Manuale operativo per l’utente
Il pannello archiviazione fatture manda in conservazione le fatture elettroniche attive e passive: per ogni fattura raccoglie i file della cartella di archiviazione (la fattura, le ricevute, i metadati), li comprime in un unico pacchetto e li trasmette al servizio di conservazione Archivia Online (HostSolution). Al termine la fattura riceve un codice archivio e la data di archiviazione.
Prima di trasmettere, il pannello verifica con l’Ufficio Tributario che ciò che si sta conservando sia esattamente ciò che è stato trasmesso: una fattura modificata, rigenerata o inviata due volte dopo la trasmissione non viene archiviata.
La procedura è disponibile solo per le aziende di San Marino.
Si trova in Contabilità → Fattura elettronica → Pannello archiviazione fatture.
Indice
- Prima di cominciare
- I filtri
- L’elenco
- Archiviare
- La verifica con l’Ufficio Tributario
- Come si corregge una fattura non coerente
- Promemoria
1. Prima di cominciare
Solo aziende di San Marino
Per un’azienda italiana (nazione dei codici fissi diversa da SM) il pannello si apre ma resta bloccato: Elenca Fatture, Verifica e Archivia sono disattivati e compare il messaggio
“Archiviazione fatture disponibile solo per aziende di San Marino: per le aziende italiane la procedura e’ bloccata.”
Servizio di conservazione
Le credenziali di Archivia Online si impostano in Archivi → Impostazioni → Codici fissi → Codici Fissi, scheda Fattura elettronica, riquadro Configurazione servizio automatico invio / ricezione: Codice azienda, Utente, Password, Chiave criptazione HEX e IV HEX. Il pulsante Test Connessione prova il collegamento.
Se le credenziali sono salvate ma mancano chiave o IV, ogni fattura si ferma con “Servizio invio/ricezione SDI non configurato”.
⚠️ Se la configurazione non è mai stata salvata, l’archiviazione termina senza fare niente: compare “Operazione terminata.”, ma il log è vuoto e nessuna fattura viene verificata o archiviata. Controlla i codici fissi prima di cercare altre cause.
Collegamento con l’Ufficio Tributario
La verifica usa lo stesso collegamento della fatturazione elettronica: codice operatore dell’azienda e token del web service in corso di validità (vedi Token fatturazione elettronica SM). Se mancano o il token è scaduto, la verifica non si può fare e nessuna fattura viene archiviata (il motivo compare nel log, per esempio “Token Web Service tributatio RSM scaduto”).
La cartella di archiviazione
Per le aziende di San Marino Atlantis organizza da solo i file delle fatture elettroniche per azienda, tipo, anno e mese. È da quella cartella che il pannello prende i file da conservare: vengono inclusi tutti i file il cui nome comincia con il nome del file fattura (la fattura, le ricevute di consegna o di scarto, i metadati, il file di integrazione RSM).
2. I filtri
| Campo | A cosa serve |
|---|---|
| Tipo documento | Fatture attive o Fatture passive |
| Stato archiviazione | Non archiviate, Archiviate o Tutte (proposto). Una fattura è archiviata quando ha il codice archivio |
| Da data documento / a data documento | il periodo, sulla data del documento. Servono anche al controllo degli elenchi (§ 5.3) |
Le fatture si caricano con Elenca Fatture.
Per le attive compaiono solo le fatture per cui è stata generata la fattura elettronica (stato fattura elettronica valorizzato); le fatture mai generate non sono in elenco e quindi non si possono archiviare. Per le passive compaiono tutte le fatture elettroniche ricevute nel periodo.
3. L’elenco
| Colonna | Contenuto |
|---|---|
| N. Doc. | numero e serie del documento |
| Data Doc. | data del documento |
| Rag. sociale, P.Iva | il cliente (attive) o il fornitore (passive) |
| Nome file | nome del file della fattura elettronica |
| Tipo | tipo documento |
| Cod. archivio, Data arch. | codice e data restituiti dal servizio di conservazione; vuoti se la fattura non è ancora archiviata |
| Verifica | esito della verifica con l’Ufficio Tributario (§ 5) |
Già all’elenco la colonna Verifica riporta “verificata il …” per le fatture che hanno superato una verifica precedente (per le attive solo se la fattura è in stato definitivo).
Il doppio clic su una riga apre la fattura: la maschera della fattura emessa per le attive, la fattura elettronica ricevuta per le passive.
La selezione è multipla: Verifica e Archivia lavorano sulle righe selezionate.
