Un’attività è una cosa da fare o già fatta con un soggetto: una telefonata, una visita, un intervento tecnico, una mail, una nota, un promemoria. Ha un assegnatario, una data e uno stato, e può essere collegata a un’opportunità e a un documento.
Il programma ne crea anche da solo: quando un cliente accetta o rifiuta un preventivo online e, se attive, con le automazioni.
Si trova in CRM → Attività; il lavoro quotidiano si fa però dal gadget Attività CRM della dashboard. I tipi si definiscono in CRM → Tabelle → Tipi di attività.
Indice
- La scheda dell’attività
- Da dove si crea un’attività
- Il gadget Attività CRM
- Tipi di attività
- Nella App
- Promemoria
1. La scheda dell’attività
| Campo | A cosa serve |
|---|---|
| Codice | assegnato dal programma |
| Tipo | da Tipi di attività. Se la durata è vuota propone quella del tipo |
| Stato | Da fare, In corso, Completata, Annullata |
| Oggetto | obbligatorio, fino a 200 caratteri |
| Soggetto | obbligatorio |
| Referente | uno dei contatti del soggetto; l’elenco si ricarica cambiando soggetto |
| Opportunità | facoltativa, solo fra quelle del soggetto |
| Assegnata a | Utente o Agente, poi il codice. Sulla nuova attività viene proposto l’utente collegato |
| Pianificata il / ore | sulla nuova attività viene proposta la data di oggi |
| Durata | in minuti |
| Eseguita il / ore | quando è stata svolta |
| Documento | tipo, esercizio, numero e serie di un documento collegato; Apri lo apre |
| Descrizione, Esito | testi liberi |
Il pulsante Completata
Completata porta lo stato a Completata, scrive data e ora di adesso se Eseguita il è vuoto, e sposta il cursore su Esito. Se l’attività è caricata in consultazione passa da solo in variazione: va poi salvata.
Salvando con lo stato Completata e Eseguita il vuoto, data e ora vengono scritte in ogni caso.
Cosa blocca il salvataggio
| Messaggio | Motivo |
|---|---|
| “Impostare l’oggetto dell’attivita’” | oggetto vuoto |
| “Indicare il soggetto dell’attivita’” | soggetto vuoto |
| “Selezionare il tipo di attivita’.” | tipo non scelto |
| “Selezionare lo stato dell’attivita’.” | stato non scelto |
| “Indicare a chi e’ assegnata l’attivita’.” | assegnatario vuoto |
| “L’opportunita’ indicata non esiste o non e’ del soggetto dell’attivita’.” | opportunità di un altro soggetto |
| “Per collegare un documento indicare tipo, esercizio e numero.” | documento compilato a metà |
La ricerca dell’opportunità vuole il soggetto già indicato: “Indicare prima il soggetto dell’attivita’.” Cambiando soggetto, referente e opportunità si azzerano. Cambiando il tipo di assegnatario da utente ad agente, o viceversa, il codice si svuota.
2. Da dove si crea un’attività
| Da dove | Cosa viene proposto |
|---|---|
| CRM → Attività | utente collegato, data di oggi |
| Gadget Attività CRM, pulsante Nuova | dalla linguetta Calendario, il giorno selezionato |
| Gadget, doppio click su un giorno del calendario | quel giorno |
| Scheda CRM del soggetto | il soggetto |
| Linguetta Attività dell’opportunità | soggetto e opportunità |
| Elenco opportunità | soggetto e opportunità della riga |
| App Mobile | vedi sezione 5 |
Attività create dal programma
| Quando | Oggetto | A chi |
|---|---|---|
| Il cliente accetta online | Preventivo … accettato online | chi segue il preventivo |
| Il cliente rifiuta online | Preventivo … rifiutato online | chi segue il preventivo |
| Automazioni attive | vedi la guida Automazioni | chi segue il preventivo o l’assegnatario dell’opportunità |
Sono da fare oggi, del tipo Promemoria o, se manca o non è attivo, del primo tipo attivo. Senza nessun tipo attivo non vengono create, e il motivo finisce solo nel log.
3. Il gadget Attività CRM
Si aggiunge dalla dashboard, e ha due linguette sugli stessi dati: Elenco e Calendario.
