È la procedura per registrare in prima nota i corrispettivi della giornata partendo dalla chiusura dei registratori di cassa (il report Z). Per ogni registratore si riporta il totale incassato per aliquota IVA: il programma scorpora da solo imponibile e imposta. Si indica poi come quel totale è stato incassato – contanti, POS, assegni – e alla conferma nasce un’unica registrazione contabile per la giornata.
Serve a chi ha registratori di cassa esterni ad Atlantis. Chi emette gli scontrini dal modulo POS di Atlantis ha già la contabilizzazione dei documenti POS e non deve usare questa procedura per le stesse vendite: le registrerebbe due volte.
La procedura non conserva un archivio dei corrispettivi: quello che resta è la registrazione di prima nota. Per rivedere o correggere una giornata si lavora lì.
Si trova in Contabilità → Corrispettivi giornalieri, subito dopo Saldaconto scadenze.
1. Prima di cominciare: la scheda “Configurazione”
Alla prima apertura la maschera si posiziona da sola sulla scheda Configurazione: finché non ci sono una causale e almeno un registratore, non c’è nulla da compilare nell’altra scheda.
La configurazione vale per l’azienda, non per l’utente né per la postazione: tutti gli operatori vedono gli stessi registratori e gli stessi conti.
I conti generali
| Campo | A cosa serve |
|---|---|
| Causale contabile | la causale con cui nasce la registrazione. Obbligatoria |
| Conto ricavi corrispettivi | il conto di ricavo che va in avere per il totale degli imponibili. Obbligatorio |
| Conto differenze di cassa | il conto su cui finisce la differenza fra corrispettivi e incassi (ammanchi ed eccedenze). Facoltativo, ma senza di lui una giornata che non quadra non si registra (§ 3) |
Il conto IVA non si imposta qui: è quello indicato nel campo Conto Iva della causale contabile (Archivi → Tabelle → Contabili → Causali Contabili). Una causale senza conto IVA viene rifiutata.
La causale giusta è una causale di tipo corrispettivi: Tipo Documento Corrispettivi e Tipo Registro Corrispettivi Scorporo, con il suo numero di registro IVA. Se la causale scelta non lo è, il salvataggio avviene comunque ma con un avviso: la registrazione nascerebbe, ma non finirebbe sul registro dei corrispettivi.
Codici IVA utilizzati
L’elenco dei codici IVA che compaiono nelle chiusure dei registratori: tipicamente il 4, il 10 e il 22, più gli eventuali esenti. Si sceglie il codice nel campo Codice IVA e si preme Aggiungi; Elimina toglie quello selezionato nell’elenco.
Metti solo i codici che usi davvero: per ognuno comparirà una riga da compilare per ogni registratore.
Registratori di cassa
Un registratore ha un Codice (fino a 10 caratteri, portato in maiuscolo) e una Descrizione (fino a 50). Il codice è quello che vedrai sulle righe da compilare e nelle note della registrazione: conviene breve e riconoscibile, per esempio RT1, RT2.
Chi ha un solo registratore ne crea comunque uno.
⚠️ Elimina su un registratore cancella anche tutti i suoi conti di incasso. Viene chiesta conferma.
Conti di incasso del registratore selezionato
Per ogni registratore si elencano i modi in cui incassa e il conto contabile su cui va ciascuno. Si seleziona il registratore nell’elenco sopra, si compilano Modalità (testo libero, fino a 30 caratteri) e Conto, e si preme Aggiungi.
Due registratori possono avere conti diversi per la stessa modalità – una cassa contanti per ciascuno – oppure lo stesso conto: dipende da come è tenuta la contabilità.
Esempio con due registratori:
| Registratore | Modalità | Conto |
|---|---|---|
| RT1 | Contanti | Cassa contanti negozio |
| RT1 | POS | Banca c/POS |
| RT1 | Assegni | Assegni in cassa |
| RT2 | Contanti | Cassa contanti negozio |
| RT2 | POS | Banca c/POS |
Salva configurazione
⚠️ Niente è salvato finché non premi “Salva configurazione”. Aggiungere codici IVA, registratori e conti modifica solo quello che vedi a video: se chiudi la maschera senza salvare, va perso.
Il salvataggio controlla causale e conti e mostra, se qualcosa non va:
- “Impostare una causale contabile valida.”
- “Impostare un conto ricavi corrispettivi valido.”
- “Conto differenze di cassa non valido.”
- “Sulla causale contabile non è definito il conto IVA.”
Poi ricostruisce le righe della scheda Corrispettivi a importi zero.
⚠️ Salvare la configurazione azzera gli importi eventualmente già digitati nella scheda Corrispettivi. La configurazione si sistema prima, non a metà di una giornata.
2. La scheda “Corrispettivi”
La data
È la data dei corrispettivi e diventa la data di registrazione e la data di competenza IVA. Viene proposta la data di lavoro. L’esercizio è ricavato dalla data, non dall’esercizio di lavoro.
