La pagina online è la pagina web dove il cliente vede il preventivo, scarica il PDF e risponde: accetta o rifiuta. Il cliente non deve installare nulla né registrarsi: basta il link.

Il programma registra cosa succede sulla pagina e aggiorna da solo il preventivo: chi ha mandato il preventivo sa se è stato aperto, quante volte, e la risposta.

Colore, logo, testi, modello della pagina e testi delle mail si impostano in CRM → Tabelle → Impostazioni CRM.

1. Cosa serve

il modulo CRM;
un record attivo in Amministrazione Web API con la casella Sezioni CRM e l’ID servizi (service token);
Atlantis Evo acceso sulla postazione sempre attiva: la pagina viene composta dal gestionale al momento, e a gestionale spento non si apre.

Senza questi requisiti il pulsante risponde “Link non disponibile: serve una configurazione web attiva con le sezioni CRM e il service token, e il preventivo non deve essere una revisione superata.”

⚠️ L’ID servizi non va cambiato: i link già spediti lo contengono e smetterebbero di funzionare. Il programma chiede conferma prima di salvarne uno diverso.

2. Il link

Ogni revisione ha un suo link, casuale e non indovinabile. Viene creato la prima volta che serve, e resta sempre lo stesso.

Come si ottiene	Dettagli
Mail del preventivo	spedendolo dalla stampa, il testo della mail contiene il link
Copia link	nella linguetta Preventivo dell’impegno, riga Pagina online: copia il link negli appunti
Condividi link	nel riquadro Preventivo della App

Accanto a Copia link si legge a che punto è: link non ancora creato, il cliente non ha ancora aperto la pagina, oppure Aperto 3 volte, l’ultima il …; PDF scaricato il …; accettato online da … il ….

Una revisione superata non ha un link da distribuire: chi apre quello vecchio legge che il preventivo è stato sostituito.

Il link non si revoca e non si rigenera. Chi lo possiede può aprire la pagina finché il preventivo esiste. Per far decadere una proposta si crea una revisione, oppure si rifiuta il preventivo.

3. Cosa vede il cliente

La pagina mostra azienda e contatti, numero, data e validità, il cliente, le righe con quantità e importi, imponibile, IVA e totale, il pulsante Scarica il PDF, i testi personalizzati e i due riquadri per rispondere.

Accettare

Il cliente indica Nome e cognome di chi accetta (obbligatorio, fino a 100 caratteri), una Nota facoltativa (fino a 1000 caratteri), spunta “Accetto il preventivo n. … alle condizioni indicate.” e preme Accetto il preventivo.

Rifiutare

Allo stesso modo: Nome e cognome di chi rifiuta, Motivo facoltativo, la spunta “Rifiuto il preventivo n. …” e Rifiuto il preventivo.

Quello che legge la pagina in ogni situazione

Stato del preventivo	Cosa vede il cliente
Bozza, Inviato, Visto, non scaduto	può accettare o rifiutare
Accettato o Evaso	“Il preventivo è stato accettato. Grazie!”
Rifiutato dal cliente	“Ci avete comunicato di non voler procedere con questo preventivo. Per informazioni contattateci.”
Rifiutato da voi	“Questo preventivo non è più valido. Per informazioni contattateci.”
Superato da una revisione	“Questo preventivo è stato sostituito da una versione più recente: vi abbiamo inviato o vi invieremo il nuovo link.”
Scaduto	“Questo preventivo è scaduto. Per un aggiornamento contattateci.”

La scadenza viene controllata all’apertura, anche se in gestionale lo stato non è ancora stato aggiornato.

4. Cosa succede nel gestionale

Evento	Effetto
Apertura	un preventivo Inviato (o ancora in Bozza) diventa Visto; alla prima apertura un commento sull’opportunità
PDF scaricato	viene solo registrato
Accettazione	stato Accettato, opportunità chiusa come vinta, commento e attività con nome e nota
Rifiuto	stato Rifiutato, l’opportunità resta aperta, commento e attività con nome e motivo

Accettare non evade: l’ordine o la fattura restano da fare.

L’attività va a chi segue il preventivo: l’assegnatario dell’opportunità collegata; se manca, l’agente del preventivo; altrimenti l’utente della postazione sempre accesa. È da fare oggi, del tipo Promemoria.

Un’apertura o uno scaricamento nei primi 2 minuti dalla creazione del link non vengono registrati: sono di solito di chi lo ha appena generato o dei controlli automatici. Per fare una prova bisogna aspettare un paio di minuti.

