Causali contabili
La causale contabile guida l’immissione delle registrazioni di prima nota. È lei a stabilire se la registrazione è un semplice movimento dare/avere oppure se alimenta i registri IVA di acquisto o di vendita, quali dati del documento sono obbligatori, quali conti e quali importi proporre, se aprire o chiudere le partite e quali automatismi far scattare al salvataggio.
È l’archivio che più di ogni altro determina il comportamento della prima nota: la stessa maschera di registrazione si comporta in modo diverso a seconda della causale scelta. Conviene quindi costruire un set di causali dedicate (fattura di acquisto, fattura di vendita, corrispettivi, pagamenti, incassi, giroconti…) invece di poche causali generiche.
Il codice lo assegna l’utente, fino a 5 caratteri; la descrizione arriva a 50 caratteri. L’archivio è per azienda.
Si trova in Archivi → Tabelle → Contabili → Causali Contabili.
La maschera ha una testata con codice e descrizione e cinque schede: Causale, Automatismo, Monofase, Acq. RSM / Intra / Reverse charge, Impostazioni Varie.
Le schede Monofase e Acq. RSM / Intra / Reverse charge si escludono a vicenda in base alla nazione impostata nei dati azienda: sulle aziende di San Marino è attiva la scheda Monofase ed è disabilitata quella Acq. RSM / Intra / Reverse charge; sulle altre aziende vale il contrario.
1. La testata
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Campo |
A cosa serve |
|---|---|
| Codice | identifica la causale, fino a 5 caratteri, assegnato dall’utente. Obbligatorio (“Impostare il codice causale”) |
| Descrizione | come la causale compare nelle ricerche e sulle stampe contabili, fino a 50 caratteri. Obbligatoria (“Impostare la descrizione della causale”) |
Il codice non è modificabile dopo il salvataggio: le registrazioni già inserite lo conservano. Se serve cambiare comportamento a metà strada conviene creare una causale nuova, non riscrivere quella esistente (§ 8).
2. La scheda “Causale”
È la scheda che definisce il comportamento della causale in prima nota.
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Campo |
A cosa serve |
|---|---|
| Tipo Documento | a quale tipo di documento IVA si riferisce la causale: Nessuno, Fattura, Nota di Credito, Corrispettivi (§ 2.1) |
| Tipo Registro | in quale registro IVA finisce il documento: Nessuno, Acquisti, Vendite, Corrispettivi Scorporo (§ 2.1) |
| Tipo Merce RSM | quale tipo merce RSM proporre sulle righe di tipo IVA/monofase. Il campo è obbligatorio e su una causale nuova viene proposto con il tipo merce predefinito dei dati azienda: le aziende italiane lo lasciano com’è |
| Tipo Registrazione | se la registrazione nasce effettiva o provvisoria; i valori arrivano dalla tabella dei tipi registrazione. Su una causale nuova viene proposto il tipo impostato come predefinito. Nella stampa del bilancio d’esercizio si sceglie se considerare tutte le registrazioni o solo quelle effettive o provvisorie |
| Partite | Non gestite, Apri oppure Chiudi (§ 2.2) |
| Conto Iva | il conto IVA a credito o a debito usato nella contabilizzazione automatica dei documenti, fino a 30 caratteri. Il campo si abilita solo se il Tipo Documento è diverso da Nessuno |
| N. Registro IVA | quale dei registri IVA gestiti dall’azienda utilizzare. Il numero deve corrispondere a un registro previsto dall’attività IVA, altrimenti il documento non compare in nessuna stampa dei registri |
| Serie documento | serie da proporre nel campo Alfa doc. della registrazione, fino a 5 caratteri |
| Serie protocollo | serie da proporre sul protocollo acquisti, fino a 10 caratteri. Il numero di protocollo viene assegnato quando la causale è di tipo registro Acquisti |
| Nota predefinita | testo proposto nelle note della registrazione, fino a 50 caratteri. Viene scritto solo se le note sono ancora vuote nel momento in cui si sceglie la causale: una nota già digitata non viene sovrascritta |
| Regime cassa | Non regime cassa, Causale per incassi o Causale per pagamenti. Le causali marcate come incasso o pagamento sono quelle che la contabilità per cassa cerca per individuare gli incassi e i pagamenti dell’esercizio; vengono considerate solo le registrazioni effettive collegate a una partita |
| Autofattura (obsoleto) | marca la causale come autofattura ai fini della vecchia comunicazione dati fatture. La spunta è visibile solo sulle aziende italiane ed è mantenuta per gli archivi storici: sulle causali nuove non va usata |
Su una causale nuova il programma propone: Tipo Documento e Tipo Registro a Nessuno, Partite a Non gestite, N° doc. obbligatorio e Data doc. obbligatoria non spuntati, il Tipo Registrazione predefinito e il Tipo Merce RSM dei dati azienda.
