L’archivio Stati scadenza calendario contiene i punti del percorso che una scadenza del calendario generico può attraversare: da pagare, pagato, sospeso, annullato – o come preferisci chiamarli.
Se il tipo dice che cosa è una scadenza, lo stato dice come sta. È il campo che si cambia man mano che le cose vanno avanti, ed è quello che decide se una scadenza continua a comparire fra quelle da evadere o se esce di scena.
Questa è la tabella più delicata delle due: contiene un flag – Lo stato chiude la scadenza – da cui dipende quasi tutto il comportamento del calendario. Vale la pena impostarla con attenzione prima di cominciare a registrare le scadenze.
L’archivio è per azienda: ogni azienda ha i suoi stati.
La gestione completa delle scadenze è descritta nella guida Calendario generico; le categorie sono nella guida Tipi scadenza calendario.
1. I campi
| Campo | A cosa serve |
|---|---|
| Codice | numero progressivo, proposto dal programma |
| Descrizione | il nome dello stato, fino a 50 caratteri. È quello che si legge nella scheda della scadenza e nella colonna Stato dell’elenco |
| Colore | il rettangolo colorato: il colore con cui le scadenze in questo stato appaiono nel calendario |
| Ordinamento | l’ordine con cui lo stato compare negli elenchi |
| Lo stato chiude la scadenza | il flag che decide se la scadenza è ancora da evadere o no |
| Stato proposto sulle nuove scadenze | lo stato che il programma mette da solo su ogni scadenza nuova |
Codice e descrizione sono obbligatori: senza compaiono “Impostare il codice dello stato” e “Impostare la descrizione dello stato”. La descrizione conserva maiuscole e minuscole come la scrivi.
Il codice prosegue da dove sono arrivati gli stati caricati all’installazione: il primo che crei tu prende il numero 5.
A differenza dei tipi, gli stati non hanno un flag di attivazione. Un percorso che non usi più si può solo rinominare o lasciare inutilizzato: motivo in più per tenerne pochi.
2. “Lo stato chiude la scadenza”: il flag che governa tutto
È il campo più importante dell’archivio. Attivandolo dichiari che una scadenza in questo stato è archiviata: non è più da fare, non va più ricordata.
Da questo flag dipendono, tutte insieme, sette cose:
- la proposta della data di chiusura. Assegnando alla scadenza uno stato che chiude, se la Data chiusura è vuota il programma la mette a oggi e avvisa: “Impostata la data di chiusura a oggi.” Con uno stato che non chiude, non propone niente;
- il colore della riga nell’elenco del gadget: verde tenue con il testo in grigio;
- la fine delle segnalazioni nel calendario: una scadenza chiusa non diventa mai rossa né arancione, per quanto vecchia sia;
- il filtro Mostra solo le scadenze aperte: con quell’impostazione attiva (ed è quella di serie) le scadenze in uno stato di chiusura spariscono da elenco e calendario;
- la protezione delle rate pagate: la rigenerazione delle rate di una scadenza ricorrente si rifiuta di procedere se anche una sola rata si trova in uno stato di chiusura – “Esistono gia’ delle rate chiuse: rigenerazione non consentita.”;
- il divieto di cancellare una scadenza madre le cui rate sono in parte già chiuse: “Esistono rate collegate gia’ chiuse: la scadenza non puo’ essere eliminata.”;
- la conservazione delle rate chiuse quando un piano viene rifatto: la rigenerazione cancella e ricrea solo le rate ancora aperte.
Ne segue la regola pratica:
⚠️ Deve esistere almeno uno stato con il flag attivo, altrimenti nel calendario non si chiude più niente: ogni scadenza evasa continua a comparire in rosso e il filtro Mostra solo le scadenze aperte non nasconde nulla. Nessun controllo lo impedisce.
E la conseguenza opposta, meno evidente:
⚠️ Cambiare il flag su uno stato già in uso agisce sul passato. Togliendolo da Pagato, tutte le scadenze pagate – anche quelle di tre anni fa – tornano a essere considerate aperte e si ricolorano di rosso. Mettendolo su uno stato che ne era privo, tutte le scadenze che lo usano diventano chiuse in un colpo solo, restando però senza data di chiusura: quella viene proposta solo al momento del salvataggio della singola scadenza, non a posteriori.
3. Lo stato proposto sulle nuove scadenze
Il flag Stato proposto sulle nuove scadenze indica lo stato con cui nasce ogni scadenza. Tipicamente è Da pagare, cioè il primo gradino del percorso.
Il proposto è uno solo: mettendo il flag su uno stato, il programma lo toglie automaticamente da tutti gli altri subito dopo il salvataggio. Non devi andare a spegnere il precedente.
Se nessuno stato ha il flag, sulle nuove scadenze viene proposto il primo stato in ordine di Ordinamento (a parità, quello con il codice più basso). Il calendario non resta mai senza una proposta, ma è meglio decidere tu quale sia.
Non mettere il flag su uno stato che chiude: ogni nuova scadenza nascerebbe già archiviata, e con la data di chiusura impostata a oggi al primo salvataggio.
