L’anagrafica articoli è l’archivio da cui dipende quasi tutto il resto del gestionale: quello che si scrive qui viene poi proposto, calcolato o bloccato in documenti, magazzino, listini, stampe, statistiche e sul sito e-commerce.
Per creare un nuovo articolo vai: Magazzino > Anagrafica articoli > “Carica”
La maschera è organizzata in una testata sempre visibile (codice, descrizione, immagine, etichette) e in una serie di linguette, alcune delle quali sono vere e proprie tabelle figlie con la loro griglia: unità di misura, scorte, dimensioni, codici a barre, codici dei clienti/fornitori, ricarichi.
L’archivio è per azienda: ogni azienda ha i suoi articoli.
1. La testata
| Campo | A cosa serve |
|---|---|
| Codice | identificativo dell’articolo, fino a 20 caratteri. È obbligatorio ed è la chiave dell’archivio |
| Descrizione | il testo che finisce sui documenti, fino a 1024 caratteri. Il pulsante a fianco apre un editor più comodo per i testi lunghi |
| Codice Prodotto (SKU) | codice alternativo, fino a 30 caratteri. Viene usato dalla cassa web (POS) come chiave di ricerca alternativa, insieme al codice articolo e al codice produttore |
| Immagine | non si carica da qui: è l’immagine collegata all’articolo tramite il modulo documenti (categoria immagine principale impostata nei dati fissi). Cliccandola si apre il documento |
| Etichette | una o più etichette (tag) da assegnare all’articolo, usate per ricercare e raggruppare dal pannello selezione articoli |
Se nei dati fissi non è stata indicata la categoria dell’immagine principale, al posto della foto compare l’avviso “Categoria immagine non definita”: è una segnalazione di configurazione, non un errore dell’articolo.
Due controlli sul codice
Il codice articolo viene controllato due volte:
- appena lo si digita, in caricamento: se esiste già compare “Attenzione! Codice articolo già presente.”, così ci si accorge subito e non dopo aver compilato tutta la scheda;
- al salvataggio: se il codice esiste, il salvataggio viene rifiutato con “Codice articolo già presente.”.
In caricamento gli spazi in testa e in coda al codice vengono tolti automaticamente.
Cercare un articolo
Oltre alla normale ricerca, nel campo Codice si può digitare % seguito da un pezzo di codice o di descrizione (es. %vite) e confermare: si apre l’elenco di ricerca già filtrato su quel testo. È il modo più rapido per arrivare a un articolo di cui non si ricorda il codice esatto.
Nella barra degli strumenti è inoltre presente il pulsante Pannello articoli, che apre il pannello di selezione articoli senza uscire dall’anagrafica.
Guarda anche il video: Come creare un nuovo articolo di magazzino.
Guarda anche l’articolo: Caricare articoli nel magazzino
2. Scheda “Articolo”
È la scheda che definisce cosa è l’articolo.
| Campo | Note |
|---|---|
| U.M. Base | l’unità di misura in cui l’articolo viene tenuto a magazzino. Obbligatoria ed è il riferimento di tutte le conversioni (vedi § 4) |
| Gruppo Merceologico | obbligatorio. Classificazione principale, usata da stampe, statistiche e selezioni |
| Articolo Descrittivo | l’articolo è solo testo: non movimenta il magazzino |
| Non gestire giacenze | tipico articolo di servizio: non scarica magazzino e disattiva i controlli di giacenza/disponibilità |
| Non stampare in inventario | l’articolo viene escluso dalla generazione dell’inventario e dalle stampe di giacenza/inventario |
| Eliminato | cancellazione logica (vedi sotto) |
| Deposito preferenziale | deposito proposto per l’articolo sulle righe documento |
| Fuori giacenza / Fuori disponibilità | il controllo da eseguire in documento: Non gestito, Avvisa, Blocca |
“Eliminato” non è “cancellato”
Il flag Eliminato lascia l’articolo in archivio con tutto il suo storico, ma:
- non è più inseribile nei documenti: digitando il codice compare “Articolo … eliminato.” e il campo viene svuotato;
- se l’articolo fa parte di una lista di sincronizzazione con un sito, sul sito viene disabilitato.
