Per un articolo gestito a lotti il programma tiene due conti della giacenza: il saldo dell’articolo nel deposito e il saldo di ciascun lotto nello stesso deposito. La somma dei lotti deve dare l’esistenza dell’articolo. Questa finestra elenca gli articoli per cui i due conti non coincidono e offre gli strumenti per rimetterli d’accordo.
La differenza nasce quasi sempre da movimenti senza lotto su un articolo che i lotti li gestisce: merce movimentata prima di attivare i lotti sull’articolo, oppure con una causale che il lotto non lo chiede.
Si trova in Magazzino → Servizi → Controllo saldi articolo / saldi lotto.
⚠️ Non è una semplice interrogazione. I pulsanti Ricostr. saldi e Imposta Lotto modificano i dati, e lo fanno senza chiedere conferma.
1. Cosa controlla
Per ogni coppia articolo + deposito vengono messe a confronto:
- l’esistenza dell’articolo nel deposito;
- la somma delle esistenze di tutti i suoi lotti nello stesso deposito.
Entra nell’elenco solo chi ha i due valori diversi. Sono considerati soltanto:
- gli articoli con un Tipo Lotto indicato in anagrafica (scheda Varie): un articolo senza tipo lotto non gestisce i lotti e non ha niente da confrontare;
- gli articoli non descrittivi;
- le coppie articolo/deposito che hanno un saldo: un articolo mai movimentato in un deposito non compare.
Non ci sono filtri: il controllo è sempre su tutta l’azienda e su tutti i depositi.
2. Le colonne
| Colonna | Contenuto |
|---|---|
| Cod. art., Descrizione | l’articolo |
| Cod. dep., Descr. deposito | il deposito |
| Esistenza | giacenza dell’articolo in quel deposito |
| Esistenza lotti | somma delle giacenze dei lotti dell’articolo in quel deposito |
C’è una riga per ogni deposito in cui i conti non tornano: lo stesso articolo può comparire più volte. L’elenco è ordinato per codice articolo e si riordina facendo clic sull’intestazione di colonna.
Come leggere la differenza
- Esistenza lotti a zero, esistenza piena: l’articolo è stato movimentato tutto senza lotto. È il caso tipico di un articolo passato alla gestione a lotti quando aveva già della giacenza.
- Esistenza lotti minore dell’esistenza: solo una parte dei movimenti è senza lotto.
- Esistenza lotti maggiore dell’esistenza: ci sono scarichi senza lotto, oppure i saldi non sono allineati ai movimenti.
3. I pulsanti
| Pulsante | Cosa fa |
|---|---|
| Elenca | esegue il controllo e riempie la griglia. All’apertura la griglia è vuota: l’elenco non parte da solo |
| Apri articolo | apre l’anagrafica dell’articolo selezionato. Lo stesso si ottiene con il doppio clic sulla riga |
| Mastrino articolo | apre l’elenco dei movimenti di magazzino dell’articolo nel deposito della riga |
| Ricostr. saldi | ricalcola i saldi dai movimenti (vedi § 4) |
| Imposta Lotto | assegna un lotto ai movimenti che ne sono privi (vedi § 5) |
| Esporta | salva l’elenco su file, chiedendo nome e formato |
| Chiudi | chiude la finestra |
Messaggi che puoi incontrare:
- “Selezionare una riga documento” o “Selezionare una riga” – hai premuto un pulsante senza una riga selezionata;
- “Nessun articolo selezionato.” – hai scelto Ricostr. saldi → Articolo selezionato senza una riga selezionata;
- “Nessun dato da esportare” – hai premuto Esporta prima di Elenca, oppure l’elenco è vuoto.
Se il controllo non trova differenze non compare alcun messaggio: la griglia resta vuota, ed è il risultato che ci si augura.
4. Ricostr. saldi
Il pulsante apre un piccolo menu:
| Voce | Su cosa agisce |
|---|---|
| Articolo selezionato | l’articolo della riga selezionata |
| Tutti articoli della lista | tutti gli articoli presenti in elenco |
La ricostruzione azzera i saldi dell’articolo e li ricalcola rileggendo tutti i suoi movimenti di magazzino: esistenza, impegnato, ordinato e saldi per lotto. È la stessa elaborazione di Magazzino → Servizi → Ricostruzione saldi articoli, limitata agli articoli scelti.
Cose da sapere:
- parte subito, senza domanda di conferma;
- riguarda l’articolo in tutti i depositi, non solo in quello della riga selezionata;
- l’esistenza iniziale non viene toccata;
- i depositi fittizi restano esclusi;
- al termine compare “Operazione terminata.”, e l’elenco non si aggiorna da solo: premi Elenca per vedere cosa è rimasto.
