Quando un documento ne evade un altro – un DDT che evade un impegno cliente, un DDT di acquisto che evade un ordine fornitore, una fattura che evade un DDT – ogni riga del nuovo documento resta collegata alla riga da cui proviene. Il controllo evasione articoli mette una accanto all’altra le due righe, quella di origine e quella che l’ha evasa, e permette di trovare i collegamenti non congrui: quelli in cui l’articolo o il deposito del documento di destinazione non sono più gli stessi del documento di origine.
È lo strumento da aprire quando l’impegnato o l’ordinato di un articolo non tornano: un impegno che risulta ancora aperto anche se la merce è stata consegnata, un ordinato che non scende dopo il carico, un articolo con impegnato negativo.
Si trova in Magazzino → Servizi → Controllo evasione articoli.
1. Cosa controlla
L’elenco è costruito sui movimenti di magazzino. Ogni riga dell’elenco è una coppia:
- a sinistra, su fondo azzurro, la riga del documento di origine (quello evaso);
- a destra, su fondo bianco, la riga del documento di destinazione (quello che evade).
In una evasione regolare le due metà riportano lo stesso articolo e lo stesso deposito. Una coppia è non congrua quando:
- il codice articolo è diverso – sul documento di destinazione l’articolo della riga importata è stato sostituito con un altro;
- oppure il deposito è diverso – la merce è stata evasa da (o caricata su) un magazzino diverso da quello indicato sull’ordine o sull’impegno.
Perché importa
Lo storno dell’impegnato e dell’ordinato viene fatto sull’articolo e sul deposito del documento di destinazione. Se questi non coincidono con quelli dell’origine, la quantità impegnata o ordinata resta appesa sull’articolo (o sul deposito) originale, mentre quello usato davvero si vede togliere un impegno che non aveva mai avuto.
⚠️ Una riga non congrua non è sempre un errore. Consegnare da un deposito diverso da quello dell’impegno, o sostituire un articolo con un equivalente, sono scelte legittime: l’elenco dice dove guardare, la decisione resta a chi conosce il caso.
Cosa entra nell’elenco
- solo le righe che hanno un documento di origine: i documenti inseriti a mano, senza importare da un altro documento, non compaiono;
- solo i documenti che movimentano il magazzino, da una parte e dall’altra;
- gli articoli descrittivi sono esclusi;
- tutti gli esercizi e tutti i depositi dell’azienda: non c’è un filtro per data.
2. I filtri
| Filtro | Come funziona |
|---|---|
| Cod. Articolo | facoltativo. Corrispondenza esatta sul codice, cercato sia sulla riga di origine sia su quella di destinazione: basta che l’articolo compaia in una delle due metà. Vuoto significa tutti gli articoli |
| Filtra movimenti non congrui | se attivo mostra solo le coppie in cui articolo o deposito sono diversi; se spento mostra tutte le evasioni |
All’apertura il flag Filtra movimenti non congrui è già attivo: premendo subito Elenca si ottiene l’elenco delle sole anomalie di tutta l’azienda.
Con il flag spento e un articolo indicato, la finestra diventa la storia delle evasioni di quell’articolo: tutte le righe in cui è stato evaso o ha evaso qualcosa, in ordine di data.
Con il flag spento e nessun articolo vengono estratte tutte le evasioni mai registrate, di tutti gli esercizi. Su un archivio grande l’attesa è lunga e l’elenco poco leggibile: indica sempre un articolo quando togli il flag.
3. I pulsanti
| Pulsante | Cosa fa |
|---|---|
| Elenca | esegue la ricerca con i filtri impostati e riempie la griglia. All’apertura la griglia è vuota: l’elenco non parte da solo |
| Apri doc. sorgente | apre il documento di origine della riga selezionata |
| Apri doc. destinazione | apre il documento di destinazione della riga selezionata |
| Esporta | salva l’elenco su file, chiedendo nome e formato; le intestazioni delle colonne sono le stesse della griglia |
| Chiudi | chiude la finestra |
Messaggi che puoi incontrare:
- “Selezionare una riga documento” – hai premuto uno dei due Apri doc. senza una riga selezionata;
- “Nessun dato da esportare” – hai premuto Esporta prima di Elenca, oppure l’ultima ricerca non ha trovato niente;
- “Esportazione terminata.” – il file è stato scritto;
- “Operazione non eseguita” – il file non è stato scritto (tipicamente perché è aperto in un altro programma).
Se la ricerca non trova niente non compare alcun messaggio: la griglia resta semplicemente vuota. Con il flag attivo è il risultato che ci si augura.
