Ogni articolo ha una unità di misura base e, se serve, delle unità alternative con il loro coefficiente di conversione. Documenti, movimenti di magazzino, codici a barre e listini riportano a loro volta un’unità di misura, che deve essere una di quelle dell’articolo. Quando non lo è – perché l’unità dell’articolo è stata cambiata dopo, perché un’alternativa è stata tolta, perché i dati arrivano da un’importazione – le quantità di magazzino non si convertono più e i prezzi di listino non vengono trovati.
Questa finestra cerca queste incongruenze e le elenca. Insieme segnala altri due difetti degli stessi archivi: i codici a barre ripetuti su articoli diversi e gli articoli ripetuti sullo stesso listino.
Si trova in Magazzino → Servizi → Controllo unità di misura.
È una sola interrogazione: non modifica niente. Le correzioni si fanno a mano, aprendo dall’elenco il documento o l’articolo.
1. Cosa controlla
I controlli sono sei. Si eseguono tutti insieme oppure uno alla volta, scegliendoli dal campo Controllo.
| Voce del campo Controllo | Cosa segnala |
|---|---|
| UM documenti non presenti in anagrafica articolo | le righe di documento con un’unità che l’articolo non ha, o con un’unità base diversa da quella dell’articolo |
| UM movimenti di magazzino non presenti in anagrafica articolo | lo stesso, sui movimenti di magazzino |
| UM codici a barre non presenti in anagrafica articolo | i codici a barre legati a un’unità che l’articolo non ha |
| UM listini non presenti in anagrafica articolo | le righe di listino con un’unità che l’articolo non ha, o senza unità |
| Codici a barre ripetuti su articoli diversi | lo stesso codice a barre assegnato a più articoli |
| Articoli ripetuti sullo stesso listino | lo stesso articolo presente più volte su un listino, alle stesse condizioni |
Quando un’unità di misura è valida
Un’unità è valida per un articolo se è la sua U.M. Base oppure una delle unità alternative della scheda U.M. dell’anagrafica articolo. Qualunque altra viene segnalata.
Gli articoli descrittivi sono esclusi dai quattro controlli sulle unità di misura: per loro l’unità non ha significato. Restano invece compresi gli articoli eliminati e obsoleti, perché i loro documenti e movimenti contano ancora per il magazzino.
Documenti e movimenti di magazzino
Vengono lette le righe di tutti questi documenti:
| Sigla in elenco | Documento |
|---|---|
| FATT_OUT | fattura emessa |
| DDT_OUT | DDT emesso |
| DDT_IN | DDT ricevuto |
| DOC_MAG | documento di magazzino |
| IMP_CLI | impegno cliente |
| ORD_FOR | ordine fornitore |
| POS | vendita al banco |
Su ogni riga, e su ogni movimento di magazzino, i controlli sono due:
- l’unità della riga deve essere una di quelle dell’articolo;
- l’unità base memorizzata sulla riga, cioè quella in cui la quantità è stata convertita per il magazzino, deve coincidere con la U.M. Base dell’articolo. Se la riga non ha un’unità base memorizzata, questo secondo controllo viene saltato.
Il secondo caso è quello tipico di un articolo a cui è stata cambiata la U.M. Base dopo averlo movimentato: le righe vecchie restano convertite nella vecchia unità.
Le righe con un codice articolo che non esiste in anagrafica, e le righe di solo testo, non vengono esaminate.
Codici a barre
Un codice a barre senza unità di misura vale per la U.M. Base e non viene segnalato. Viene segnalato quello che indica un’unità che l’articolo non ha.
È la stessa regola che l’anagrafica articolo applica al salvataggio, con il messaggio “ATTENZIONE! Codici a barre con unità di misura non valida:”. Il controllo in anagrafica ferma gli errori nuovi; questa finestra trova quelli già presenti in archivio.
Listini
Una riga di listino senza unità di misura viene segnalata: il prezzo si cerca per unità, e una riga senza unità non viene mai trovata.
