Una rilevazione di magazzino è una conta fisica: si elenca cosa c’è davvero a scaffale, articolo per articolo (con varianti e lotti, se gestiti), e poi si chiede ad Atlantis di allineare i saldi generando i movimenti di rettifica.
Il tipo rilevazione è il modello che dice come vanno generate quelle rettifiche: con quale causale documento registrare le eccedenze (ho trovato più merce di quella a saldo) e con quale registrare le mancanze (ne ho trovata meno).
Se ne crea normalmente uno per ogni motivo di conta: l’inventario di fine anno, i cali e le rotture, le verifiche periodiche a campione. Così le rettifiche restano distinguibili nelle stampe di magazzino e nelle statistiche.
L’archivio è per azienda: creando una nuova azienda i tipi rilevazione esistenti vengono copiati nella nuova.
1. I campi
| Campo | A cosa serve |
|---|---|
| Codice | identificativo del tipo, fino a 6 caratteri, es. INVENT, CALI, SPOT |
| Descrizione | come compare nella scelta del tipo sulla rilevazione, fino a 40 caratteri |
| Causale carico | la causale documento con cui vengono registrate le eccedenze. Obbligatoria |
| Causale scarico | la causale documento con cui vengono registrate le mancanze. Obbligatoria |
Le due causali
Si scelgono con la ricerca sull’archivio delle causali documento, e l’elenco proposto è già filtrato sui documenti di magazzino: non è possibile – né avrebbe senso – indicare la causale di una fattura o di un DDT. Accanto al codice compare la descrizione, utile per verificare di aver scelto quella giusta.
Entrambe sono obbligatorie: anche se ti aspetti differenze in un solo verso, senza tutte e due il tipo non si salva (compare “Impostare la causale documento”). E in una conta reale le differenze arrivano quasi sempre in tutti e due i versi.
⚠️ Atlantis non verifica che la causale di carico carichi davvero. Il segno del movimento dipende dalla causale di magazzino collegata alla causale documento che indichi qui. Se per distrazione metti nella riga “carico” una causale che scarica, le rettifiche verranno generate al contrario, e per rimediare bisognerà stornare i documenti a mano. Verifica una volta le due causali, poi il tipo funziona sempre.
2. Cosa succede quando si generano le rettifiche
Sulla rilevazione, con il record caricato in interrogazione, il pulsante Genera rettifiche chiede conferma e poi, nell’ordine:
- ricalcola i saldi degli articoli presenti nella rilevazione, così il confronto avviene su dati aggiornati. Se il ricalcolo va in errore, viene chiesto se continuare comunque;
- legge dal tipo rilevazione le due causali. Se non le trova, si ferma con “Attenzione! causali rettifiche non determinate”;
- per ogni riga confronta la quantità rilevata con l’esistenza attuale nel deposito della rilevazione – a livello di lotto per gli articoli gestiti a lotti, di variante per quelli con varianti;
- genera due documenti di magazzino:
- uno con la causale di carico, contenente le righe in cui il rilevato supera l’esistenza;
- uno con la causale di scarico, contenente le righe in cui il rilevato è inferiore;
- la quantità movimentata è la differenza, non la quantità contata;
- le righe senza differenza vengono ignorate; se in un verso non c’è alcuna differenza, quel documento non viene creato;
- tutto avviene in un’unica transazione: o passano entrambi i documenti, o non passa niente;
- al termine la rilevazione viene marcata “Rettifiche generate”.
Da dove vengono i dati dei documenti generati
| Dato | Origine |
|---|---|
| Serie e numero | numeratore della serie indicata nella causale documento |
| Data ed esercizio | la data della rilevazione |
| Causale di magazzino | quella collegata alla causale documento |
| Deposito principale | il deposito della rilevazione |
| Secondo deposito | quello indicato nella causale documento |
Le righe vengono generate a prezzo zero: sono documenti di sola quantità, pensati per rimettere a posto le giacenze, non per valorizzare la rettifica.
3. Esempi di configurazione
| Codice | Descrizione | Causale carico | Causale scarico |
|---|---|---|---|
INVENT |
Inventario annuale | Carico da inventario | Scarico da inventario |
CALI |
Cali, rotture e scarti | Carico rettifica | Scarico per rottura |
SPOT |
Verifiche a campione | Carico rettifica | Scarico rettifica |
Conviene predisporre causali documento dedicate alle rettifiche inventariali, invece di riusare quelle dei carichi e scarichi ordinari: nelle stampe dei movimenti e nelle statistiche le rettifiche restano così isolate e riconoscibili, e a fine anno si sa esattamente quanto è stato aggiustato e perché.
4. Promemoria
- Prepara il tipo rilevazione prima di iniziare la conta: senza le due causali la rilevazione si compila lo stesso, ma al momento di generare le rettifiche ti fermi.
- Le rettifiche si generano una volta sola. Su una rilevazione già elaborata il pulsante risponde “Rettifiche già generate”: per correggere un errore bisogna intervenire sui documenti generati o creare una nuova rilevazione.
- Non modificare il codice di un tipo già usato: le rilevazioni esistenti conservano il codice e resterebbero agganciate a un valore che non esiste più. Modifica solo la descrizione, o crea un nuovo tipo.
- Cambiare le causali di un tipo non tocca le rilevazioni già elaborate: vale dalla generazione successiva in poi.
- Le rettifiche riguardano il deposito della rilevazione: se conti più depositi, fai una rilevazione per deposito.