4. Archiviare
- Imposta i filtri e premi Elenca Fatture.
- Seleziona le fatture da conservare.
- Premi Archivia.
Se fra le selezionate ce n’è qualcuna già archiviata compare la domanda
“Attenzione! Sono state selezionate fatture da archiviare che sono già state archiviate in precedenza. Continuare?”
Rispondendo Sì quelle fatture vengono trasmesse di nuovo e ricevono un nuovo codice archivio.
Le opzioni
Si apre poi la finestra Opzioni archiviazione. Normalmente una fattura senza tutti i suoi file non viene archiviata; i flag permettono di archiviarla lo stesso:
| Flag | Vale per | Effetto |
|---|---|---|
| Permetti mancanza file ricevuta SDI su fattura attiva (notifica consegna) | attive | archivia anche senza ricevuta di consegna. In verifica, una fattura accettata ma senza ricevuta diventa un avviso invece di un errore |
| Permetti mancanza file metadati ricezione su fattura passiva | passive | archivia anche senza il file dei metadati |
| Permetti mancanza file integrazione dati RSM su fattura passiva | passive | archivia anche senza il file di integrazione RSM |
Per le fatture di servizi verso San Marino la ricevuta non è mai richiesta, a prescindere dal flag.
Con Annulla la procedura si ferma: “Operazione interrotta.”
Cosa succede quando confermi
- Verifica delle fatture selezionate con l’Ufficio Tributario, come in § 5. Le fatture che hanno già superato una verifica e da allora non sono cambiate non vengono ricontrollate (§ 5.4).
- Per ogni fattura non coerente: nessuna trasmissione, nel log “NON ARCHIVIATO: verifica con l’Ufficio Tributario non superata”.
- Per ogni fattura coerente: controllo dei file, creazione del pacchetto e trasmissione al servizio di conservazione. Se va bene la fattura riceve Cod. archivio e Data arch., e nello storico dei messaggi della fattura resta la notifica di archiviazione.
Al termine si apre il Log archiviazione fatture con, per ogni fattura, l’esito della verifica e dell’archiviazione, e in fondo il conteggio “Archiviate: N – bloccate dalla verifica: M”. Poi la domanda “Aggiorno griglia fatture?” ricarica l’elenco.
Errori di archiviazione
Una fattura che supera la verifica può comunque fermarsi sui file. I messaggi:
| Messaggio | Causa |
|---|---|
| “Files fattura elettronica non trovati in cartella archiviazione.” | nella cartella non c’è nessun file con il nome della fattura |
| “File fattura non trovato in archivio” | ci sono altri file ma non la fattura |
| “File notifica non trovato” | attiva senza ricevuta (vedi flag) |
| “File metadati fattura non trovato in archivio” | passiva senza metadati (vedi flag) |
| “File integrazione dati RSM non trovato in archivio” | passiva senza file di integrazione (vedi flag) |
| “Nome file fattura non impostato. Fattura elettronica generata?” | attiva senza fattura elettronica |
Gli errori restituiti dal servizio di conservazione compaiono nel log così come arrivano.
5. La verifica con l’Ufficio Tributario
Il pulsante Verifica esegue gli stessi controlli dell’archiviazione senza archiviare: serve per sapere in anticipo quali fatture passeranno e quali no. Lavora sulle righe selezionate, oppure su tutte se non ne è selezionata nessuna (con l’elenco vuoto: “Nessuna fattura da verificare: elencare prima le fatture.”).
Il risultato va nella colonna Verifica (OK, OK con avvisi, KO: seguito dal primo motivo) e nel log Verifica fatture con l’Ufficio Tributario, che elenca per ogni fattura gli errori (in rosso) e gli avvisi (in giallo).
Gli errori bloccano l’archiviazione; gli avvisi no.
5.1 Fatture attive
L’idea: al momento dell’invio Atlantis registra l’impronta (hash) del file trasmesso. Ogni rigenerazione dell’XML la cancella e riscrive il file nella cartella. La verifica confronta quattro cose che devono coincidere: l’impronta registrata all’invio, il file nella cartella, il file che l’Ufficio Tributario ha ricevuto e l’impronta scritta nella ricevuta.
