La serie è la lettera (o la sigla) che affianca il numero di un documento: fattura 125/A, DDT 48/B. Serve a tenere numerazioni separate all’interno dello stesso tipo di documento e dello stesso anno.
Non è un dato decorativo: insieme al numero e all’esercizio, la serie identifica il documento. Due fatture possono avere lo stesso numero nello stesso anno purché abbiano serie diverse – ed è esattamente ciò che permette di gestire, per esempio, una numerazione per la sede e una per la filiale, o una per le fatture normali e una per le autofatture.
Questo archivio contiene l’elenco delle serie ammesse, tipo di documento per tipo di documento.
Si trova in Archivi → Tabelle → Documenti → Serie documenti.
1. Come è fatto l’archivio
La maschera non funziona come le altre tabelle: non si crea un record da zero. In alto c’è un solo campo, Tipo documento, che è un elenco a tendina con tutti i tipi gestiti da Atlantis (fatture di vendita, DDT di vendita, DDT di acquisto, impegni cliente, ordini fornitore, documenti di magazzino, POS…). Sotto c’è la griglia delle serie di quel tipo.
Le schede dei tipi documento esistono già tutte: alla prima apertura della maschera vengono create da sole, una per ogni tipo di documento presente in archivio. Quello che si fa qui è aggiungere righe alla griglia del tipo che interessa.
Scegliendo un tipo documento dalla tendina, la griglia si ricarica immediatamente sulle serie di quel tipo. La ricerca della barra (Ricerca serie documenti → Ricerca per tipo documento) fa la stessa cosa da un elenco.
Le righe della griglia si confermano con il pulsante Conferma: finché non lo si preme, la riga in corso non è salvata.
2. I campi
| Campo | A cosa serve |
|---|---|
| Serie | il codice, fino a 5 caratteri. È quello che comparirà accanto al numero del documento. Nella pratica quasi sempre una lettera sola (A, B, V) |
| Descrizione | fino a 30 caratteri. Serve solo a chi configura, per ricordarsi a cosa corrisponde la serie: “Sede”, “Filiale Milano”, “Autofatture”. Non compare sui documenti stampati |
Le serie sono ordinate per codice nella griglia, e sono per tipo documento: la serie A delle fatture di vendita e la serie A dei DDT sono due righe distinte, in due schede distinte. Volendo la stessa sigla su più tipi di documento, va inserita in ognuno.
L’archivio è per azienda.
3. A cosa serve davvero la serie: la numerazione
È il punto centrale, e non si vede guardando la maschera.
Atlantis tiene un progressivo separato per ogni combinazione di tipo documento + esercizio + serie. Quando si crea un documento nuovo, il numero proposto è il prossimo di quella serie, in quell’anno.
Ne discende il comportamento che sorprende chi non lo sa: in un documento nuovo, cambiando la serie cambia anche il numero proposto. Non è un errore – il programma sta andando a leggere il progressivo dell’altra serie.
Il progressivo di ciascuna serie parte da 1 e prosegue per conto suo. Due serie sullo stesso tipo di documento sono quindi due numerazioni parallele e indipendenti:
| Tipo documento | Serie | Esercizio | Prossimo numero |
|---|---|---|---|
| Fatture di vendita | A | 2026 | 1, 2, 3, … |
| Fatture di vendita | B | 2026 | 1, 2, 3, … |
| Fatture di vendita | A | 2027 | riparte da 1 |
I progressivi si consultano e si correggono in Utilità → Amministrazione → Progressivi / Numerazioni: è lì che si va se una numerazione deve ripartire da un numero preciso, non in questo archivio.
⚠️ La serie non si aggiunge per ordine, si aggiunge per necessità. Ogni serie in più è una numerazione in più da presidiare, da stampare e da giustificare in sede di controllo. Se non c’è una ragione fiscale o organizzativa per separare le numerazioni, tienine una sola.
4. Come la serie arriva sul documento
Su due strade, ed entrambe vanno conosciute.
Dalla causale documento. Ogni causale porta una serie, ed è un campo obbligatorio: senza, la causale non si salva (“Impostare la serie documento”). Quando si crea un documento e si sceglie la causale, la serie della causale viene proposta in automatico in testata. È il modo normale di lavorare: l’operatore sceglie la causale, la serie viene di conseguenza.
A mano, in testata del documento. Il campo Serie del documento è obbligatorio ma si scrive liberamente: l’operatore può sovrascrivere quella proposta dalla causale.
⚠️ Nessuna delle due strade verifica che la serie esista in questo archivio. Né il campo della causale né quello del documento controllano l’archivio serie: si può digitare una sigla mai censita e il documento si salva lo stesso, con una sua numerazione tutta nuova. Un refuso –
Ascritto comeQ– non produce nessun errore: produce una serie fantasma con il suo progressivo che parte da 1.È il motivo per cui conviene lavorare sempre per causale, lasciando che sia lei a portare la serie, e non far digitare la serie agli operatori.