È il modo corretto di mandare in pensione un articolo. La cancellazione vera (§ 13) è un’altra cosa, molto più drastica.
Fuori giacenza e fuori disponibilità
Sono i due controlli che il gestionale esegue riga per riga in documento, confrontando la quantità movimentata con i saldi del deposito indicato:
| Impostazione | Effetto |
|---|---|
| Non gestito | nessun controllo |
| Avvisa | compare l’avviso “La quantità movimentata (…) è maggiore della giacenza (…)”, ma la riga si salva |
| Blocca | stesso avviso con l’aggiunta “QUANTITA’ NON ACCETTATA”: la riga non viene accettata |
Due cose da sapere, perché spiegano i “perché non mi avvisa”:
- Il controllo dipende dalla causale di magazzino della riga. La giacenza viene controllata quando la causale riduce l’esistenza o aumenta il riservato; la disponibilità quando la causale riduce l’esistenza, aumenta il riservato, aumenta l’impegnato o diminuisce l’ordinato. Su un carico non scatta nulla, ed è corretto.
- Con Non gestire giacenze attivo i controlli non vengono eseguiti, e durante l’import di righe da un altro documento vengono disattivati di proposito (altrimenti ogni riga importata produrrebbe un avviso).
In variazione il calcolo tiene conto di quanto il documento stesso ha già movimentato: la quantità già salvata viene stornata prima del confronto, quindi non ci si avvisa da soli.
Il riquadro varianti
Contiene il Cod. varianti (la struttura varianti dell’articolo), il flag Usa tutte le varianti e i due pulsanti Imposta combinazioni e Elenco varianti. È spiegato per intero al § 12.
3. Scheda “Contabile”
In questa sezione si devono impostare i codici iva e il codice di contropartita.
| Campo | Note |
|---|---|
| Cod. Iva Ven. | aliquota IVA di vendita. Obbligatoria |
| Cod. Monofase | aliquota monofase. Diventa obbligatoria se l’azienda è configurata con nazione San Marino |
| Cod. Contropartita | conto di ricavo/costo proposto sulle righe documento. Obbligatorio |
La contropartita non viene usata così com’è: in documento viene combinata con la contropartita della causale secondo la tabella delle contropartite vendite/acquisti. Qui si indica quale contropartita dell’articolo usare.
4. Scheda “U.M.” – le unità di misura alternative
Ogni riga aggiunge un’unità di misura alternativa a quella base.
| Campo | Note |
|---|---|
| U.M. | l’unità alternativa. Obbligatoria |
| Note | descrizione libera (es. “cartone da 12”) |
| Coefficiente | obbligatorio: quante unità alternative equivalgono a 1 unità base |
| Arrotonda a n. decimali | decimali con cui arrotondare la quantità convertita |
| Automatismo | Nessuno, Acquisti, Vendite |
| Unità per import ordini WEB | è l’unità con cui arrivano gli ordini dal sito |
Come si legge il coefficiente
Posizionandosi sul campo compare il promemoria: “<U.M. alternativa> per 1 <U.M. base>”. Il coefficiente si calcola secondo la seguente formula: 1 / quantità nella seconda unità di misura.
Esempio con U.M. base = PZ (pezzi) e alternativa CT dove in ogni cartone ci stanno 4 pezzi, quindi il coefficiente sarà calcolato come (1 / 4) = 0,25 qudin in documento, 2 CT diventano 8 PZ di magazzino – la quantità in unità base è quantità CT / coefficiente, arrotondata ai decimali indicati;
Sbagliare il verso del coefficiente è l’errore più frequente e il più difficile da vedere: le quantità sembrano giuste finché non si guarda il magazzino. Dopo aver inserito una nuova unità, verifica su un documento di prova che la quantità in unità base sia quella attesa.