Codici a barre ripetuti
Sono elencati i codici a barre assegnati a due o più articoli diversi, una riga per ogni articolo che li porta. Lo stesso codice ripetuto su più varianti dello stesso articolo non viene segnalato.
Articoli ripetuti su listino
Un articolo può comparire più volte su un listino in modo legittimo: per unità diverse, per varianti diverse, per scaglioni di quantità diversi. Viene segnalato solo quando due o più righe hanno lo stesso listino, lo stesso articolo, le stesse varianti, la stessa unità e la stessa quantità minima: in quel caso il programma non ha modo di scegliere fra i due prezzi.
2. I filtri
| Filtro | Come funziona |
|---|---|
| Controllo | il controllo da eseguire. Proposto: Tutti i controlli |
| Documenti e movimenti da data | data iniziale, compresa. Vuota: nessun limite |
| a data | data finale, compresa. Vuota: nessun limite |
Le date valgono solo per i documenti e per i movimenti di magazzino. Codici a barre e listini vengono sempre controllati per intero.
Lasciando vuote le date vengono letti tutti i documenti e tutti i movimenti di tutti gli esercizi: su un archivio con qualche anno di storia conviene indicare un periodo, oppure eseguire un controllo alla volta.
3. I pulsanti
| Pulsante | Cosa fa |
|---|---|
| Elenca | esegue i controlli e riempie la griglia. All’apertura la griglia è vuota: l’elenco non parte da solo |
| Apri documento | apre il documento della riga selezionata |
| Apri articolo | apre l’anagrafica dell’articolo della riga selezionata |
| Esporta | salva l’elenco su file, chiedendo nome e formato |
| Chiudi | chiude la finestra |
Il doppio clic su una riga apre il documento, se la riga ne ha uno; altrimenti apre l’articolo.
Messaggi che puoi incontrare:
- “Nessuna anomalia rilevata.” – i controlli eseguiti non hanno trovato niente;
- “Selezionare una riga” – hai premuto Apri documento o Apri articolo senza una riga selezionata;
- “La riga selezionata non è collegata a un documento” – hai premuto Apri documento su una riga di codice a barre o di listino;
- “Nessun dato da esportare” – hai premuto Esporta prima di Elenca, oppure l’ultimo controllo non ha trovato niente;
- “Esportazione terminata.” / “Operazione non eseguita” – esito dell’esportazione.
La griglia si riordina facendo clic sull’intestazione di colonna. Si seleziona una riga alla volta.
4. Le colonne
| Colonna | Contenuto |
|---|---|
| Controllo | il controllo che ha prodotto la riga: UM documenti, UM movimenti magazzino, UM codici a barre, UM listini, Codici a barre ripetuti, Articoli ripetuti su listino |
| Cod.art., Descr. art. | l’articolo e la sua descrizione di anagrafica |
| UM art. | la U.M. Base dell’articolo |
| UM alternative | le unità alternative dell’articolo, separate da virgola |
| UM rilevata | l’unità trovata sulla riga di documento, sul movimento, sul codice a barre o sulla riga di listino |
| Tipo doc., N.doc, /, Eserc., Data | sigla, numero, serie, esercizio e data del documento. Vuote per codici a barre e listini |
| Riferimento | dove si trova il dato: la riga del documento, il deposito e la causale del movimento, il codice a barre, il listino con il numero di riga |
| Anomalia | la descrizione di cosa non va |
Per i movimenti di magazzino le colonne del documento indicano il documento che ha generato il movimento: è quello che si apre con Apri documento.
Le righe arrivano raggruppate per controllo, nell’ordine in cui i controlli compaiono nel campo Controllo; i documenti sono un tipo dopo l’altro, in ordine di data.
