Una rilevazione di magazzino è la conta fisica: si elenca quanta merce c’è davvero a scaffale, articolo per articolo (con varianti e lotti, se gestiti), e poi si chiede ad Atlantis di allineare i saldi generando i documenti di rettifica per le differenze.
Si trova in Magazzino → Inventari → Rilevazioni di magazzino.
È il pezzo che scrive nel magazzino, e va tenuto distinto dagli altri due del ramo:
| Funzione | Cosa fa |
|---|---|
| Tipo rilevazione | il modello che dice con quali causali registrare eccedenze e mancanze (vedi la guida Tipi rilevazioni) |
| Rilevazione | la conta vera e propria: righe contate + generazione delle rettifiche |
| Inventario | la fotografia calcolata dai movimenti a una certa data, che non movimenta nulla (vedi la guida Inventari) |
L’ordine di lavoro di fine anno è: conta → rilevazione → genera rettifiche → genera l’inventario → stampa valorizzata. L’inventario generato prima delle rettifiche fotografa i saldi ancora sbagliati.
1. Prima di iniziare
Servono due cose già pronte:
- un tipo rilevazione con la causale di carico e quella di scarico compilate (senza, la generazione si ferma);
- il deposito da contare. La rilevazione lavora su un solo deposito: se ne conti più d’uno, fai una rilevazione per deposito.
2. La testata
| Campo | A cosa serve |
|---|---|
| Codice | assegnato dal numeratore automatico, con gli zeri davanti. Obbligatorio |
| Descrizione | fino a 40 caratteri: è quello che si legge nelle ricerche e in testa alla stampa. Scrivici il motivo e il reparto (“Inventario 31/12 – magazzino centrale”) |
| Data | obbligatoria. È la data che finisce sui documenti di rettifica, e determina l’esercizio in cui vengono registrati |
| Cod. tipo | il tipo rilevazione, da cui vengono lette le due causali. Obbligatorio |
| Deposito | il magazzino contato. Obbligatorio: è il deposito su cui vengono confrontate le esistenze e su cui vengono generate le rettifiche |
| Rettifiche generate | spunta di stato, attivata dal programma quando le rettifiche sono state prodotte |
3. Riempire le righe
Il corpo è la lista di quello che hai contato: codice articolo, descrizione, unità di misura, quantità rilevata, varianti e lotto.
A mano
Si digita il codice articolo (o lo si cerca, o lo si legge con il lettore di codici a barre: il campo riconosce sia i codici a barre sia i codici articolo di clienti e fornitori), si indica la quantità e si preme Conferma riga, che salva la riga e passa alla successiva.
Se l’articolo è a varianti, la maschera passa da sola alla scheda Varianti e chiede i livelli previsti dalla struttura – obbligatori fino al numero di livelli della struttura stessa. Dalla ricerca sulle varianti si apre la finestra di scelta della combinazione. Riempite le varianti, il fuoco torna sulla quantità.
Se l’articolo è a lotto (modulo lotti installato), compare il campo Lotto, ed è obbligatorio: la conta dei prodotti a lotto va tenuta lotto per lotto. Se il tipo lotto prevede la creazione al volo, si può scrivere un codice lotto nuovo: viene creato in anagrafica al salvataggio. Altrimenti il lotto deve già esistere. Il menu accanto al campo contiene Crea lotto, che apre direttamente l’anagrafica lotti e riporta indietro il codice creato.
⚠️ Gli articoli a kit non sono gestiti. Digitandone uno compare l’avviso “Articoli a kit non permessi”, e in salvataggio la rilevazione viene bloccata con “Articolo ‘…’ gestito a Kit. Gestione kit non supportata”. Vanno tolti dalla lista.
Carica articoli
Il pulsante Carica articoli apre un menu con quattro modi di riempire il corpo in blocco:
| Voce | Cosa fa |
|---|---|
| Carica da pannello selezione articoli… | apre il pannello di selezione articoli (filtri per gruppo, marca, deposito, giacenza…) e inserisce tutti gli articoli selezionati |
| Carica da csv… | importa le righe da un file CSV (vedi sotto) |
| Carica lotti prodotto evidenziato | per l’articolo su cui sei posizionato, inserisce una riga per ogni suo lotto in anagrafica |
| Carica tutti i lotti di tutti i prodotti nel documento | fa lo stesso per tutti gli articoli a lotto già presenti nella lista, e toglie le righe rimaste senza lotto |
Il caricamento non crea doppioni: se la combinazione articolo + varianti + lotto è già nella lista, non viene aggiunta una seconda volta.
⚠️ Le righe caricate arrivano con quantità zero, e zero significa “non ce n’è”. Alla generazione una riga a zero produce uno scarico pari a tutta l’esistenza. Se carichi l’elenco e ne compili solo una parte, tutto il resto viene azzerato. Se usi il caricamento massivo, o compili ogni riga, oppure cancelli le righe che non hai contato prima di generare.
Importare da CSV
Il pulsante con la i mostra il tracciato atteso:
cod;descr;codvar1;codvar2;codvar3;codvar4;qta;lotto
ART Y;Articolo Y;;;;;5;
ART X;Articolo X;;;;;10;LOT1
ART Z;Articolo Z;XL;BLUE;;;3;Punto e virgola come separatore, prima riga di intestazione (viene saltata), otto colonne. La descrizione è solo di appoggio: quello che conta è il codice, che viene verificato come se lo avessi digitato. Le righe senza codice articolo vengono ignorate; alla prima riga che il programma non riesce a salvare l’importazione si interrompe, lasciando in lista quelle già caricate.