Il programma non registra l’indirizzo IP: solo data, ora, e il nome e la nota scritti dal cliente.

Sulle regole Aperto più volte e Accettato o rifiutato vedi la guida Automazioni.

5. Impostazioni CRM: Aspetto e testi

Campo	A cosa serve
Colore principale	da scrivere come `#rrggbb` o da scegliere con Scegli…. Di partenza `#1f5fbf`
Logo	Carica… accetta png, jpg e gif; l’immagine viene rimpicciolita se serve. Togli la rimuove
Testo introduttivo	sopra le righe, fino a 2000 caratteri
Condizioni	sopra il pulsante di accettazione, fino a 4000 caratteri
Informativa privacy	in fondo alla pagina, fino a 2000 caratteri
Piè di pagina	fino a 1000 caratteri

⚠️ L’informativa privacy la scrive ogni azienda. La pagina registra apertura, scaricamento e risposta. Con il campo vuoto compare la frase standard: “L’apertura di questa pagina, lo scaricamento del documento e l’accettazione vengono registrati e comunicati a …”. Va valutato se basta, ed è compito di chi usa la pagina.

Anteprima nel browser apre la pagina dell’ultimo preventivo dell’azienda (o, senza preventivi, con dati d’esempio) con le impostazioni a video, anche non salvate. I link dell’anteprima non portano da nessuna parte.

6. Impostazioni CRM: Modello HTML

Per chi vuole cambiare tutta la pagina. Vuoto significa modello predefinito.

Comando	Cosa fa
Copia qui il modello predefinito	parte dal modello del programma, in cui i segnaposto sono spiegati in testa
Torna al predefinito	svuota il modello

L’editor colora l’HTML, numera le righe, cerca con Ctrl+F e sostituisce con Ctrl+H.

Al salvataggio il modello viene controllato: se non è valido non si salva, compare “Modello HTML non valido. …” e il cursore va sulla riga citata. Se in seguito un modello già salvato non è utilizzabile, il cliente vede la pagina con il modello predefinito, senza errori.

⚠️ Un modello proprio non si aggiorna con il programma. Se è stato copiato prima di una funzione nuova, non la contiene: per esempio servono il segnaposto PRIVACY e il modulo di rifiuto che usa URL_RIFIUTA, senza i quali il testo privacy non compare e il cliente non può rifiutare.

7. Impostazioni CRM: Mail

La mail del preventivo

È il testo con cui parte la mail spedita dalla stampa, sopra la firma.

Campo	Se vuoto
Testo della mail	“Può vedere il preventivo, scaricarlo e accettarlo da qui: [PAR:LINK]”
Testo del link	“Apri il preventivo n. [PAR:NUMERO]”

Il testo arriva fino a 4000 caratteri; il testo del link fino a 200.

La mail di cortesia

È quella che la regola Inviato e non aperto manda al cliente: vedi la guida Automazioni.

Campo	Se vuoto
Oggetto	“Promemoria: preventivo n. [PAR:NUMERO]”
Testo	un testo di cortesia con il link

I segnaposto

Si inseriscono con i pulsanti della riga Inserisci, dove sta il cursore.

Segnaposto	Valore
`[PAR:LINK]`	il link della pagina, con il suo testo; non si usa nel testo del link stesso
`[PAR:NUMERO]`	il numero del preventivo, con la revisione
`[PAR:DATA]`	la data del preventivo
`[PAR:VALIDITA]`	valido fino al
`[PAR:CLIENTE]`	la ragione sociale del cliente
`[PAR:TOTALE]`	il totale
`[PAR:AZIENDA]`	la propria azienda

I due pulsanti dei testi predefiniti ricopiano nel campo quello del programma, da usare come base.

8. Promemoria

La pagina si apre solo con Atlantis Evo acceso sulla postazione sempre attiva.
Ogni revisione ha il suo link: dopo una nuova revisione il link va rispedito.
Il link non si revoca.
Accettare non evade; rifiutare non chiude l’opportunità.
I primi 2 minuti dalla creazione del link non vengono registrati: per le prove bisogna aspettare.
Il testo privacy lo decide l’azienda.
Un modello HTML proprio resta fermo: dopo un aggiornamento va ricontrollato.
Non cambiare l’ID servizi.

Manuale Atlantis Evo

Pagina online del preventivo