Un preventivo è un impegno cliente con una causale di preventivo: si compila, si stampa e si evade come ogni impegno. In più si può intestare a qualunque soggetto, anche a chi non è cliente, ha uno stato, una validità e le revisioni, e può essere collegato a un’opportunità.
Si crea e si apre da Impegni/Ordini → Impegni clienti. Si trova anche nel Pannello impegni clienti e nella linguetta Preventivi dell’opportunità.
Le funzioni di questa guida legate a opportunità e pagina online richiedono il modulo CRM; stati e revisioni dipendono solo dalla causale.
Indice
- La causale di preventivo
- Gli stati
- Le revisioni
- Il legame con l’opportunità
- Il Pannello impegni clienti
- Evadere un preventivo e passare a cliente
- Nella App
- Promemoria
1. La causale di preventivo
Un impegno è un preventivo se la sua causale lo dice. L’impostazione sta nei dati specifici della causale impegno (Archivi → Tabelle → Documenti → Causali documenti).
| Campo | A cosa serve |
|---|---|
| Causale di preventivo | il documento si intesta a qualunque soggetto e ha la linguetta Preventivo |
| GG. validità | giorni di validità proposti dalla data del documento. 0 = nessuna scadenza |
| Gestisci revisioni preventivo | acceso: dopo l’invio ogni modifica passa da una nuova revisione. Spento: il preventivo si modifica in qualunque stato |
| Cod. cliente | il cliente da cui prendono le condizioni commerciali i preventivi intestati a un contatto |
| Caus. doc. fattura, Caus. doc. vendita banco | le causali dei documenti generati dall’impegno |
Il flag è acceso di partenza sulle causali PREV.
Soggetto cliente o contatto
Il soggetto si sceglie fra tutti, e il tipo anagrafica del documento lo decide lui: Cliente se ha la scheda cliente, Contatto altrimenti.
- Cliente: la testata si compila dalla sua scheda, come sempre.
- Contatto: pagamento, esenzione, listino, sconti e agenti partono dal Cod. cliente della causale, e si possono cambiare. Senza quel cliente restano vuoti.
2. Gli stati
| Stato | Quando |
|---|---|
| Bozza | appena creato. Si modifica liberamente |
| Inviato | spedito per mail, oppure con il pulsante Inviato |
| Visto dal cliente | il cliente ha aperto la pagina online |
| Accettato | con il pulsante, oppure dalla pagina online. Non evade |
| Rifiutato | con il pulsante, dalla pagina online, oppure perché l’opportunità è stata persa |
| Scaduto | inviato o visto, con la validità passata |
| Superato da una revisione | esiste una revisione successiva. Di sola lettura |
| Evaso | ha generato un altro documento, anche in parte |
La linguetta Preventivo
Sull’impegno con causale di preventivo la linguetta Preventivo porta nel titolo lo stato attuale, e contiene:
| Comando | Cosa fa |
|---|---|
| Stato, Revisione | in chiaro; la revisione indica se ne esistono altre |
| Valido fino al | data di validità, proposta dalla causale |
| Inviato, Accettato, Rifiutato | cambiano lo stato, con il preventivo caricato e non in modifica |
| Nuova revisione | vedi la sezione 3 |
| Revisioni… | elenca le revisioni e apre quella scelta |
| Opportunità: Collega…, Apri, Crea opportunità, Scollega | vedi la sezione 4 |
| Pagina online: Copia link | vedi la guida Pagina online del preventivo |
Una mail spedita dalla stampa di un preventivo in bozza lo porta da sola a Inviato. Spedendolo per un’altra strada, o con il PDF, lo stato si imposta a mano.
Non si cambia lo stato di una revisione superata (“Revisione superata: lo stato si cambia sull’ultima revisione.”) né di un preventivo evaso (“Preventivo già evaso.”).
Quando si aggiornano Scaduto ed Evaso
⚠️ Scaduto ed Evaso non si aggiornano nel momento in cui accadono. Vengono ricalcolati all’apertura della maschera Impegni clienti, aprendo l’elenco Revisioni… e al giro quotidiano delle automazioni, se almeno una regola a giorni è attiva.