La griglia dei corrispettivi
Una riga per ogni combinazione registratore × codice IVA, già pronta.
| Colonna | Contenuto |
|---|---|
| Registratore | il codice del registratore |
| Cod. IVA | il codice IVA |
| Aliquota % | l’aliquota del codice |
| Totale incassato | l’unica colonna da compilare (sfondo giallo): il totale lordo, IVA compresa, di quell’aliquota su quel registratore |
| Imponibile | calcolato |
| IVA | calcolata |
Appena confermi il totale il programma esegue lo scorporo: l’imponibile è il totale diviso per (100 + aliquota) e moltiplicato per 100, arrotondato ai decimali degli importi; l’IVA è la differenza fra totale e imponibile. In questo modo imponibile più IVA danno sempre esattamente il totale incassato.
Con un codice IVA ad aliquota zero l’imponibile coincide con il totale e l’IVA è zero.
Le righe lasciate a zero vengono ignorate.
La griglia degli incassi
Una riga per ogni combinazione registratore × modalità di incasso configurata, con il suo conto. Si compila la sola colonna Importo (sfondo giallo) con quanto incassato in quel modo.
Come si scrive nelle griglie
- con il mouse: clic sulla cella gialla;
- da tastiera: Invio (o F2) apre la cella della riga selezionata; Invio a cella aperta conferma e apre quella della riga sotto. Si può quindi compilare tutta la colonna digitando importo e Invio.
I totali
Sotto la prima griglia: Totale corrispettivi, Imponibile, IVA. Sotto la seconda ci sono due righe:
- la riga Registratore, con Corrispettivi, Incassi e Differenza del solo registratore della riga incassi su cui sei posizionato: cambia spostandosi da una riga all’altra e si aggiorna a ogni importo confermato;
- Totale incassi e Differenza totale dell’intera giornata.
La Differenza, del registratore o totale, è corrispettivi meno incassi:
- zero: la giornata quadra;
- positiva: si è incassato meno di quanto battuto – un ammanco;
- negativa: si è incassato di più – un’eccedenza.
Alla contabilizzazione la quadratura viene controllata registratore per registratore (§ 3): una giornata con Differenza totale zero può non quadrare se gli incassi sono stati messi sul registratore sbagliato. La riga Registratore serve a vederlo mentre si compila: quando la sua differenza è zero, quel registratore è a posto.
3. Cosa succede premendo “Contabilizza”
I controlli
Prima di registrare il programma verifica, nell’ordine:
| Controllo | Messaggio |
|---|---|
| la data è compilata | “Impostare la data dei corrispettivi.” |
| causale e conto ricavi sono configurati e salvati | “Configurazione incompleta: impostare causale e conto ricavi nella linguetta Configurazione e salvare.” |
| nessun totale negativo | “Totale incassato negativo non ammesso.” |
| c’è almeno un totale | “Nessun corrispettivo inserito.” |
| nessun incasso negativo | “Importo incassato negativo non ammesso.” |
Vale la configurazione salvata, non quella a video: una causale cambiata nella scheda Configurazione senza premere Salva configurazione non viene usata.
La quadratura per registratore
Per ogni registratore il totale dei suoi corrispettivi viene confrontato con il totale dei suoi incassi. Non basta che quadri il totale della giornata: con 1.000,00 di corrispettivi su RT1 e 100,00 su RT2, mettere tutti i 1.100,00 fra gli incassi di RT1 dà differenza complessiva zero, ma RT1 ha 100,00 di troppo e RT2 100,00 in meno.
Quando almeno un registratore non quadra compare l’elenco dei soli registratori con differenza, ciascuno con corrispettivi, incassi e differenza:
- senza conto differenze di cassa configurato: “Gli incassi non coincidono con i corrispettivi e non è configurato il conto differenze di cassa:” seguito dall’elenco. La registrazione non viene fatta;
- con il conto differenze: “Gli incassi non coincidono con i corrispettivi:”, l’elenco, e “Le differenze verranno registrate sul conto differenze di cassa. Continuare?”. Rispondendo No si torna alla maschera per correggere; rispondendo Sì si registra.
⚠️ Se la differenza nasce da un importo scritto sulla riga sbagliata, rispondi No e correggi: confermando, la registrazione porterebbe sul conto differenze un’eccedenza su un registratore e un ammanco sull’altro.
Il controllo sui doppioni
Non esistendo un archivio dei corrispettivi, il programma non sa quali giornate sono già state registrate. L’unica protezione è questa: se in prima nota esiste già una registrazione con la stessa causale nella stessa data, compare
“Esiste già una registrazione con causale … in data …. Registrare comunque?”
Rispondendo No non succede nulla. Rispondendo Sì viene creata una seconda registrazione.
⚠️ Il controllo guarda solo causale e data. Se la stessa causale è usata anche per altre registrazioni, l’avviso compare anche quando i corrispettivi di quel giorno non sono mai stati inseriti; e se un giorno è stato registrato a mano con un’altra causale, l’avviso non compare.