4. L’ordinamento
È il numero che governa la sequenza con cui gli stati compaiono negli elenchi di scelta. Lasciando tutto a zero l’ordine è quello dei codici, cioè quello con cui li hai creati – che raramente è l’ordine in cui li leggi.
Usa numeri a passi di dieci (10, 20, 30, 40), come negli stati caricati all’installazione: così puoi infilarne uno nuovo in mezzo (15, 25) senza rinumerare tutto.
L’ordinamento serve anche come criterio di riserva per la scelta dello stato proposto (vedi § 3). Se lasci il campo vuoto viene salvato zero.
5. Il colore
Il colore non si scrive: si fa clic sul rettangolo accanto alla scritta Colore e si sceglie dalla tavolozza (Seleziona un colore).
- Il rettangolo risponde solo mentre stai inserendo o modificando lo stato: in sola lettura il clic non fa niente.
- Cambiare il colore è già una modifica: dopo la scelta il salvataggio è attivo anche se non hai toccato altro.
- Su uno stato nuovo il colore parte dall’arancione. Uno stato ha sempre un colore.
Il colore dello stato è quello che il calendario usa di serie per colorare gli impegni (l’alternativa è il colore del tipo, e si sceglie nelle impostazioni del gadget con Colora per).
Anche qui vale la precedenza dell’allarme: una scadenza scaduta resta rossa e una in arrivo resta arancione, qualunque colore abbia il suo stato. Il colore dello stato si vede sulle scadenze ancora lontane e su quelle chiuse.
⚠️ Per lo stesso motivo, non usare il rosso e l’arancione per uno stato: sono i colori con cui il calendario segnala “scaduta” e “in arrivo”. Lo stato Da pagare caricato all’installazione è arancione: se vuoi distinguere a colpo d’occhio l’urgenza dalla normalità, conviene cambiarlo.
6. Gli stati caricati all’installazione
Con l’aggiornamento alla versione 26.1 ogni azienda si trova già quattro stati pronti:
| Descrizione | Colore | Chiude | Proposto | Ordinamento |
|---|---|---|---|---|
| Da pagare | arancione | no | sì | 10 |
| Pagato | verde | sì | no | 20 |
| Sospeso | grigio | no | no | 30 |
| Annullato | grigio chiaro | sì | no | 40 |
È un percorso completo così com’è: uno stato di partenza, due modi di finire (evasa o annullata) e un parcheggio per quello che è fermo ma non morto. Gli stati che erano già presenti non vengono toccati dall’aggiornamento.
Come impostare la tabella
- Parti da questi quattro e adatta le descrizioni al tuo linguaggio (Da pagare → Da fare, se usi il calendario per gli adempimenti più che per i pagamenti).
- Verifica che il flag chiude sia attivo su tutti i modi di finire, annullamenti compresi.
- Verifica che sia attivo su nessuno stato intermedio: uno stato In pagamento o Inviato al commercialista non deve chiudere, altrimenti la scadenza sparisce dai radar prima di essere davvero conclusa.
- Dai un ordinamento a passi di dieci e colori distinti, evitando rosso e arancione.
7. Cancellazione
Uno stato usato da almeno una scadenza non si cancella:
“Lo stato e’ utilizzato da una o piu’ scadenze del calendario e non puo’ essere eliminato.”
Il controllo guarda tutte le scadenze, comprese quelle chiuse anni fa: in pratica uno stato che hai davvero usato non tornerà più cancellabile. E non essendoci un flag di attivazione, l’unica strada è riusarlo cambiandogli descrizione – con tutte le cautele del caso – oppure lasciarlo lì inutilizzato.
Uno stato mai usato si cancella senza domande.
8. Promemoria
- Il flag Lo stato chiude la scadenza è il cuore dell’archivio. Controllalo su ogni stato prima di mettere in uso il calendario.
- Almeno uno stato deve chiudere. Se nessuno lo fa, nel calendario non si archivia più niente e nessuno te lo segnala.
- Cambiare quel flag riscrive il passato: tutte le scadenze già registrate in quello stato cambiano comportamento all’istante, senza avvisi e senza data di chiusura.
- Nessuno stato intermedio deve chiudere. Sospeso non chiude: è fermo, non finito.
- Non modificare il significato di uno stato già in uso. Le scadenze conservano il codice, non la descrizione: trasformare Sospeso in Pagato riclassifica in silenzio tutto lo storico. Per un gradino nuovo, crea uno stato nuovo.
- Uno stato usato non si cancella, e non esiste un flag per metterlo in disparte: tienine pochi, quattro o cinque bastano.
- Lo stato proposto è uno solo, e non deve essere uno stato che chiude.
- Non usare il rosso e l’arancione per uno stato: sono i colori con cui il calendario segnala scaduto e in arrivo.
- Uno stato di serie che hai cancellato può ricomparire se l’assistenza rilancia l’allineamento delle tabelle della versione 26.1: la procedura ricrea solo quelli mancanti, senza toccare gli altri.