| Controllo | Errore che compare |
|---|---|
| fattura elettronica generata | “fattura elettronica non generata” |
| stato definitivo | “fattura scartata dal Tributario: va ritrasmessa prima di archiviarla”, “XML rigenerato e non ancora trasmesso al Tributario”, “fattura in attesa di esito dal Tributario”, “fattura accettata dal Tributario ma ricevuta non ancora scaricata” |
| impronta di invio presente | “hash di invio assente: l’XML e’ stato rigenerato dopo l’invio oppure non e’ mai stato trasmesso” |
| file nella cartella | “file … non presente nella cartella di archiviazione” |
| file sul Tributario | “file … non recuperabile dal Tributario: …” |
| cartella = Tributario | “il file su disco e’ diverso da quello presente sul Tributario” |
| Tributario = invio | “il file presente sul Tributario non corrisponde all’hash registrato all’invio” |
| cartella = invio | “il file su disco non corrisponde all’hash registrato all’invio” |
| ricevute | “la ricevuta … riporta l’hash di un file diverso da quello trasmesso” |
| un solo invio | “fattura trasmessa piu’ volte: oltre a … risulta trasmesso il file … (non scartato)” |
| numero e data | “il file sul Tributario ha numero … mentre il documento ha numero …”, lo stesso per la data |
Sul doppio invio: un file trasmesso in precedenza e poi scartato non conta, perché una fattura scartata non è emessa. Conta invece un file accettato con un nome diverso da quello attuale: vuol dire che la stessa fattura è stata emessa due volte.
Una differenza della sola serie fra il file sul Tributario e il documento è un avviso.
5.2 Fatture passive
| Controllo | Errore che compare |
|---|---|
| file nella cartella | “file … non presente nella cartella di archiviazione” |
| metadati | “i metadati … riportano l’hash di un file diverso da quello su disco” |
| file sul Tributario | “file … non recuperabile dal Tributario: …” oppure “file … non presente tra i file restituiti dal Tributario” |
| cartella = Tributario | “il file su disco e’ diverso da quello presente sul Tributario”, e lo stesso per gli altri file presenti in entrambi |
Un file che il Tributario restituisce ma che manca nella cartella è un avviso. La verifica scarica dal Tributario solo fatture già acquisite: l’elenco delle fatture ancora da scaricare non cambia.
5.3 Il controllo degli elenchi
Oltre alle singole fatture, la verifica confronta gli elenchi del periodo. Il periodo è quello dei filtri; se i filtri sono vuoti si usano la prima e l’ultima data delle fatture verificate. Il risultato è nel riquadro Controllo elenchi del periodo in fondo al log, che riguarda tutte le fatture del periodo, non solo quelle selezionate: verificando una sola fattura vi compaiono anche segnalazioni su altri documenti, che non cambiano l’esito di quella verificata. Le righe marcate AVVISO (in giallo) sono solo segnalazioni; quelle marcate ERR (in rosso) corrispondono a una fattura resa non coerente.
Fatture attive
- fatture del periodo mai trasmesse al Tributario (escluse le proforma, cioè i documenti da non contabilizzare, quelle con causale da non inviare in telematico, quelle per il rappresentante fiscale, quelle verso clienti esteri non italiani, che non passano dal Tributario, e quelle verso clienti sammarinesi prima dell’avvio della fatturazione interna): solo segnalazione;
- per la fatturazione interna San Marino, il Tributario fornisce l’elenco dei file trasmessi. Un file che non è il file attuale di nessuna fattura, non scartato, con lo stesso numero e la stessa data di una fattura del periodo, rende quella fattura non coerente: “sul Tributario e’ presente anche il file … (non scartato) con lo stesso numero e data: fattura trasmessa piu’ volte”. Gli altri file senza documento sono solo segnalati;
- le fatture verso l’Italia e l’estero non hanno un elenco dei trasmessi sul Tributario: per loro il doppio invio si ricava dallo storico dei messaggi della fattura (§ 5.1).
Fatture passive
- fatture del periodo che il Tributario non elenca;
- fatture ricevute sul Tributario e mai acquisite in Atlantis.
Entrambe sono segnalazioni: la presenza di ogni fattura sul Tributario è già controllata una per una.
5.4 L’esito resta registrato
Quando una fattura supera la verifica, Atlantis registra la data e un’impronta dei dati locali della fattura: numero, serie e data, nome del file, impronta di invio, stato, numero di trasmissioni e il contenuto di tutti i file della cartella di archiviazione.
All’archiviazione l’impronta viene ricalcolata leggendo solo i dati locali: se coincide la fattura passa senza interrogare di nuovo il Tributario, e nel log compare “OK (verificata il …), nessun dato cambiato da allora”. Il ragionamento è che un file trasmesso al Tributario non può più cambiare: se non è cambiato niente in Atlantis, il confronto darebbe lo stesso risultato.