Finché il ricalcolo non avviene:
- il Pannello impegni clienti e la App possono mostrare ancora lo stato precedente;
- un’opportunità collegata a un preventivo evaso resta aperta: si chiude come vinta al ricalcolo.
La pagina online non risente del ritardo: controlla la scadenza da sola.
Il ricalcolo fa anche il cammino opposto: se un’evasione viene annullata il preventivo torna Accettato, e se viene cancellata l’ultima revisione la precedente torna Inviato.
3. Le revisioni
Una revisione è un impegno vero, copia del precedente, con un numero proprio nella stessa serie e legato al preventivo d’origine. A video e negli elenchi si legge il numero d’origine con la revisione, per esempio 42/PREV rev. 2.
Come si crea
Con Nuova revisione, oppure entrando in variazione su un preventivo già inviato, visto, accettato, rifiutato o scaduto: il programma avvisa “Il preventivo è già stato inviato (stato: …): per modificarlo serve una nuova revisione. Crearla adesso?”
Cosa succede
- Nasce in Bozza, con testata, righe e tabelle collegate della revisione di partenza.
- Etichette e allegati la seguono. Gli allegati restano un solo file nell’archivio documenti: la revisione ha un collegamento in più.
- La revisione di partenza diventa Superata, resta consultabile ma non modificabile, e non impegna più il magazzino: i movimenti passano alla nuova.
- Il legame con l’opportunità vale per tutte le revisioni.
- La revisione ha il suo link per la pagina online; quello vecchio avvisa il cliente che il preventivo è stato sostituito. Vanno rispediti.
Quando non si può
| Messaggio | Motivo |
|---|---|
| “Il preventivo è ancora in bozza: si modifica direttamente.” | non serve |
| “La causale del preventivo non gestisce le revisioni: si modifica direttamente.” | Gestisci revisioni preventivo spento |
| “Questa revisione è già stata superata: la nuova revisione si crea dall’ultima.” | si è sulla revisione vecchia |
| “Il preventivo è già stato evaso, anche solo in parte: non si possono creare altre revisioni.” | evaso |
Modificare e cancellare
Una revisione superata è di sola lettura: “Questa revisione del preventivo è stata superata: è di sola lettura. Le modifiche si fanno sull’ultima revisione (linguetta Preventivo, pulsante Revisioni).”
Si cancella solo a partire dall’ultima: “Questa revisione del preventivo è stata superata: non si può cancellare. Si cancella a partire dall’ultima revisione.” Cancellando l’ultima, la precedente torna attiva in stato Inviato.
4. Il legame con l’opportunità
Un preventivo ha al massimo un’opportunità, che deve essere dello stesso soggetto; un’opportunità può avere più preventivi. Dalla linguetta Preventivo, con il documento salvato e non in modifica:
| Pulsante | Cosa fa |
|---|---|
| Collega… | sceglie fra le opportunità del soggetto, prima le aperte |
| Apri | apre l’opportunità collegata |
| Crea opportunità | ne crea una con soggetto e referente del preventivo, titolo Preventivo …, valore dall’imponibile, nella fase dei preventivi inviati o nella prima aperta, assegnata a chi la crea |
| Scollega | toglie il legame, dopo una conferma, da tutte le revisioni |
Quando il soggetto non ha opportunità compare “Il soggetto non ha opportunità: usare \”Crea opportunità\”.”
Gli effetti su fase, valore e chiusura sono nella guida Opportunità. In sintesi: inviato fa avanzare, accettato o evaso chiude come vinta, rifiutato e scaduto non toccano nulla; l’opportunità persa rifiuta i preventivi ancora in bozza, inviati o visti.
5. Il Pannello impegni clienti
Il pannello mostra i preventivi insieme agli altri impegni, senza le revisioni superate. La casella Mostra anche le revisioni superate dei preventivi le aggiunge.
In configurazione griglia ci sono le colonne Rev. preventivo, Stato preventivo e Validità preventivo.