2.1 Tipo documento, tipo registro e conto IVA
Questi tre campi vanno decisi insieme e sono quelli che distinguono una causale IVA da una causale di sola partita doppia.
- Tipo Documento a Nessuno descrive un movimento contabile puro (pagamenti, incassi, giroconti, scritture di assestamento): la registrazione non entra nei registri IVA e il campo Conto Iva resta disabilitato.
- Impostando Fattura, Nota di Credito o Corrispettivi la causale diventa una causale IVA: si abilita il Conto Iva e vanno compilati Tipo Registro e N. Registro IVA, che decidono su quale registro e con quale numerazione il documento verrà stampato.
- Corrispettivi Scorporo come tipo registro serve per i corrispettivi da ventilare o da scorporare.
Il tipo documento è anche il dato che determina la natura del documento nelle comunicazioni fiscali (fattura o nota di credito) e nelle procedure che generano registrazioni automatiche.
2.2 Partite
Il campo dice cosa fa la causale sullo scadenzario:
- Apri: al salvataggio della registrazione viene proposta la creazione delle partite (scadenze) del cliente o del fornitore. Se la data documento non è compilata la creazione non può partire e il campo viene richiesto.
- Chiudi: la registrazione serve a chiudere partite già aperte, e al salvataggio viene proposta la maschera di chiusura.
- Non gestite: la causale non tocca lo scadenzario. Se però l’azienda gestisce le partite e nella registrazione compare un cliente o un fornitore che le gestisce, il programma avvisa: è il caso tipico della causale sbagliata.
2.3 I dati obbligatori del documento
Le tre spunte N° doc. obbligatorio, Data doc. obbligatoria e Totale doc. obbligatorio rendono obbligatori in prima nota, rispettivamente, il numero, la data e il totale del documento. L’obbligo scatta appena si sceglie la causale e viene tolto se si passa a una causale che non lo prevede.
Sulle causali che registrano fatture di acquisto conviene attivarle tutte e tre: numero e data documento sono i dati con cui il documento viene identificato nei registri IVA e nelle comunicazioni fiscali.
2.4 Le altre spunte
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Spunta |
Cosa fa |
|---|---|
| Stampa controp. in mastrini | nella stampa dei mastrini vengono riportate anche le contropartite del conto elaborato |
| Esigibilità differita | i documenti registrati con la causale vengono comunicati con esigibilità IVA differita anziché immediata. Non modifica il calcolo della liquidazione |
| Pagamento esigibilità differita | oggi non produce alcun effetto nelle elaborazioni: viene solo confrontata quando si cambia la causale di una registrazione già salvata (§ 8) |
| Rileva tributi | al salvataggio della registrazione viene proposta la maschera di rilevazione del tributo (imposta speciale di bollo). Aprendo in seguito una registrazione collegata a un tributo il programma lo segnala |
| Insoluto | causale per la rilevazione degli insoluti: nella creazione della partita, al posto del pagamento del cliente viene usato il codice di pagamento indicato nelle impostazioni aziendali per gli insoluti |
| Permetti imponibile zero | consente di confermare righe IVA con imponibile a zero. Senza la spunta, su una causale con tipo documento e tipo registro compilati, la riga non si salva e compare “Importo imponibile non impostato!” |
| Acquisto cespite | al salvataggio della registrazione propone la creazione del cespite e del movimento di carico (§ 2.5). Visibile solo con il modulo cespiti installato |
2.5 Acquisto cespite
Con questa spunta attiva, al salvataggio di una nuova registrazione si apre la maschera Creazione cespite da registrazione contabile, già compilata con il fornitore, i riferimenti del documento e il valore (il totale degli imponibili delle righe IVA). Indicando codice, descrizione, categoria cespite e causale del movimento, alla conferma vengono creati in un’unica operazione l’anagrafica del cespite, i piani di ammortamento fiscale e civile presi dalla categoria e il movimento di carico con l’aggiornamento dei progressivi.
Il funzionamento della maschera è descritto nella guida Anagrafica cespiti, § 7.
Conviene usare una causale dedicata all’acquisto di beni ammortizzabili, distinta da quella delle normali fatture di acquisto: la maschera si apre a ogni nuova registrazione fatta con quella causale.
