature di blu non servono a niente.
3. Il flag “Tipo attivo”
Serve a togliere dall’uso corrente un tipo che non vuoi più assegnare, senza cancellarlo. Le scadenze già registrate con quel tipo restano intatte e continuano a mostrarne la descrizione.
È la strada da seguire ogni volta che una classificazione va in pensione: la storia resta leggibile, e nessuna scadenza vecchia si ritrova con un tipo che non esiste più.
Sui tipi nuovi il flag è attivo di partenza.
4. Dove si usa il tipo
- Sulla scheda della scadenza, campo Tipo: è obbligatorio. Senza, il salvataggio si ferma con “Selezionare il tipo di scadenza.”
- Nella colonna Tipo dell’elenco del gadget, e nel foglio Excel prodotto da Esporta.
- Nel filtro Solo il tipo delle impostazioni del gadget: scegliendo un tipo, quel gadget mostra soltanto le sue scadenze. È il modo per tenere in dashboard due o tre gadget affiancati – uno per i tributi, uno per gli appuntamenti – ognuno con il suo titolo.
- Nel colore degli impegni del calendario, quando il gadget è impostato su Colora per → Tipo.
- Nella riga descrittiva dell’impegno, sotto il titolo, insieme a stato e soggetto.
Il tipo è una classificazione: non incide su importi, contabilità, magazzino o documenti. Serve a filtrare, colorare e leggere.
5. I tipi caricati all’installazione
Con l’aggiornamento alla versione 26.1 ogni azienda si trova già cinque tipi pronti:
| Descrizione | Colore |
|---|---|
| Canone | blu |
| Assicurazione | viola |
| Tributo | rosso |
| Adempimento | verde acqua |
| Altro | grigio-azzurro |
Sono valori di partenza, non un vincolo: rinominali, ricoloriali e aggiungine altri secondo il tuo modo di lavorare. I tipi che erano già presenti non vengono mai toccati dall’aggiornamento.
Come impostare la tabella
- Guarda l’elenco delle scadenze che oggi tieni fuori dal gestionale e raggruppale: di solito bastano cinque o sei famiglie.
- Adatta i cinque tipi di serie invece di crearne di nuovi accanto: cambiare la descrizione di Altro in Manutenzioni costa meno che ritrovarsi con dieci tipi mezzi vuoti.
- Assegna a ognuno un colore ben distinto, evitando rosso e arancione.
- Solo dopo comincia a registrare le scadenze.
6. Cancellazione
Un tipo usato da almeno una scadenza non si cancella. Il programma conta le scadenze che lo utilizzano e, se ne trova, blocca l’operazione:
“Il tipo e’ utilizzato da una o piu’ scadenze del calendario e non puo’ essere eliminato. In alternativa togliere il flag “Tipo attivo”.”
Il controllo guarda tutte le scadenze, comprese quelle chiuse e archiviate da anni: in pratica, un tipo che hai davvero usato non tornerà più cancellabile. Ed è giusto così.
Un tipo mai usato si cancella senza domande. Ma anche lì, se il dubbio è “forse mi servirà”, togliere il flag Tipo attivo è sempre la scelta più prudente.
7. Promemoria
- Non cambiare il significato di un tipo già usato. Le scadenze conservano il codice, non la descrizione: se trasformi Canone in Appuntamento, tutte le scadenze registrate come canoni diventano appuntamenti senza che nessuno te lo segnali. Per una famiglia nuova, crea un tipo nuovo.
- Correggere un errore di ortografia nella descrizione, invece, si può sempre: è l’unica modifica che non ha effetti collaterali.
- Un tipo usato non si cancella: togli il flag Tipo attivo.
- Il colore si vede solo con Colora per → Tipo, e comunque mai sulle scadenze scadute o in arrivo, che restano rosse e arancioni.
- Non usare il rosso e l’arancione per un tipo: sono i colori dell’allarme.
- Tieni la tabella corta. Se un tipo ha una sola scadenza all’anno, probabilmente va sotto Altro.
- Il campo “Giorni di preavviso” non è in uso: nella versione attuale è nascosto e nessuna funzione lo legge. Il preavviso con cui una scadenza viene segnalata “in arrivo” è quello impostato sul gadget, uguale per tutti i tipi.
- Un tipo di serie che hai cancellato può ricomparire se l’assistenza rilancia l’allineamento delle tabelle della versione 26.1: la procedura ricrea solo quelli mancanti, senza toccare gli altri.