La registrazione generata
Una sola registrazione, con nota “Corrispettivi del gg/mm/aaaa”:
| Sezione | Conto | Importo |
|---|---|---|
| Dare | il conto di incasso, una riga per ogni incasso compilato, con nota “registratore – modalità” (es. RT1 – Contanti) | l’importo incassato |
| Dare o Avere | il conto differenze di cassa, una riga per ogni registratore che non quadra, con nota registratore – Differenza di cassa (es. RT1 – Differenza di cassa) | la differenza di quel registratore: in dare se ammanco, in avere se eccedenza |
| Avere | il conto IVA della causale, una riga per codice IVA con imponibile e imposta | l’IVA |
| Avere | il conto ricavi corrispettivi | il totale degli imponibili |
Le righe IVA sommano i registratori: con due registratori e tre aliquote la registrazione ha tre righe IVA, non sei. La distinzione per registratore resta solo sulle righe di incasso.
Esempio, due registratori:
| Registratore | Cod. IVA | Totale incassato | Imponibile | IVA |
|---|---|---|---|---|
| RT1 | 4 | 208,00 | 200,00 | 8,00 |
| RT1 | 10 | 330,00 | 300,00 | 30,00 |
| RT1 | 22 | 610,00 | 500,00 | 110,00 |
| RT2 | 4 | 104,00 | 100,00 | 4,00 |
| RT2 | 10 | 220,00 | 200,00 | 20,00 |
| RT2 | 22 | 366,00 | 300,00 | 66,00 |
Totale corrispettivi 1.838,00. Incassi: RT1 contanti 600,00, POS 500,00, assegni 48,00; RT2 contanti 400,00, POS 250,00, assegni 40,00. Differenza zero. La registrazione:
| Conto | Dare | Avere |
|---|---|---|
| Cassa contanti (RT1 – Contanti) | 600,00 | |
| Banca c/POS (RT1 – POS) | 500,00 | |
| Assegni (RT1 – Assegni) | 48,00 | |
| Cassa contanti (RT2 – Contanti) | 400,00 | |
| Banca c/POS (RT2 – POS) | 250,00 | |
| Assegni (RT2 – Assegni) | 40,00 | |
| IVA, codice 4 (imponibile 300,00) | 12,00 | |
| IVA, codice 10 (imponibile 500,00) | 50,00 | |
| IVA, codice 22 (imponibile 800,00) | 176,00 | |
| Ricavi corrispettivi | 1.600,00 |
Se nel cassetto di RT1 ci fossero 595,00 invece di 600,00, RT1 avrebbe una differenza di 5,00 e, dopo la conferma, la registrazione avrebbe una riga in più: conto differenze di cassa, 5,00 in dare, con nota RT1 – Differenza di cassa.
Dopo la registrazione
La registrazione si apre da sola in prima nota, compare “Operazione completata.” e le due griglie tornano a zero, pronte per un’altra giornata. La data resta quella appena usata: va cambiata a mano.
Quando la registrazione viene rifiutata
La prima nota non accetta registrazioni in un periodo già stampato in definitivo:
- “Registrazione con data antecedente o uguale all’ultima data stampa registro iva.”
- “Registrazione con data antecedente o uguale all’ultima data stampa giornale bollato.”
In questi casi non viene scritto nulla e gli importi digitati restano a video.
4. Correggere una giornata già registrata
La procedura non modifica né cancella quello che ha generato. Le strade sono due:
- correggere la registrazione in prima nota, come una qualunque registrazione;
- cancellarla dalla prima nota e reinserire la giornata da qui.
Reinserire senza aver cancellato produce una seconda registrazione, dopo la conferma del § 3.
5. Dove finiscono i dati
- Prima nota: la registrazione è una registrazione normale, visibile e modificabile da lì.
- Registro dei corrispettivi e liquidazione IVA: le righe IVA portano codice, imponibile e imposta già separati; con una causale di tipo corrispettivi compaiono sul registro dei corrispettivi (Stampa registri IVA) e concorrono alla liquidazione come le vendite.
- Mastrini dei conti di incasso: ogni incasso è una riga con il registratore e la modalità nella nota, quindi sul mastrino della cassa si distingue cosa viene da quale registratore.
Non vengono create partite né scadenze.
6. Promemoria
- La configurazione si salva solo con Salva configurazione, e salvarla azzera gli importi già digitati.
- Il conto IVA viene dalla causale contabile: una causale senza conto IVA non è utilizzabile.
- Usa una causale con Tipo Documento Corrispettivi e Tipo Registro Corrispettivi Scorporo, altrimenti la registrazione non va sul registro dei corrispettivi.
- Si digita il totale lordo: imponibile e IVA li calcola il programma, e la loro somma è sempre il totale.
- La quadratura è per registratore: gli incassi vanno scritti sulle righe del registratore che li ha fatti, anche se il totale della giornata torna.
- La differenza fra corrispettivi e incassi va sul conto differenze di cassa, dopo conferma; senza quel conto una giornata che non quadra non si registra.
- Non esiste un archivio dei corrispettivi: l’unico controllo sui doppioni è l’avviso su causale e data. Conviene una causale dedicata solo a questa procedura.
- Per correggere una giornata si lavora in prima nota.
- La data non avanza da sola dopo la registrazione.
- Chi contabilizza gli scontrini dal modulo POS non deve registrare le stesse vendite anche da qui.