3. La scheda “Automatismo”
Qui si descrive la registrazione tipo che la causale deve proporre: quali conti, in quale ordine, in dare o in avere, e con quali importi. È lo strumento che rende immediata l’imputazione delle registrazioni ripetitive.
Ogni riga della griglia è una riga della registrazione proposta. Si compilano i campi in basso e si preme Conferma.
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Campo della riga |
A cosa serve |
|---|---|
| Conto | il conto contabile da proporre, fino a 30 caratteri. Obbligatorio (“Impostare il codice conto”). In registrazione l’utente può sempre cambiarlo |
| Cod. Iva | da compilare quando il conto è di tipo IVA: è il codice con cui viene calcolato lo scorporo o l’imposta, fino a 3 caratteri |
| Segno | Dare o Avere. Su una riga nuova viene proposto Dare |
| Flag calcoli | fino a cinque operazioni in cascata che determinano l’importo da proporre sulla riga (§ 3.1) |
3.1 I flag di calcolo
I flag lavorano su un contatore interno, cioè un totale di appoggio che le righe si passano l’una con l’altra. I valori disponibili sono:
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Flag |
Cosa fa |
|---|---|
| Tot. Documento | prende il valore del campo Totale documento della registrazione e lo usa come valore corrente |
| Somma | somma il valore corrente al contatore interno |
| Sottrae | sottrae il valore corrente dal contatore interno |
| Legge | legge il contatore interno e lo propone come importo della riga |
| Azzera | azzera il contatore interno |
| Scorpora e imposta | legge il contatore interno, esegue lo scorporo in base al codice IVA della riga e imposta il risultato come valore corrente |
| Quadratura | propone l’importo che porta la registrazione in quadratura |
Un automatismo tipico per una fattura di acquisto è: prima riga sul conto fornitore in avere con Tot. Documento e Somma, poi la riga del conto IVA con Scorpora e imposta, infine la riga di costo con Quadratura.
4. La scheda “Monofase” (San Marino)
La scheda vale solo per le aziende di San Marino e riguarda le registrazioni di importazione dall’Italia. Si indicano una o più causali monofase da proporre durante la registrazione contabile: sono quelle che generano automaticamente le righe di prima nota del costo monofase e del debito monofase verso l’ufficio tributario.
Ogni riga porta una causale monofase; si conferma con il pulsante Conferma.
5. La scheda “Acq. RSM / Intra / Reverse charge”
La scheda è attiva solo per le aziende non sammarinesi e serve a generare in automatico la registrazione sul registro delle vendite nei casi di acquisto da San Marino, acquisto intracomunitario e reverse charge.
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Campo |
A cosa serve |
|---|---|
| Causale Reg. Vend. | la causale con cui registrare la fattura di acquisto nel registro delle vendite. Deve essere una causale che movimenta il registro vendite, altrimenti il codice viene rifiutato con “Causale non valida. La causale deve movimentare il registro vendite.” |
| Cod. cliente Reg. Vend. | il cliente da usare nella registrazione sul registro vendite. Si può indicare un cliente generico di appoggio oppure lasciare il campo vuoto: in questo caso il programma verifica se il fornitore è anche cliente e lo utilizza, altrimenti segnala l’errore e non genera nulla |
| Causale Storno Forn. | la causale con cui generare la registrazione di storno del fornitore con il conto del cliente; l’importo è pari all’IVA. Non deve movimentare alcun registro, altrimenti compare “Causale non valida. La causale non deve movimentare registri.” |
Al salvataggio della registrazione di acquisto il programma chiede conferma (“Eseguire registrazione su registro vendite?”) e, alla risposta affermativa, genera le registrazioni collegate e le apre a video.
Nel giro di queste registrazioni viene gestito anche lo scadenzario, se le causali sono impostate correttamente:
- se nella registrazione di autofattura si usa il cliente che è anche fornitore, la causale dell’autofattura deve chiudere le partite (l’equivalente fornitore deve gestirle);
- se si usa un conto cliente di appoggio, la causale di registrazione sul registro vendite non deve gestire le partite, il cliente di appoggio non deve gestirle e la causale di storno IVA deve chiuderle.
Un esempio completo delle registrazioni generate si trova qui.
6. La scheda “Impostazioni Varie”
Raccoglie le registrazioni in sequenza e le registrazioni in valuta estera.
