Contabilità per cassa

Il regime di contabilità per cassa determina il reddito d’impresa in base agli incassi e ai pagamenti effettivi, non alla data delle fatture. Per determinare costi e ricavi la norma prevede tre modalità:

1. tenuta dei registri incassi e pagamenti oltre ai normali registri IVA (cassa reale);
2. tenuta dei soli registri IVA con l’annotazione a fine anno dei documenti non incassati o non pagati (cassa reale);
3. tenuta dei soli registri IVA, considerando incassate le fatture attive alla data di emissione e pagate le passive alla data di ricezione (cassa virtuale).

Atlantis Evo gestisce la modalità 1. La modalità 3 per fatture emesse e ricevute coincide con il regime per competenza: l’unica differenza è che non servono le registrazioni di rettifica di fine anno (ratei, risconti, rimanenze). La modalità 2 non è gestita.

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1. Come funziona in Atlantis Evo

1. La fattura registra il costo o il ricavo non sul conto economico ma su un conto sospeso (nell’attivo per i costi, nel passivo per i ricavi).
2. L’incasso o il pagamento viene registrato con una causale contrassegnata per il regime per cassa e chiude la partita della fattura.
3. La riconciliazione incassi / pagamenti genera, alla data dell’incasso, il giroconto dal conto sospeso al conto economico per la parte di fattura incassata o pagata.
4. La stampa del registro incassi / pagamenti produce i due registri cronologici a partire dalle stesse registrazioni di incasso e pagamento.

Requisito indispensabile è l’uso dello scadenziario attivo e passivo: incassi e pagamenti devono chiudere le partite delle fatture, perché è dalla partita che il programma risale alla fattura e ai suoi conti sospesi.

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2. Impostazioni

2.1 Conti sospesi

Nel piano dei conti creare un conto sospeso per ogni conto di ricavo (nel passivo) e per ogni conto di costo (nell’attivo) da gestire per cassa.

Poi aprire il conto economico che si usa nelle fatture (ad esempio Vendite Italia) e, nella scheda Altri, scrivere nel campo Conto economico (reg. cassa) il codice del conto sospeso corrispondente (ad esempio Ricavo sospeso):

Il collegamento si scrive sul conto economico e punta al conto sospeso, non il contrario. Ogni conto sospeso va collegato a un solo conto economico.

2.2 Codici fissi

Nei Codici fissi, scheda Generale → Primanota/Partite:

• Competenza contabile per cassa (reg. cassa): attiva il regime. Con la casella attiva, la contabilizzazione delle fatture di vendita e dei documenti del POS registra i ricavi direttamente sui conti sospesi collegati. Attiva anche il controllo sugli incassi e pagamenti non ancora riconciliati nella stampa del registro incassi / pagamenti e nella stampa del bilancio.
• Caus. giroconto (regime cassa): la causale contabile con cui la riconciliazione crea le registrazioni di giroconto. Senza questa causale la riconciliazione non può elaborare.

2.3 Causali di incasso e pagamento

Preparare nelle causali contabili le causali da usare per incassi e pagamenti. Sono normali causali con Partite impostato su Chiudi e in più il campo Regime cassa impostato a:

• Causale per incassi, per le registrazioni di incasso delle fatture di vendita;
• Causale per pagamenti, per le registrazioni di pagamento delle fatture di acquisto.

Le registrazioni fatte con queste causali sono quelle che finiscono nel registro incassi / pagamenti e di cui la riconciliazione genera i giroconti. Le causali impostate su Non regime cassa vengono ignorate.

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3. Registrare fatture e incassi

La fattura. Le fatture di vendita contabilizzate dal programma usano da sole i conti sospesi, grazie al collegamento del punto 2.1. Nelle registrazioni inserite a mano in prima nota, ad esempio le fatture di acquisto, va usato direttamente il conto sospeso al posto del conto di costo o di ricavo. Ecco una fattura di vendita per consulenza:

L’incasso. È una normale registrazione di incasso fatta con la causale preparata al punto 2.3, che chiude la partita della fattura:

Il giroconto dal conto sospeso al conto economico non si registra a mano: lo genera la riconciliazione incassi / pagamenti.

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4. Effetti

Anche la causale di emissione effetti, quella che chiude il conto del cliente alla presentazione in banca, va impostata come Causale per incassi. La registrazione chiude il conto del cliente, ma l’incasso vero avviene solo all’accredito in banca, con lo storno del conto effetti in portafoglio. Per questo conviene generare una distinta per mese di scadenza, mettendo in ogni distinta gli effetti che scadono nello stesso mese: così il bilancio resta coerente con gli incassi effettivi.

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5. Insoluti

In caso di insoluto:

• registrare l’insoluto riaprendo una nuova scadenza e rilevare gli eventuali oneri bancari;
• stornare il ricavo rilevato dal giroconto della riconciliazione, riportando l’importo sul conto del ricavo sospeso.

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6. Controlli prima delle stampe

Con la competenza contabile per cassa attiva, la stampa del registro incassi / pagamenti e la stampa del bilancio controllano il periodo. Se trovano incassi o pagamenti senza giroconto, mostrano “Attenzione! Sono presenti registrazioni di incasso / pagamento da riconciliare. Proseguire ugualmente?”. Con No la stampa si ferma e si apre la riconciliazione.

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7. Promemoria

• Atlantis Evo gestisce la cassa reale con registri incassi e pagamenti.
• Lo scadenziario è obbligatorio: incassi e pagamenti devono chiudere le partite.
• Il campo Conto economico (reg. cassa) si compila sul conto economico e contiene il conto sospeso.
• Nei Codici fissi (Generale → Primanota/Partite) attivare Competenza contabile per cassa (reg. cassa) e indicare la Caus. giroconto (regime cassa).
• Le causali di incasso e pagamento vanno impostate in Regime cassa, compresa quella di emissione effetti.
• Le registrazioni manuali di fatture usano direttamente il conto sospeso.
• I giroconti li genera la riconciliazione: farla prima di stampare registro e bilancio.