Quando un cliente o un fornitore è gestito a partite, ogni registrazione contabile che lo riguarda dovrebbe aprire una partita (una fattura) o chiuderne una (un incasso, un pagamento). Se la partita non viene creata, o la chiusura non viene fatta, lo scadenzario non torna più con il saldo contabile: il cliente risulta a credito per fatture già pagate, o non risulta per fatture mai trasformate in partite.
Questa finestra elenca le registrazioni di primanota che non hanno fatto sulle partite quello che la loro causale prevede. Non corregge niente da sola: indica le registrazioni da aprire e sistemare.
Si trova in Contabilità → Partite → Controllo registrazioni apertura/chiusura partite.
1. Cosa controlla
Vengono esaminate le righe di primanota intestate a un cliente o fornitore con il flag Partite gestite acceso in anagrafica. Su ogni registrazione così fatta si guarda l’impostazione Partite della causale contabile (Non gestite, Apri, Chiudi) e si cercano tre tipi di anomalia, riportati nella prima colonna:
| Tipo Err. | Causale | Cosa viene segnalato |
|---|---|---|
| Apertura (rosso) | Apri | la registrazione non ha nessuna partita collegata |
| Chiusura (blu) | Chiudi | la registrazione non ha chiuso nessuna partita |
| Causale | Non gestite | la registrazione movimenta un soggetto gestito a partite con una causale che le partite non le gestisce |
Il caso tipico di Apertura è una fattura registrata chiudendo senza confermare la maschera di creazione della partita; quello di Chiusura è un incasso registrato senza passare dal pulsante di chiusura partite della riga.
Il controllo riguarda l’azienda corrente e tutti gli esercizi: non ci sono filtri per data, esercizio, causale o soggetto.
Cosa l’elenco non vede
Il controllo è volutamente grossolano: guarda se un collegamento con le partite esiste, non se è giusto.
- Apertura: basta che la registrazione abbia una partita collegata per non comparire. Una registrazione con due soggetti gestiti a partite, di cui uno solo con la partita, non viene segnalata.
- Chiusura: basta che la registrazione abbia chiuso una partita, anche solo in parte e anche per un importo diverso dalla riga, per non comparire. Una chiusura parziale o con importo sbagliato non viene segnalata: quello lo controlla la primanota al salvataggio (vedi § 5).
- Sono considerate solo le righe sui conti di tipo cliente o fornitore. Un soggetto indicato su un conto di altro tipo non viene esaminato.
- L’elenco non guarda l’impostazione Partite gestite dei codici fissi: guarda il flag sull’anagrafica del cliente o del fornitore.
Una riga di tipo Causale non è per forza un errore. Un giroconto fra due conti dello stesso cliente o una rettifica che non deve toccare lo scadenzario compaiono ugualmente. Va guardata, non corretta d’ufficio.
2. L’elenco
L’elenco si riempie da solo all’apertura della finestra. Su un archivio con molti anni di primanota il caricamento può richiedere qualche secondo.
| Colonna | Contenuto |
|---|---|
| Tipo Err. | Apertura, Chiusura o Causale (vedi § 1) |
| Esercizio | esercizio della registrazione |
| N. Reg., Data Reg. | numero e data della registrazione |
| Num. Prot., Serie Prot. | protocollo IVA, se la registrazione ne ha uno |
| Causale | codice della causale contabile |
| Cod. Cli/For, Rag. Sociale | il soggetto della riga |
L’elenco arriva ordinato per tipo (prima Apertura, poi Causale, poi Chiusura), poi per esercizio, data e numero di registrazione. Si riordina facendo clic sull’intestazione di una colonna.
C’è una riga per ogni riga di primanota con un soggetto gestito a partite: se lo stesso cliente compare due volte nella stessa registrazione, la registrazione compare due volte.
Se non c’è niente da segnalare la griglia resta vuota, senza messaggi.
3. I pulsanti
| Pulsante | Cosa fa |
|---|---|
| Elenca | rifà il controllo. Se l’elenco ha già delle righe chiede prima “Rielaborare la lista?” |
| Primanota | apre la registrazione della riga selezionata. Lo stesso si ottiene con il doppio clic sulla riga |
| Chiudi | chiude la finestra |
Si seleziona una riga alla volta.