L’importazione funziona solo con la maschera in caricamento o in variazione; altrimenti compare “Operazione non permessa. Eseguibile solo in caricamento o variazione”.
Giacenze
Il pulsante Giacenze apre, per l’articolo della riga corrente, la finestra delle giacenze per deposito. È il modo rapido per capire se una differenza che stai per registrare ha senso.
4. Stampare il foglio di conta
Con la rilevazione caricata, il pulsante di stampa produce il foglio di rilevazione: intestazione con nome, data e deposito, e per ogni riga codice articolo, descrizione, varianti e lotto, unità di misura, Esistenza att. (il saldo a sistema), Quantità (quella già scritta nella rilevazione) e una colonna Quantità Rilevata lasciata vuota, da riempire a penna durante il giro.
Il modo di lavorare più comodo è quindi: carica gli articoli da contare, stampa il foglio, conta, e poi riporta i numeri nelle righe.
5. Generare le rettifiche
Il pulsante Genera rettifiche funziona solo con la maschera in interroga e la rilevazione caricata; in caricamento o variazione risponde “Operazione eseguibile in modalità ‘interroga’ con rilevazione caricata”. Dopo la conferma succede questo:
- ricalcolo dei saldi degli articoli presenti nella rilevazione, così il confronto avviene su dati aggiornati. Se il ricalcolo va in errore viene chiesto se continuare;
- lettura delle due causali dal tipo rilevazione; se non si trovano, si ferma con “Attenzione! causali rettifiche non determinate”;
- per ogni riga viene confrontata la quantità rilevata con l’esistenza attuale nel deposito della rilevazione – a livello di lotto per gli articoli a lotto, di variante per quelli a varianti;
- vengono generati due documenti di magazzino: uno con la causale di carico per le righe in eccedenza, uno con la causale di scarico per quelle in mancanza. La quantità movimentata è la differenza, non la quantità contata;
- le righe senza differenza vengono saltate; se in un verso non c’è nessuna differenza, quel documento non viene creato;
- tutto in un’unica transazione: o passano entrambi i documenti, o non passa niente. Al termine compare “Operazione eseguita”;
- la rilevazione viene marcata “Rettifiche generate” e ricaricata.
Se le rettifiche risultano già generate, il pulsante risponde “Rettifiche già generate” e non fa nulla.
⚠️ Il confronto è con l’esistenza di adesso, non con quella alla data della rilevazione. I documenti nascono con la data indicata in testata, ma le differenze sono calcolate sui saldi al momento in cui premi il pulsante. Se fra la conta e la generazione registri altri documenti su quegli articoli, le rettifiche risultano sbagliate. Genera le rettifiche subito dopo aver riportato la conta.
⚠️ La spunta “Rettifiche generate” è modificabile. Entrando in variazione la si può togliere, e a quel punto il pulsante torna attivo: le rettifiche verrebbero generate una seconda volta, con documenti doppi che sballano il magazzino. Toglila solo se sai esattamente perché lo stai facendo.
Cosa contengono i documenti generati
| Dato | Da dove viene |
|---|---|
| Serie e numero | numeratore della serie indicata nella causale documento |
| Data ed esercizio | la data della rilevazione |
| Causale di magazzino | quella collegata alla causale documento |
| Deposito principale | il deposito della rilevazione |
| Secondo deposito | quello indicato nella causale documento |
| Contropartita | quella dei dati fissi, incrociata con la contropartita dell’articolo |
| Lotto | riportato sulla riga per gli articoli a lotto |
Le righe sono generate a prezzo zero: sono documenti di sola quantità, fatti per rimettere a posto le giacenze, non per valorizzare la rettifica. I due documenti si aprono e si stampano come qualsiasi altro documento di magazzino.
Se la causale indicata nel tipo rilevazione non esiste fra le causali dei documenti di magazzino, compare l’errore sulla generazione del documento di carico o di scarico e l’operazione non viene eseguita.
6. Promemoria
- Un deposito per rilevazione. Le rettifiche vengono generate sul deposito di testata: contando due magazzini in una sola rilevazione i numeri finiscono tutti sul primo.
- Zero è un valore, non un “non lo so”. Una riga a zero azzera la giacenza dell’articolo. Cancella le righe che non hai contato.
- Le rettifiche si generano una volta sola. Per correggere un errore, intervieni sui documenti generati o crea una nuova rilevazione: non togliere la spunta per rigenerare.
- Prima le rettifiche, poi l’inventario. L’inventario è una fotografia dei movimenti: se lo generi prima, fotografa i saldi ancora da correggere.
- Non lasciar passare giorni fra la conta e la generazione: il confronto usa i saldi del momento in cui premi il pulsante.
- Articoli a lotto: il lotto è obbligatorio e la conta va fatta per lotto. Il caricamento “Carica tutti i lotti…” prepara l’elenco completo in un colpo solo – ricordandosi però che le righe arrivano a zero.
- Articoli a kit: non gestiti, vanno esclusi dalla rilevazione.
- Conserva le rilevazioni: insieme al foglio di conta firmato sono la traccia di come si è arrivati ai saldi di fine anno, e la stampa resta rifacibile in qualsiasi momento.