Automatismo
Indica quale unità proporre automaticamente in documento: quella con automatismo Acquisti nei documenti di acquisto, quella con automatismo Vendite nei documenti di vendita. Se per quel tipo di documento non esiste un’unità con automatismo, viene proposta l’unità base dell’articolo.
5. Scheda “Gruppi”
Oltre al gruppo merceologico principale della scheda Articolo, qui si possono collegare all’articolo altri gruppi merceologici, uno per riga. Serve alle classificazioni multiple (per esempio la pubblicazione su più categorie del sito) senza toccare il gruppo principale, che resta quello usato dalle stampe e dalle statistiche.
6. Scheda “Descr. lingua”
Una riga per lingua, con:
- Lingua – obbligatoria;
- Descrizione – la descrizione dell’articolo in quella lingua;
- Descr. estesa – testo lungo con formattazione, quello che diventa la scheda prodotto sul sito;
- Etichette – i tag del prodotto per quella lingua.
Il pulsante accanto alla descrizione copia la descrizione principale dell’articolo nella riga, come punto di partenza da tradurre.
Le descrizioni in lingua sono usate nella stampa dei documenti per i soggetti con lingua diversa e nella pubblicazione sui siti e-commerce.
7. Scheda “Dati scorte”
Una riga per combinazione di varianti, con il deposito di riferimento:
| Campo | Note |
|---|---|
| Scorta minima | sotto questo valore l’articolo compare nelle elaborazioni di sottoscorta |
| Scorta massima | livello di riferimento superiore |
| Lotto riordino | quantità da riordinare |
| Deposito | obbligatorio |
| Ubicazione | posizione fisica nel deposito |
La sottolinguetta Varianti serve a indicare a quale combinazione di varianti si riferisce la riga; per gli articoli senza varianti si lascia com’è. Terminata la compilazione delle varianti il cursore torna da solo sul campo Deposito.
Con Conferma riga si salva la riga corrente e si passa alla successiva – vale per tutte le schede a griglia di questa maschera.
8. Scheda “Dimensioni / peso”
Anche qui una riga per combinazione di varianti: Lunghezza (Z), Larghezza (X), Altezza (Y), Peso lordo, Peso netto.
I pesi non sono un dato descrittivo: sono quelli che il documento somma per calcolare peso lordo e peso netto della spedizione, quindi vanno espressi in modo coerente su tutti gli articoli (tutti in kg, o tutti nella stessa unità che si è deciso di usare).
9. Scheda “Codici Barre”
Una riga per ogni codice a barre; lo stesso articolo (e la stessa combinazione di varianti) può averne più di uno.
| Campo | Note |
|---|---|
| Codice | obbligatorio. Uscendo dal campo il codice viene “ripulito” dai caratteri non ammessi |
| Tipo | il tipo di codice a barre, dall’archivio Tipi codice a barre |
| U.M. | obbligatoria: se lasciata vuota viene messa l’unità base dell’articolo |
| Quantità | la quantità che viene proposta sul documento leggendo quel codice |
| Stampa | il codice va stampato sulle etichette |
| Web | codice proveniente dal sito |
Valori proposti e generazione
Aprendo una nuova riga, Atlantis propone l’unità base dell’articolo e il tipo “No codice a barre”. Se quel tipo non è stato definito in archivio, all’apertura della maschera compare l’avviso “Definire tipo codice a barre ‘No codice a barre'”: conviene crearlo una volta per tutte.
- Genera crea un codice del tipo selezionato usando radice e progressivo definiti sul tipo (EAN13 e Code39 con il carattere di controllo calcolato), e imposta il flag Stampa.
- Genera massiva varianti crea in un colpo solo un codice per ogni variante dell’articolo. Prima di procedere chiede: tipo di codice, come impostare i flag Stampa e Web, e – per il tipo speciale CVAR – se comporre il codice con la sigla della variante (quando c’è) o con il codice della variante, e con quale separatore. Il codice CVAR risulta quindi
codicearticolo_var1_var2….