Dopo il caricamento la riga selezionata è l’ultima dell’elenco, anche se non si vede. Prima di premere Primanota fai clic sulla riga che ti interessa.
La finestra non si aggiorna da sola: dopo aver corretto una registrazione premi Elenca e rispondi Sì per vedere l’elenco aggiornato.
4. Come si corregge
La registrazione si apre in primanota in interrogazione; la si corregge come una qualsiasi registrazione, mettendola in variazione.
Apertura
Metti la registrazione in variazione e salvala: con una causale che apre partite, al salvataggio la primanota propone la creazione della partita. Confermala con le scadenze corrette.
Se invece la registrazione non doveva aprire una partita (per esempio è stata usata per sbaglio una causale di fattura), il problema è la causale: vedi oltre “Cambiare la causale”.
Chiusura
Metti la registrazione in variazione e, sulla riga del cliente o del fornitore, usa il pulsante P (Chiudi partite) per scegliere le scadenze che quell’incasso o pagamento salda.
Causale
Decidi se la registrazione doveva davvero toccare le partite. Se sì, cambia la causale con una che le gestisce; se no, lasciala com’è: continuerà a comparire nell’elenco.
Cambiare la causale
In variazione la primanota non lascia cambiare la causale con una che gestisce le partite in modo diverso, e risponde “Tipo gestione partite causale corrente non congruo con tipo gestione partite causale originaria.”. Fa eccezione la causale originaria Non gestite: da quella si può passare a una causale che apre o chiude partite. Restano comunque bloccati i cambi di causale con tipo documento o registro IVA diversi.
Se il cambio non è ammesso, la strada è cancellare la registrazione e rifarla con la causale giusta.
Da dove cominciare
Correggi prima le righe Apertura e poi le Chiusura: un incasso non si può chiudere su una fattura la cui partita non esiste ancora. Sistemate le aperture, rifai Elenca e passa alle chiusure.
5. Per non ritrovarsi le registrazioni sbagliate
Il controllo serve a ripulire il passato. Per il futuro la primanota può impedire gli errori al salvataggio, con due impostazioni in Archivi → Impostazioni → Codici fissi, scheda Generale → Primanota/Partite → Impostazioni 1:
| Impostazione | Effetto al salvataggio della registrazione |
|---|---|
| Forza chiusura/apertura partite | con una causale che chiude partite, se un cliente o fornitore gestito a partite non ha chiuso nessuna partita il salvataggio si ferma (“Partita non chiusa su cliente: …” / “… su fornitore: …”); si ferma anche se l’importo chiuso non coincide con la riga (“L’importo delle partite chiuse non coincide con l’importo della riga di primanota.”). Senza il flag gli stessi casi danno solo un avviso |
| Blocco reg. PN con causali no partite su cli/for con partite | con una causale Non gestite su un soggetto gestito a partite il salvataggio si ferma con “Attenzione! Registrazione con cliente/fornitore che gestisce partite ma causale non gestisce le partite.”. Senza il flag compare lo stesso messaggio con la domanda Continuare? |
Entrambi i controlli valgono solo se nella scheda Generale dei codici fissi è acceso Partite gestite.
Per le registrazioni con causale che apre partite, la primanota richiede in ogni caso la data documento (“Impostare data documento”) e al salvataggio apre la creazione della partita. Se l’utente la chiude senza confermare, la registrazione resta salvata senza partita: è il caso che questa finestra segnala come Apertura.
6. Promemoria
- L’elenco segnala l’assenza del collegamento, non la sua correttezza: chiusure parziali o con importo sbagliato non compaiono.
- Correggi prima le aperture, poi le chiusure.
- Clicca la riga prima di premere Primanota: dopo il caricamento è selezionata l’ultima.
- Dopo ogni correzione rifai Elenca: la finestra non si aggiorna da sola.
- Una riga Causale non è per forza un errore: giroconti e rettifiche possono legittimamente non toccare le partite.
- In variazione non si può passare da una causale che apre a una che chiude (o viceversa): in quel caso la registrazione va cancellata e rifatta.
- Per evitare nuovi casi accendi Forza chiusura/apertura partite e Blocco reg. PN con causali no partite su cli/for con partite nei codici fissi.