La fattura viene invece verificata da capo se:
- l’XML è stato rigenerato o la fattura è stata trasmessa di nuovo (la trasmissione cancella l’esito registrato);
- è arrivata una ricevuta, oppure un file della cartella è stato aggiunto, tolto o modificato;
- sono cambiati numero, data o stato;
- la verifica precedente non era andata bene (l’esito si registra solo se positivo).
Per le attive l’esito si registra solo se la fattura è in stato definitivo: una fattura accettata ma ancora senza ricevuta viene sempre ricontrollata.
Il controllo degli elenchi del periodo si fa sempre, anche quando le singole fatture passano con l’esito registrato: è l’unico che vede cose accadute fuori da Atlantis.
Il pulsante Verifica, invece, rifà sempre il controllo completo e aggiorna l’esito registrato: è il modo per forzarlo.
5.5 Cosa vuol dire OK
Una fattura attiva OK è una fattura per cui il file che verrà archiviato è esattamente quello trasmesso al Tributario e accettato, trasmesso una volta sola, con il numero e la data del documento. Per una passiva, il file in archivio è quello che il Tributario ha consegnato.
| Nella colonna Verifica | Significato |
|---|---|
| OK | tutti i controlli superati |
| OK con avvisi | superati, con segnalazioni da leggere nel log: si archivia |
| OK (verificata il …) | esito di una verifica precedente, riusato perché nulla è cambiato (§ 5.4) |
| verificata il … | dopo Elenca: la fattura ha già un esito positivo registrato |
| KO: … | almeno un errore: non si archivia |
⚠️ OK non vuol dire che il documento in Atlantis sia uguale a quello trasmesso. La verifica confronta i file, non il contenuto del documento. Se dopo l’invio si modificano righe o importi senza rigenerare l’XML, la fattura resta OK: si archivia il file trasmesso, che è quello giusto. Il documento in Atlantis, e con lui la contabilità, non corrisponde più alla fattura emessa. Una fattura emessa non si modifica: si corregge con una nota di credito.
6. Come si corregge una fattura non coerente
| Situazione | Cosa fare |
|---|---|
| XML rigenerato dopo l’invio (“hash di invio assente”, file su disco diverso da quello trasmesso) | non ritrasmettere: la fattura risulterebbe emessa due volte. La rigenerazione ha cancellato l’impronta di invio e riportato la fattura allo stato da inviare, e dal programma non si possono ripristinare: rivolgersi all’assistenza. Il comando Scarica file XML fattura da tributario della fattura serve per consultare il file trasmesso, non per rimetterlo nella cartella: salvandolo da quella finestra i caratteri accentati possono cambiare |
| fattura scartata | correggere, rigenerare e ritrasmettere; poi attendere la ricevuta |
| in attesa di esito o di ricevuta | scaricare esito e ricevuta dalla fattura, poi rifare la verifica |
| fattura trasmessa più volte | situazione da sistemare con l’Ufficio Tributario (nota di credito o annullamento secondo le regole fiscali): la procedura non sceglie da sola quale delle due conservare |
| numero o data diversi dal documento | il documento è stato modificato dopo l’invio: riportarlo ai dati trasmessi |
| verifica non eseguibile (token, collegamento) | sistemare il collegamento e riprovare |
7. Promemoria
- Non si archivia niente senza verifica: Archivia la esegue da sola anche se non hai premuto Verifica. Le fatture non coerenti vengono saltate, senza possibilità di forzarle.
- Dopo l’invio non rigenerare l’XML. La rigenerazione cancella l’impronta di invio e riscrive il file nella cartella: da quel momento la fattura non è più archiviabile e dal programma non si torna indietro.
- Non ritrasmettere una fattura già accettata per “correggerla”: il Tributario la registra due volte e la verifica la blocca.
- Scarica le ricevute prima di archiviare: senza ricevuta una fattura attiva non è in stato definitivo.
- Non toccare a mano i file della cartella di archiviazione: qualsiasi modifica fa ripetere la verifica, e un file diverso da quello trasmesso blocca l’archiviazione.
- Il token del web service deve essere valido, altrimenti la verifica non parte e non si archivia nulla.
- Verifica rifà sempre tutto; Archivia ricontrolla solo le fatture cambiate dall’ultima verifica superata.
- Le segnalazioni del controllo elenchi (fatture mai trasmesse, passive non acquisite) non bloccano: leggile comunque, sono spesso il segnale di un documento dimenticato.
- La procedura è solo per le aziende di San Marino.