⚠️ “Operazione terminata.” compare comunque, anche se l’elaborazione si è interrotta per un errore. La verifica vera è rifare Elenca.
Quando serve. Quando i saldi non rispecchiano più i movimenti. Se i movimenti hanno il lotto giusto e solo i saldi sono sbagliati, dopo la ricostruzione la riga sparisce dall’elenco.
Quando non basta. Se i movimenti non hanno il lotto, la ricostruzione rifà gli stessi saldi di prima e la riga resta dov’è. In quel caso serve Imposta Lotto.
5. Imposta Lotto
Assegna un codice lotto a tutto ciò che l’articolo ha movimentato senza lotto. Agisce sull’articolo della riga selezionata.
Viene chiesto il Codice lotto (max 20 caratteri). Il codice viene portato in maiuscolo. Lasciando vuoto o annullando compare “Operazione annullata” e non succede niente.
Confermato il codice, il programma:
- crea il lotto, se per quell’articolo non esiste ancora, con data di creazione di oggi e stato chiuso;
- scrive il lotto sui movimenti di magazzino dell’articolo che ne sono privi;
- scrive il lotto sulle righe dei documenti dell’articolo che ne sono prive, insieme al tipo lotto dell’articolo;
- ricostruisce i saldi dell’articolo, come al § 4.
Al termine compare “Operazione completata.”. Premi Elenca per verificare.
Quali movimenti vengono toccati
Solo quelli che appartengono a un documento la cui causale ha il flag Gestisci lotti (Archivi → Tabelle → Documenti → Causali documenti). I documenti interessati sono DDT emessi e ricevuti, documenti di magazzino, fatture emesse, impegni clienti, ordini fornitori e vendite al banco.
Restano quindi senza lotto:
- i movimenti di documenti con una causale che non gestisce i lotti;
- i movimenti che non hanno un documento alle spalle.
Se dopo Imposta Lotto la riga è ancora in elenco con una differenza più piccola, il residuo è lì: aprilo con Mastrino articolo e guarda quali movimenti sono rimasti senza lotto.
⚠️ Non si torna indietro. Il lotto viene scritto su tutti i movimenti e su tutte le righe documento senza lotto di quell’articolo, in tutti i depositi e in tutti gli esercizi, senza domanda di conferma. Non esiste un comando che lo tolga: prima di premere, controlla dal mastrino che quei movimenti debbano davvero finire tutti sullo stesso lotto.
⚠️ Il lotto creato da qui nasce chiuso. Se la merce è ancora a magazzino e deve poter essere scaricata, apri il lotto e riportalo ad aperto: su un lotto non aperto il salvataggio dei documenti si ferma con “Lotto ‘…’ per articolo ‘…’ in stato non ‘APERTO’.”. Un lotto già esistente viene invece usato così com’è, senza cambiarne lo stato.
Non superare i 20 caratteri: la lunghezza non viene controllata al momento dell’inserimento.
6. Come si usa
- Premi Elenca.
- Per ogni riga apri il Mastrino articolo e guarda i movimenti: hanno il lotto?
- I movimenti hanno il lotto ma i totali non tornano: Ricostr. saldi → Articolo selezionato.
- Ci sono movimenti senza lotto: decidi su quale lotto devono andare e usa Imposta Lotto. Se devono andare su lotti diversi, Imposta Lotto non è lo strumento giusto: correggi i singoli documenti indicando il lotto riga per riga, poi ricostruisci i saldi.
- Premi di nuovo Elenca.
Subito dopo aver attivato i lotti su articoli che avevano già giacenza l’elenco può essere lungo: è normale. Ordinalo per Esistenza lotti per separare gli articoli mai movimentati a lotto (a zero) da quelli con differenze parziali.
7. Promemoria
- Ricostr. saldi e Imposta Lotto partono senza conferma: un clic sbagliato sul menu Tutti articoli della lista ricostruisce l’intero elenco.
- Imposta Lotto non si annulla: scrive il lotto su tutti i movimenti e le righe documento senza lotto dell’articolo, in ogni deposito ed esercizio.
- Il lotto creato da Imposta Lotto è chiuso: riaprilo se deve essere ancora movimentato.
- Solo i documenti con causale Gestisci lotti vengono aggiornati: gli altri movimenti restano senza lotto e la differenza rimane.
- La ricostruzione riguarda tutti i depositi dell’articolo, non solo quello della riga.
- “Operazione terminata.” non è una conferma: rifai sempre Elenca.
- Su archivi grandi la ricostruzione di tutta la lista richiede tempo: lanciala quando nessuno sta registrando documenti su quegli articoli.