Se l’articolo non ha una struttura varianti compare “Struttura varianti non impostata!”; se non è stato scelto il tipo, “Tipo barcode non impostato!”.
Il controllo dei doppioni
Salvando una riga, Atlantis cerca lo stesso codice a barre su altri articoli. Se lo trova apre la finestra “ATTENZIONE! – Articoli con codice a barre: …” con l’elenco degli articoli coinvolti.
È un avviso, non un blocco: la riga viene comunque salvata. Ma un codice a barre condiviso da due articoli rende ambigua ogni lettura in cassa e in documento – se la finestra compare, va risolta subito.
10. Scheda “Varie”
È la scheda più densa: raccoglie tutto quello che non è né magazzino né contabilità.
| Campo | A cosa serve |
|---|---|
| Fornitore | fornitore abituale dell’articolo, usato come filtro in stampe e listini |
| Sku / Sincronizza con sito / Qta. minima vendita sito / Punti | dati per l’e-commerce. Con Sincronizza con sito non attivo l’articolo non viene considerato nelle liste di pubblicazione |
| Marca | marca/brand (vedi la guida Marche prodotti) |
| Cod. produttore | codice del produttore, ricercabile anche dalla cassa web |
| Stagione | stagione di appartenenza |
| Codice Kit + Modalità gestione kit | vedi sotto |
| Num. reparto | reparto per la cassa/POS. In caricamento viene proposto 1 |
| Categ. Provvigioni | categoria per il calcolo delle provvigioni agenti |
| Distinta base + Struttura + pulsante di creazione | vedi sotto. Attivo solo con il modulo distinta base |
| Tipo Lotto | attiva la gestione a lotti dell’articolo. Attivo solo con il modulo magazzino avanzato |
| HS Code | codice doganale Harmonized System. Si può stampare in fattura attivando l’opzione _STP_HS_CODE nella parametrizzazione delle stampe |
| Num. colli per UM | quanti colli corrisponde una unità: in documento il numero di colli della riga viene calcolato come quantità in U.M. base × questo valore, e la somma finisce nei colli del documento |
| Obsoleto + dal + Articolo sostitutivo | vedi sotto |
Modalità gestione kit
Vale per gli articoli collegati a un kit e decide cosa succede al magazzino quando il kit viene venduto:
| Modalità | Effetto sul magazzino |
|---|---|
| Articolo corrente kit come fantasma (impostazione vuota) | vengono scaricati i componenti; l’articolo kit viene scaricato e ricaricato, quindi la sua giacenza non cambia ma resta la traccia del movimento |
| Scarica anche articolo kit | vengono scaricati i componenti e l’articolo kit |
| Non scaricare componenti | nessun movimento sui componenti: il kit serve solo per la stampa dell’elenco componenti sul documento |
Obsoleto
Attivando Obsoleto, la data e l’articolo sostitutivo diventano obbligatori. In documento, quando la data del documento è uguale o successiva alla data di obsolescenza, compare il messaggio “Articolo obsoleto dal … Sostituito da: …”.
È un avviso, non un blocco: l’articolo resta inseribile. Se l’intenzione è impedirne l’uso, il flag da usare è Eliminato, non Obsoleto.
Distinta base
Il campo Distinta base collega l’articolo a una distinta esistente; il pulsante Struttura ne mostra l’albero (se non c’è distinta compare “Nessuna distinta caricata.”).
Il pulsante accanto crea una distinta vuota con lo stesso codice dell’articolo, la associa e la apre. Se l’articolo ha già una distinta, o se esiste già una distinta con quel codice, l’operazione viene rifiutata con il relativo messaggio.
Tipo lotto: attenzione al primo salvataggio
Impostare un tipo lotto su un articolo che prima non ne aveva non è una semplice modifica anagrafica. Al salvataggio Atlantis:
- crea un lotto con codice uguale al codice articolo;
- riscrive quel lotto su tutti i documenti e i movimenti di magazzino esistenti dell’articolo (compare l’avviso “Aggiorno documenti esistenti con codice lotto”);
- ricostruisce i saldi dell’articolo per calcolare la giacenza per lotto.