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Campo |
A cosa serve |
|---|---|
| Caus. reg. successiva | la causale da proporre nella registrazione successiva a quella appena confermata: al salvataggio la maschera resta aperta e riparte con quella causale |
| Imposta valori | nella registrazione successiva, oltre ai conti dell’automatismo vengono proposti anche gli importi, a parità di conto con la registrazione appena confermata. Richiede che la causale successiva abbia un automatismo contabile |
| Registrazione in valuta estera | appena si sceglie la causale, in prima nota vengono attivate le schede relative alla valuta estera |
| Valuta estera | il codice valuta da proporre nella registrazione |
La Casistica PROFIS, prevista per il modulo export PROFIS, non è oggi visibile in questa maschera. Il valore eventualmente presente in archivio continua a essere usato dall’esportazione come casistica di ripiego quando la singola registrazione non ne indica una propria.
7. Cosa fa la causale quando viene usata in prima nota
Appena si digita il codice causale nella registrazione, il programma applica in un colpo solo tutte le impostazioni viste sopra:
- rende obbligatori numero, data e totale documento secondo le tre spunte;
- propone serie documento e, sulle causali di tipo registro Acquisti, assegna il numero di protocollo con la serie indicata;
- scrive la nota predefinita, se le note sono vuote;
- carica l’automatismo contabile, proponendo conti e importi;
- sulle aziende di San Marino carica anche le causali monofase della scheda dedicata;
- attiva le schede della valuta estera, se previsto.
Al salvataggio di una registrazione nuova la causale può poi far scattare, nell’ordine: la creazione o la chiusura delle partite, la rilevazione del tributo, la creazione del cespite (§ 2.5), la registrazione automatica sul registro vendite con il relativo storno, oppure l’apertura di una nuova registrazione con la causale successiva.
8. Cambiare la causale di una registrazione già salvata
Entrando in variazione su una registrazione e sostituendo la causale, il programma verifica che la nuova causale sia congrua con quella originaria. Se una di queste impostazioni è diversa il salvataggio viene annullato con il messaggio corrispondente:
“Tipo documento causale corrente non congruo con tipo documento causale originaria.”
“Tipo registro IVA causale corrente non congruo con tipo registro IVA causale originaria.”
“Tipo gestione partite causale corrente non congruo con tipo gestione partite causale originaria.”
“Tipo impostazione esigibiltà differita causale corrente non congruo con impostazione causale originaria.”
“Tipo impostazione ‘pagamento esigibiltà differita’ causale corrente non congruo con impostazione causale originaria.”
“Tipo impostazione ‘rilevazione tributi’ causale corrente non congruo con impostazione causale originaria.”
Fa eccezione la gestione partite: se la causale originaria non gestiva le partite il cambio è permesso.
Il controllo serve a evitare che una registrazione cambi natura dopo essere stata registrata nei registri IVA o nello scadenzario. Per lo stesso motivo, su un archivio già avviato conviene creare una causale nuova invece di modificare il comportamento di una causale già usata: le registrazioni esistenti non vengono ricalcolate.
Il pulsante di stampa della barra produce l’elenco delle causali contabili con le relative impostazioni.
9. Promemoria
- Il codice (massimo 5 caratteri) lo assegna l’utente e dopo il salvataggio non si cambia: le registrazioni lo conservano.
- Tipo documento a Nessuno significa registrazione senza IVA: il Conto Iva si abilita solo scegliendo fattura, nota di credito o corrispettivi.
- Su una causale IVA vanno compilati Tipo Registro e N. Registro IVA coerenti con i registri dell’attività, altrimenti il documento non compare nelle stampe dei registri.
- Il campo Partite decide se la registrazione apre, chiude o ignora le scadenze: la causale sbagliata si riconosce dall’avviso sul cliente o fornitore che gestisce le partite.
- Sulle fatture di acquisto conviene rendere obbligatori numero, data e totale documento.
- La nota predefinita viene scritta solo se le note della registrazione sono ancora vuote.
- Con Acquisto cespite attivo, ogni nuova registrazione fatta con quella causale propone la creazione del cespite: usare una causale dedicata.
- Nella scheda Acq. RSM / Intra / Reverse charge la causale del registro vendite deve movimentare il registro vendite e quella di storno non deve movimentare registri: il programma rifiuta i codici non validi.
- Cambiare la causale di una registrazione salvata è permesso solo fra causali congrue per tipo documento, registro, partite, esigibilità e tributi.
- Modificare una causale già usata non corregge le registrazioni passate: su un archivio avviato conviene creare una causale nuova.