Stampa registro incassi / pagamenti
La funzione stampa i due registri cronologici previsti per le imprese in contabilità semplificata per cassa: il registro degli incassi (i ricavi percepiti) e il registro dei pagamenti (le spese sostenute). Per ogni movimento riporta la data, il soggetto che paga o riceve il pagamento con il suo indirizzo, gli estremi della fattura e l’importo.
Si sceglie l’esercizio, il periodo, quale dei due registri stampare e se la stampa è di prova o definitiva. La stampa definitiva numera le righe in modo progressivo, segna le registrazioni come stampate e aggiorna i progressivi del registro, così la stampa successiva riparte da dove si era arrivati.
Si trova in Contabilità → Contabilità per cassa → Stampa registro incassi / pagamenti.
1. Cosa serve prima di stampare
Il registro non si compila a mano: è ricavato dalla prima nota. Perché un incasso o un pagamento compaia nel registro devono essere vere tutte queste condizioni:
- la registrazione usa una causale contabile che nel campo Regime cassa ha Causale per incassi (registro incassi) oppure Causale per pagamenti (registro pagamenti). Le causali impostate su Non regime cassa non vengono mai stampate;
- la registrazione chiude una o più partite: i dati del soggetto e della fattura vengono presi dalla partita. Un incasso registrato senza chiudere la partita non compare nel registro;
- la registrazione è di tipo effettivo e ha data compresa nel periodo scelto, all’interno dell’esercizio indicato;
- la registrazione non è già stata stampata in definitivo.
Per le aziende in regime per cassa va attivata anche la casella Competenza contabile per cassa (reg. cassa) nei Codici fissi: è quella che abilita il controllo sulle registrazioni da riconciliare descritto al punto 4.
2. I campi della maschera
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Campo |
Significato |
|---|---|
| Esercizio | obbligatorio. All’apertura è proposto l’esercizio corrente; scegliendolo, le date Da Data e A Data vengono riempite con l’inizio e la fine dell’esercizio. |
| Da Data / A Data | obbligatorie. Periodo delle registrazioni da stampare (data di registrazione). |
| Tipo registro | Registro Incassi o Registro pagamenti. Ogni registro ha i suoi progressivi: cambiando tipo, il riquadro Progressivi mostra quelli del registro scelto. |
| Tipo stampa | Stampa di prova o Stampa definitiva (vedi punto 5). |
| Stampa intestazione | attiva di serie. Stampa in testa a ogni pagina i dati dell’azienda: ragione sociale, indirizzo, partita IVA (COE per le aziende di San Marino) e, per le aziende italiane, codice fiscale. Va tolta se si stampa su fogli già intestati. |
| Numera pagine | attiva all’apertura. Stampa in testa a ogni pagina Pagina n.: anno / numero (vedi punto 6). |
| Anno | anno da stampare davanti al numero di pagina; è proposto l’anno di inizio dell’esercizio. Lasciato a zero, viene stampato solo il numero. |
| Ultimo numero stampato | ultima pagina già stampata: la prima pagina della nuova stampa avrà il numero successivo. È modificabile prima di stampare. |
| Data Ultima Stp. | solo lettura. Data finale dell’ultima stampa definitiva del registro scelto. |
| Prog. Riga | solo lettura. Ultimo numero di riga stampato in definitivo: la nuova stampa numera le righe a partire dal successivo. Zero se il registro non è mai stato stampato nell’esercizio. |
| Modifica Progressivi | apre l’archivio Progressivi registro incassi pagamenti sull’esercizio e sul registro scelti, dove si possono correggere Data ultima stampa e N. progressivo. Dopo la modifica, per rileggere i valori nella maschera cambiare il tipo registro e poi rimetterlo, oppure riaprire la maschera. |
3. Cosa viene stampato
Il titolo è Registro cronologico incassi oppure Registro cronologico pagamenti. Le righe sono in ordine di data e numero di registrazione e c’è una riga per ogni partita chiusa: un incasso che salda tre fatture produce tre righe.
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Colonna |
Contenuto |
|---|---|
| N. | numero progressivo di riga, che prosegue da Prog. Riga |
| Data Reg. | data della registrazione di incasso o pagamento |
| Soggetto cliente / fornitore | codice e ragione sociale, indirizzo, CAP, città, provincia e nazione del soggetto della partita |
| Num. doc. / Data doc. | numero (con l’eventuale serie) e data della fattura a cui si riferisce la partita |
| Descr. operazione | descrizione della causale contabile |
| Importo | importo incassato o pagato su quella partita |
In fondo è stampato il Totale del periodo, seguito dalla dicitura “Lo spazio seguente è da considerarsi annullato in quanto non utilizzato”.