Su un articolo con molto storico è un’operazione lunga. Se qualcosa va storto il salvataggio viene annullato con il messaggio d’errore. Fallo in un momento di calma, non in mezzo alla battitura dei documenti.
11. Le altre schede
Codici Clienti/Forn.
La corrispondenza fra il proprio codice articolo e quello usato dal cliente o dal fornitore: Soggetto e Articolo sono obbligatori, la Descrizione è quella del soggetto, e la sottolinguetta Varianti permette di differenziare la corrispondenza per singola variante.
Due opzioni cambiano il comportamento in uscita:
- Stampa su documenti – nella stampa dei documenti il codice articolo viene sostituito con questo, e lo stesso codice viene usato nella generazione della fattura elettronica;
- Codice Tipo FE – il valore da riportare nel campo codice tipo della fattura elettronica.
È anche la tabella su cui si appoggia l’importazione prezzi da file con i codici del cliente/fornitore.
% ricarico
Percentuali di ricarico specifiche dell’articolo, usate dai listini calcolati (listino basato sul ricarico di un altro listino o su un costo). Ogni riga contiene la % ricarico, l’arrotondamento (al multiplo più vicino del valore indicato) e, facoltativamente, il listino a cui la percentuale si riferisce e le varianti.
Nella scelta del prezzo questa percentuale ha la precedenza sui ricarichi per fornitore/gruppo merceologico e sulla variazione percentuale del listino: è la deroga di dettaglio.
Note e Dati aggiuntivi
- Note – annotazioni interne sull’articolo.
- Dati aggiuntivi – la Descrizione aggiuntiva: il testo viene riportato nelle note stampate delle righe documento. È quindi un testo che i clienti leggono, a differenza delle note.
Stp. Documenti
Elenco delle causali documento su cui l’articolo può essere stampato, per tipo documento ed eventualmente per singola causale.
La regola è quella indicata nella maschera: lista vuota = l’articolo si stampa su tutti i documenti. Se invece c’è almeno una riga, l’articolo si stampa solo sui documenti elencati; una riga con il solo tipo documento e la causale vuota vale per tutte le causali di quel tipo.
Causale / dep.
L’impostazione, per tipo documento e causale, del deposito da utilizzare per quell’articolo. È il corrispettivo, sul singolo articolo, delle impostazioni di deposito che si trovano su causali e soggetti.
12. Gli articoli a varianti
Le varianti (taglia, colore, ecc.) si attivano indicando sull’articolo il Cod. varianti, cioè una struttura varianti già definita nel suo archivio.
Non si può fare in caricamento. Alla creazione il campo è disabilitato di proposito: l’articolo deve esistere prima di poter generare le sue combinazioni. Si carica l’articolo, lo si salva, lo si riprende in variazione e lì si imposta la struttura.
Usa tutte le varianti / Imposta combinazioni
- Con Usa tutte le varianti attivo (impostazione proposta), l’articolo usa tutte le combinazioni previste dalla struttura, e il pulsante Imposta combinazioni resta spento.
- Togliendo il flag si abilita Imposta combinazioni, che apre la finestra in cui si spostano le singole varianti fra disponibili e varianti articolo (Aggiungi, Aggiungi tutto, Cancella, Cancella tutto). Serve per gli articoli che esistono solo in alcune combinazioni.
Elenco varianti mostra l’elenco delle varianti dell’articolo e permette di aprirle.
Cosa succede al salvataggio
Se la struttura varianti è stata modificata:
- se l’articolo è già movimentato, prima di salvare compare l’avviso “ATTENZIONE! Articolo già movimentato! L’attivazione delle varianti va eseguita su articoli non movimentati…”. Il motivo è concreto: i movimenti già registrati non hanno varianti, quindi la somma delle giacenze delle varianti non tornerà con la giacenza storica dell’articolo;
- dopo il salvataggio Atlantis chiede “Aggiornare struttura varianti?” e, rispondendo sì, lancia la procedura di allineamento delle varianti disponibili.