I testi della colonna Anomalia
| Testo | Significato |
|---|---|
| UM ‘…’ non presente in anagrafica articolo | la riga usa un’unità che l’articolo non ha |
| Riga senza UM | la riga di documento o il movimento non ha unità |
| UM base ‘…’ diversa dalla UM principale ‘…’ | la quantità è stata convertita in un’unità che non è più la U.M. Base dell’articolo |
| UM ‘…’ del codice a barre non presente in anagrafica articolo | codice a barre legato a un’unità che l’articolo non ha |
| UM ‘…’ della riga di listino non presente in anagrafica articolo | prezzo indicato per un’unità che l’articolo non ha |
| Riga di listino senza UM | riga di listino priva di unità |
| Codice a barre ‘…’ presente su più articoli | lo stesso codice è su almeno un altro articolo |
| Articolo presente N volte sul listino con UM ‘…’ | riga doppia; se ci sono, seguono le varianti e la quantità minima dello scaglione |
Una riga di documento può avere due anomalie insieme, separate da punto e virgola.
5. Come si correggono le anomalie
La finestra non corregge: indica dove andare.
| Anomalia | Dove si corregge |
|---|---|
| Unità non presente, su documento | se l’unità è giusta e manca all’articolo, aggiungila nella scheda U.M. dell’anagrafica con il suo coefficiente; se è sbagliata la riga, apri il documento e correggila |
| Unità non presente, su movimento | il movimento nasce dal documento: correggi il documento e salvalo, il movimento viene rigenerato |
| Unità base diversa dalla principale | la quantità di magazzino della riga è stata calcolata nella vecchia unità base: apri il documento e ricontrolla unità e quantità della riga |
| Unità del codice a barre | anagrafica articolo, scheda dei codici a barre |
| Unità o riga doppia di listino | archivio Listini, scheda Articoli: il numero di riga è nella colonna Riferimento |
| Codice a barre ripetuto | togli il codice dall’articolo sbagliato. Finché è doppio, la lettura del codice non individua un solo articolo |
⚠️ Prima di aggiungere un’unità alternativa per far sparire una segnalazione, verifica il coefficiente. Le quantità dei documenti già registrati in quell’unità verranno convertite con il coefficiente che indichi: se è sbagliato, il magazzino si falsa senza dare errori.
Dopo aver corretto documenti vecchi, se i saldi non tornano rifalli con Magazzino → Servizi → Ricostruzione saldi articoli.
6. Come si usa
- Lascia Tutti i controlli, indica un periodo e premi Elenca.
- Ordina per Cod.art.: le righe dello stesso articolo si raggruppano, e di solito hanno una sola causa – un’unità tolta o cambiata in anagrafica.
- Apri l’articolo e confronta UM art. e UM alternative con UM rilevata: decidi se va sistemata l’anagrafica o vanno sistemate le righe.
- Correggi, poi premi di nuovo Elenca per verificare che le righe siano sparite.
- Se l’elenco è lungo, esportalo e lavoralo per articolo.
Conviene eseguire il controllo dopo un’importazione di articoli, listini o documenti, e ogni volta che si cambia l’unità di misura di un articolo già movimentato.
7. Promemoria
- La finestra non modifica niente: elenca soltanto. Le correzioni si fanno dal documento, dall’anagrafica articolo o dal listino.
- Le date valgono solo per documenti e movimenti; codici a barre e listini sono sempre controllati per intero.
- Senza date vengono letti tutti gli esercizi: indica un periodo o esegui un controllo alla volta.
- Gli articoli descrittivi non sono controllati sulle unità di misura; gli articoli eliminati e obsoleti sì.
- Un codice a barre senza unità è corretto: vale per la U.M. Base. Una riga di listino senza unità invece è un errore.
- Gli scaglioni di quantità non sono righe doppie: sul listino viene segnalato solo chi ha anche la stessa quantità minima.
- Un movimento si corregge dal suo documento, non direttamente.
- Aggiungere un’unità alternativa cambia le conversioni dei documenti che la usano: controlla il coefficiente su un documento di prova.