Di seguito un esempio del registro incassi:
Se nel periodo non c’è nulla da stampare compare il messaggio “Nessuna operazione da stampare.”.
4. Controlli prima della stampa
- Registrazioni non effettive. Quando si sceglie l’esercizio, se nel periodo ci sono registrazioni di un tipo diverso da quello effettivo compare l’avviso “Sono presenti registrazioni di tipo ‘non effettivo’ nel periodo.”. È solo un avviso: quelle registrazioni non vengono stampate.
- Incassi e pagamenti da riconciliare. Se è attiva la competenza contabile per cassa, alla conferma il programma cerca nel periodo le registrazioni di incasso o pagamento per cui non è ancora stato fatto il giroconto dei costi e ricavi sospesi. Se ne trova, chiede “Attenzione! Sono presenti registrazioni di incasso / pagamento da riconciliare. Proseguire ugualmente?”: con Sì la stampa prosegue; con No la stampa non parte e si apre la Riconciliazione incassi / pagamenti.
5. Stampa di prova e stampa definitiva
Le due stampe producono lo stesso registro, con la stessa numerazione di righe e pagine. Cambia ciò che succede dopo.
La stampa di prova non modifica nulla: si può ripetere quante volte si vuole.
La stampa definitiva, dopo che nel dialogo di stampa si è scelta un’azione diversa da Annulla (anche l’anteprima conta come stampa eseguita):
- segna come stampate tutte le registrazioni uscite nel registro, assegnando a ciascuna il suo numero di riga;
- aggiorna i progressivi del registro: Data Ultima Stp. diventa la data A Data della stampa e Prog. Riga l’ultimo numero di riga stampato;
- se è attiva Numera pagine, memorizza l’ultima pagina stampata, che viene riproposta in Ultimo numero stampato.
Le registrazioni stampate in definitivo non vengono più estratte, né in prova né in definitivo. Ristampando un periodo già chiuso esce quindi solo ciò che non era ancora stato stampato, ad esempio una registrazione inserita dopo con una data di quel periodo, numerata a seguire dall’ultima riga.
La stampa definitiva del registro incassi / pagamenti non blocca la prima nota: le registrazioni del periodo restano modificabili e se ne possono inserire di nuove con data già stampata (il blocco della prima nota dipende dalla stampa del giornale bollato e dei registri IVA). Una modifica fatta dopo la stampa definitiva non compare nel registro già stampato: per correggerlo occorre annullare la stampa (punto 7) e ripeterla.
6. Numerazione delle pagine
Il numero di pagina è anno / numero, dove il numero parte da Ultimo numero stampato + 1. Il contatore delle pagine è unico: è lo stesso per il registro incassi, il registro pagamenti e il giornale bollato. Stampando in definitivo prima gli incassi e poi i pagamenti, le pagine dei pagamenti proseguono dopo l’ultima degli incassi.
Il contatore viene aggiornato solo dalla stampa definitiva con Numera pagine attiva. Se serve ripartire da un altro numero (registri vidimati, ristampa dopo un annullamento), basta scriverlo in Ultimo numero stampato prima di stampare.
7. Annullare una stampa definitiva
- Aprire Azzera stampa libro giornale / registro incassi pagamenti (Contabilità → Utilità), indicare l’esercizio e il periodo da annullare e confermare. Le registrazioni del periodo tornano non stampate: vale per entrambi i registri (incassi e pagamenti) e anche per il libro giornale, se usato.
- Tornare in questa maschera e, per ciascun registro interessato, premere Modifica Progressivi e riportare Data ultima stampa e N. progressivo ai valori che avevano prima della stampa annullata. L’azzeramento non tocca questi progressivi.
- Se serve, correggere Ultimo numero stampato per far ripartire la numerazione delle pagine dal numero giusto.
- Ripetere la stampa definitiva.
8. Promemoria
- Nel registro entrano solo le registrazioni con causale impostata come Causale per incassi o Causale per pagamenti e che chiudono partite.
- C’è una riga per ogni partita chiusa; soggetto e fattura vengono dalla partita.
- Prima della definitiva fare una stampa di prova e controllare il periodo.
- Nella stampa definitiva anche l’anteprima rende la stampa definitiva: solo Annulla non aggiorna nulla.
- Le registrazioni già stampate in definitivo non escono più, nemmeno in prova.
- La stampa definitiva non blocca la prima nota: dopo la stampa non modificare le registrazioni del periodo.
- Il numero di pagina è condiviso fra registro incassi, registro pagamenti e giornale bollato.
- Per annullare: azzeramento del periodo (vale per tutti e due i registri), poi correzione dei progressivi di ciascun registro con Modifica Progressivi.