6. Evadere un preventivo e passare a cliente
Cosa si può evadere
Non si evadono né importano le revisioni superate e i preventivi rifiutati: non compaiono fra i documenti da importare. Un preventivo scaduto invece si può ancora evadere. Accettarlo non è obbligatorio: lo stato non blocca l’evasione.
Se il soggetto non è cliente
Evadendo in un ordine, un DDT o una fattura, o generando fattura o vendita al banco dall’impegno o dal pannello, se la causale di destinazione richiede un cliente e il soggetto non ha la scheda cliente il programma chiede se crearla:
“Il soggetto … non è un cliente: per generare … va creata la sua scheda cliente. Crearla ora?”
Se si conferma si apre una creazione guidata, con gli stessi passi del wizard cliente:
- i dati vengono dal soggetto;
- le condizioni vengono dal preventivo (pagamento, esenzione, listini, sconti, agenti);
- il sottoconto viene dal modello cliente o, se manca, dal Cod. cliente della causale; senza agente sul documento vale l’Agente di riferimento del soggetto.
Solo il sottoconto è obbligatorio. Il riepilogo elenca come avviso ciò che manca per il documento da generare; per la fattura: partita IVA o codice fiscale, indirizzo, nazione, codice destinatario o PEC.
A Fine vengono creati la scheda cliente e i dati aggiornati del soggetto, e tutti i preventivi del soggetto intestati come contatto, revisioni comprese, diventano intestati a un cliente. Con il modulo CRM sulle opportunità collegate compare un commento.
Se si rinuncia il documento non si genera: “Generazione annullata: il soggetto … non è un cliente.”
Se dopo la creazione guidata il documento non viene salvato, il cliente resta creato.
La rete di sicurezza
Un ordine, un DDT o una fattura di vendita nuovi, intestati a un soggetto senza scheda cliente, non si salvano da nessuna procedura: “Documento non salvato: il soggetto … non è un cliente. Creare prima la sua scheda cliente.” I documenti già esistenti restano modificabili.
Le fatture periodiche non aprono la creazione guidata: si fermano con errore, e la scheda cliente va creata prima.
7. Nella App
Nel dettaglio di un impegno con causale di preventivo, il riquadro Preventivo riporta numero e revisione, stato, Valido fino al, Stato dal, l’opportunità collegata e cosa ha fatto il cliente sulla pagina online.
| Comando | Cosa fa |
|---|---|
| Inviato, Accettato, Rifiutato | cambiano lo stato. Accettato e Rifiutato chiedono conferma, e se c’è un’opportunità aperta la conferma avvisa che verrà chiusa come vinta |
| Condividi link | condivide il link della pagina online; su un preventivo in bozza chiede poi se segnarlo come inviato |
| Condividi il PDF | su un preventivo in bozza chiede poi se segnarlo come inviato |
Nell’elenco documenti, sugli impegni cliente, Solo preventivi filtra i preventivi; le revisioni superate non compaiono.
Con la licenza App Pro si crea un preventivo dalla bozza documento, anche per un nominativo appena inserito, con un controllo dei doppioni. Dalla scheda di un’opportunità, Nuovo preventivo lo prepara già collegato.
Dalla App non si crea una revisione e non si evade: si fanno dal gestionale.
8. Promemoria
- Causale di preventivo è il flag che fa di un impegno un preventivo, non il codice
PREV. - Accettato non evade: l’ordine o la fattura restano da fare.
- Scaduto ed Evaso si aggiornano al ricalcolo, non al momento: il pannello può essere indietro.
- Dopo l’invio ogni modifica passa da una revisione, se la causale le gestisce, e il cliente va riavvisato con il nuovo link.
- Il numero di una revisione è un numero proprio: si vede 42/PREV rev. 2, ma il documento ha il suo numero nella serie.
- Rifiutati e revisioni superate non si evadono; gli scaduti sì.
- La creazione guidata lascia il cliente creato anche se poi il documento non viene salvato.
- Un preventivo di un contatto parte dalle condizioni del Cod. cliente della causale: senza, sono vuote.