Le varianti nelle schede figlie
Scorte, dimensioni/peso, codici a barre, codici clienti/fornitori e ricarichi hanno tutti una sottolinguetta Varianti: è lì che si indica a quale combinazione la riga si riferisce. Sui campi variante il tasto di ricerca non apre la solita lista, ma la griglia delle varianti dell’articolo, da cui si sceglie la combinazione completa in un colpo solo.
13. I pulsanti in basso e la cancellazione
Con un articolo caricato, i pulsanti in fondo alla maschera aprono le informazioni collegate senza uscire dall’anagrafica:
| Pulsante | Cosa mostra |
|---|---|
| Giacenze | giacenze e disponibilità per deposito, per variante e per lotto, più le giacenze nelle altre unità di misura |
| Costi | le figure di costo dell’articolo, con la possibilità di ricalcolarle |
| Prezzi | lo storico dei prezzi effettivamente applicati, per soggetto e per variante |
| Listino | i prezzi di listino dell’articolo |
| Implosione DB | in quali distinte base l’articolo compare come componente. Visibile solo con il modulo distinta base |
Cancellare un articolo
⚠️ La cancellazione non è reversibile e non riguarda solo l’anagrafica. Cancellando un articolo vengono eliminati anche: varianti, dati di scorta, dimensioni/pesi, costi, codici a barre, codici clienti/fornitori, descrizioni in lingua, saldi di magazzino e saldi per lotto, unità di misura, gruppi, ricarichi, righe di inventario e righe di listino dell’articolo.
Nell’uso normale un articolo non si cancella: si marca Eliminato. La cancellazione ha senso solo per un codice creato per errore e mai movimentato.
14. Come si carica un articolo nuovo
- Codice e descrizione. Il codice si controlla da solo: se è già usato te lo dice subito.
- U.M. base, gruppo merceologico, codice IVA e contropartita: sono i quattro campi obbligatori senza i quali l’articolo non si salva (in San Marino anche il monofase).
- I flag della scheda Articolo e, se serve, i controlli fuori giacenza / fuori disponibilità.
- Salva.
- Riprendi l’articolo in variazione per il resto: struttura varianti, unità alternative, scorte, codici a barre, codici cliente/fornitore.
I valori proposti in caricamento sono: Usa tutte le varianti attivo, controlli fuori giacenza e disponibilità su Non gestito, num. reparto 1, qta minima di vendita sul sito 1.
15. Promemoria
- Il codice articolo è la chiave di tutto lo storico. Cambiarlo su un articolo già usato significa perdere il collegamento con movimenti, documenti e listini: se serve un codice diverso, si crea il nuovo articolo e si marca il vecchio come Obsoleto con l’indicazione del sostitutivo.
- Eliminato blocca, Obsoleto avvisa. Sono due gradi diversi di “non usare più”: scegli quello giusto.
- Il coefficiente delle unità di misura si scrive come “alternativa per 1 base”, e va verificato su un documento di prova: sbagliarne il verso falsa il magazzino senza dare errori.
- Le varianti si attivano solo su articoli non movimentati. Su un articolo con movimenti l’avviso non è formale: le giacenze non torneranno.
- Un codice a barre doppio è un problema, non un avviso. Se compare la finestra con gli articoli che condividono il codice, risolvila prima di andare avanti.
- Impostare il tipo lotto riscrive documenti e movimenti esistenti e ricostruisce i saldi: fallo con calma e non a fine giornata.
- Lista “Stp. Documenti” vuota = stampa su tutto. Basta una riga per limitare l’articolo ai soli documenti elencati: è la causa tipica dell’articolo “che non si stampa più”.
- Cancellare un articolo cancella anche saldi, inventari e righe di listino. Nel dubbio, usa Eliminato.