5. Dove si vede la serie
La serie accompagna il documento ovunque, perché ne fa parte:
| Dove | Come compare |
|---|---|
| Elenchi documenti, pannelli e gadget | il documento è identificato come numero / serie |
| Fattura elettronica | il numero inviato allo SdI è numero/serie: la fattura 125 serie A parte come 125/A. È il numero che il cliente vede e con cui la fattura viene registrata |
| Riferimenti ai DDT in fattura elettronica | anche i DDT richiamati nella fattura sono indicati come numero/serie |
| Contabilità | la registrazione di primanota generata dalla contabilizzazione conserva la serie del documento |
| Ricerche, filtri e stampe | la serie è uno dei criteri con cui si cerca e si filtra un documento |
| Log del programma | le operazioni sui documenti vengono registrate come esercizio · serie · numero |
Detto altrimenti: la serie è parte dell’identità del documento, non un attributo modificabile a piacere.
6. Creare, modificare, cancellare
Creare – si sceglie il tipo documento dalla tendina, si aggiunge una riga alla griglia con codice e descrizione, si preme Conferma e si salva. La serie è utilizzabile subito.
Modificare la descrizione – libero, non ha conseguenze: la descrizione resta dentro questo archivio.
Modificare il codice – da non fare su una serie già usata. I documenti, le causali e i progressivi conservano il codice: cambiandolo qui, i documenti restano agganciati a una sigla che nell’archivio non esiste più, mentre il loro progressivo continua a vivere sotto il vecchio codice.
Cancellare – la riga si toglie dalla griglia.
⚠️ La cancellazione di una serie non viene bloccata da niente. A differenza delle altre tabelle, qui non scatta il controllo che impedisce di eliminare un valore ancora collegato: la riga viene tolta anche se ci sono causali che la indicano e documenti che la portano. Non compare nessun avviso.
Le conseguenze non sono immediate ma sono reali: i documenti già emessi restano con una serie che non è più in archivio, le causali che la indicavano continuano a proporla, e il progressivo di quella serie resta memorizzato – per cui, ricreando la serie con lo stesso codice, la numerazione riprende da dove era arrivata, non da 1.
Se una serie non serve più, la strada corretta è smettere di usarla: toglierla dalle causali che la propongono e lasciarla in archivio a documentare lo storico.
7. Come si imposta
- Decidi quante numerazioni ti servono davvero, e per quali tipi di documento. Nel dubbio: una.
- Inserisci le serie in questo archivio, tipo documento per tipo documento, con codici brevi e descrizioni che dicano a cosa servono.
- Vai nelle causali documento e assegna a ciascuna la serie giusta: è da lì che la serie arriverà sui documenti.
- Verifica i progressivi in Utilità → Amministrazione → Progressivi / Numerazioni – soprattutto in avviamento, se devi ripartire da un numero già raggiunto con il gestionale precedente.
- Fai una prova: crea un documento con ciascuna causale e controlla che serie e numero proposti siano quelli attesi.
Due configurazioni tipiche:
- Sede e filiale – sulle fatture di vendita, serie
A(Sede) eB(Filiale); due causali di fattura, una per serie; gli operatori scelgono la causale del loro punto vendita. - Autofatture separate – sulle fatture di vendita, serie
AU(Autofatture) usata dalla sola causale di autofattura, così la numerazione delle autofatture non si mescola con quella delle fatture di vendita.
8. Promemoria
- Una serie in più è una numerazione in più. Creane una solo quando serve separare davvero le numerazioni: non è un campo di classificazione.
- Le schede dei tipi documento ci sono già: qui si aggiungono righe alla griglia, non si creano record.
- Le righe della griglia vanno confermate con il pulsante Conferma prima di salvare.
- Assegna la serie alle causali e lascia che siano loro a portarla sui documenti: è l’unico modo per evitare i refusi, perché il campo serie del documento non viene controllato contro questo archivio.
- In un documento nuovo, cambiando serie cambia il numero proposto. È corretto: ogni serie ha il suo progressivo.
- Il numero della fattura elettronica è
numero/serie. Cambiare le serie a metà anno cambia quello che il cliente vede e che lo SdI registra. - Non modificare il codice di una serie già usata, e non cancellarla: la cancellazione non viene impedita da nessun controllo, e i documenti emessi restano agganciati a un codice che non esiste più.
- Ricreando una serie cancellata, la numerazione riprende da dove era arrivata, perché il progressivo è memorizzato altrove. Se deve ripartire da un numero diverso, correggilo in Utilità → Amministrazione → Progressivi / Numerazioni.