La griglia si riordina facendo clic sull’intestazione di colonna e ammette la selezione di una sola riga alla volta. L’esportazione rispetta l’ordinamento che vedi a video.
4. Le colonne
Le stesse undici colonne sono ripetute due volte: prima per il documento di origine (azzurro), poi per quello di destinazione (bianco).
| Colonna | Contenuto |
|---|---|
| Cod. art., Descr. articolo | l’articolo della riga |
| Kit | S se l’articolo è un kit, N altrimenti |
| Um, Qta | quantità movimentata, in unità di misura base dell’articolo |
| Tipo Doc. | il tipo di documento, indicato con la sua sigla (vedi sotto) |
| Esercizio, Serie, Num., Data Doc | gli estremi del documento |
| Cod. Deposito | il deposito movimentato dalla riga |
In fondo, solo per la destinazione, c’è la colonna Evade orig.: S se quella riga ha chiuso la riga di origine (evasione a saldo), N se l’ha evasa solo in parte lasciandola aperta.
Le sigle del tipo documento
| Sigla | Documento |
|---|---|
| IMP_CLI | impegno cliente |
| ORD_FOR | ordine fornitore |
| DDT_OUT | DDT emesso |
| DDT_IN | DDT ricevuto |
| FATT_OUT | fattura emessa |
| DOC_MAG | documento di magazzino |
| POS | vendita al banco |
Come leggere le righe
- Una riga di origine può comparire più volte: una per ogni documento che l’ha evasa. Un impegno consegnato in tre DDT dà tre righe con la stessa metà azzurra.
- L’ordine è quello della destinazione: articolo del documento di destinazione, poi data, serie e numero.
- Le quantità sono in unità di misura base, non in quella scritta sul documento: un impegno a cartoni e un DDT a pezzi risultano confrontabili.
- Le quantità delle due metà non devono coincidere: a sinistra c’è la quantità ordinata, a destra quella evasa da quel singolo documento.
Articoli a kit. Un kit movimenta il magazzino sia con il proprio codice sia con quello dei componenti, tutti legati alla stessa riga di documento. Nell’elenco le righe del kit possono quindi incrociarsi con quelle dei componenti e comparire fra i non congrui pur essendo regolari. La colonna Kit serve a riconoscerle: una coppia in cui una delle due metà ha Kit = S va valutata con questo in mente.
5. Come si usa
Controllo periodico. Apri la finestra, lascia tutto com’è e premi Elenca: ottieni le sole evasioni non congrue dell’azienda. Per ognuna guarda quale delle due colonne è diversa, articolo o deposito.
Un articolo che non torna. Indica il codice in Cod. Articolo e premi Elenca. Poiché il codice viene cercato in entrambe le metà, trovi sia le righe in cui quell’articolo era stato ordinato ed è stato evaso con un altro, sia quelle in cui è stato lui a evadere l’ordine di un altro.
Sistemare. Con Apri doc. destinazione apri il documento che ha evaso e correggi la riga, riportando l’articolo o il deposito a quelli dell’origine. Se la sostituzione era voluta, non c’è niente da correggere nel documento: l’impegno o l’ordine rimasto aperto sull’articolo originale va chiuso da lì, aprendolo con Apri doc. sorgente.
Dopo le correzioni premi di nuovo Elenca: l’elenco non si aggiorna da solo.
Se dopo aver corretto i documenti i saldi dell’articolo non tornano ancora, rifalli con Magazzino → Servizi → Ricostruzione saldi articoli.
6. Promemoria
- Nessun dato viene modificato: è una sola interrogazione, si può lanciare quando si vuole. Le correzioni si fanno nei documenti, aperti con i due pulsanti Apri doc..
- Non congruo vuol dire articolo diverso oppure deposito diverso: il flag li cerca entrambi, anche se la descrizione a video parla solo dell’articolo.
- Non c’è filtro per data né per esercizio: l’elenco comprende tutto lo storico. Per isolare un periodo ordina per Data Doc oppure esporta e filtra sul foglio.
- Il codice articolo va scritto per intero: non è una ricerca per inizio codice. Usa la ricerca del campo per sceglierlo.
- Le righe con Kit = S possono essere falsi allarmi: prima di correggere, apri il documento e verifica.
- Le varianti e i lotti non vengono confrontati: una riga evasa con una taglia o un lotto diversi da quelli ordinati non viene segnalata.
- L’elenco è una fotografia: dopo aver corretto un documento premi Elenca per rifarlo.