I selettori
- Di chi: Le mie, Tutte, oppure uno degli utenti o degli agenti;
- Stato: un pulsante che apre l’elenco a caselle. All’inizio sono spuntate Da fare e In corso; senza nessuna spunta valgono tutti gli stati.
Le scelte si ritrovano alla riapertura della dashboard.
L’elenco
Colonne: Data, Ora, Durata, Tipo, Oggetto, Soggetto, Stato, Assegnata a.
Mostra il periodo delle impostazioni attorno a oggi (di partenza 7 giorni indietro e 30 avanti), più le attività aperte già scadute o senza data, che altrimenti non si vedrebbero mai.
| Colore della riga | Significato |
|---|---|
| Rosso | aperta e scaduta |
| Giallo | aperta, da fare oggi |
| Verde | completata |
| Grigio | annullata |
I pulsanti
| Pulsante | Cosa fa |
|---|---|
| Nuova | apre una nuova attività |
| Apri (o doppio click) | apre l’attività selezionata |
| Completata | dopo una conferma, segna come completate adesso tutte le righe selezionate |
| Esporta | apre in Excel i dati della linguetta visibile |
Con Completata dal gadget, le attività che nel frattempo non erano più aperte restano come sono: “Completate … attivita’ su …: le altre non erano piu’ aperte.”
Il calendario
Viste giorno, settimana, mese e agenda. Un’attività con l’ora è un blocco lungo quanto la sua durata, e prende il colore del suo tipo; quelle chiuse sono grigie. Doppio click su un’attività per aprirla, su un giorno per crearne una.
Nel calendario le attività non si spostano trascinandole: la data si cambia dalla scheda.
Le impostazioni del gadget
| Impostazione | Effetto |
|---|---|
| Titolo | titolo del riquadro |
| Aggiorna ogni (minuti) | di partenza 10 |
| Elenco: giorni indietro / giorni avanti | il periodo dell’elenco |
| Vista del calendario | la vista di partenza: Mese, Settimana o Agenda |
| Scheda iniziale | Elenco o Calendario |
| Mostra le attività di | chi viene scelto nel gadget, un utente (sempre), un agente (sempre) |
| Stati da mostrare | gli stessi del pulsante nel gadget |
Con un utente o un agente fisso il selettore Di chi sparisce: è utile per avere sulla stessa dashboard un gadget per persona. Più gadget si aggiungono con impostazioni diverse.
4. Tipi di attività
| Campo | A cosa serve |
|---|---|
| Descrizione | fino a 50 caratteri |
| Colore | colore nel calendario; si sceglie con un click sul riquadro |
| Durata proposta | minuti proposti sulla nuova attività di questo tipo |
| Ordinamento | posizione negli elenchi: prima i numeri più bassi |
| Tipo attivo | toglierlo significa non usarlo più: resta visibile, come (non attivo), sulle attività che lo usano |
Si parte con Telefonata (15 minuti), Visita commerciale e Intervento tecnico (60 minuti), Email, Nota e Promemoria.
Un tipo già usato non si elimina: “Il tipo e’ utilizzato da una o piu’ attivita’ e non puo’ essere eliminato.” In alternativa si toglie il flag.
⚠️ Non togliere il flag a tutti i tipi, e conviene tenere attivo Promemoria: è il tipo delle attività create dal programma.
5. Nella App
Con Sezioni CRM attiva il menu ha la voce Attività, e la home ha il riquadro Le mie attività con quante sono scadute e quante da fare oggi.
- In alto si sceglie fra Mie e Tutte, e fra elenco e calendario.
- I filtri dell’elenco sono Oggi e scadute, Prossime, Senza data e Chiuse.
- Dalla scheda si impostano gli stessi dati; con il pulsante rotondo si segna Completata o Annulla attività.
- Una nuova attività si crea anche dalla scheda di un soggetto o di un’opportunità.
Se due persone modificano la stessa attività, la seconda viene avvisata e deve ripetere le modifiche.
Un agente vede le attività assegnate a lui, quelle create da lui e quelle dei suoi soggetti.
Gli assistenti AI collegati al server MCP leggono le attività con lista_attivita e dettaglio_attivita, ma non possono crearne né modificarle.
6. Promemoria
- Soggetto, oggetto, tipo, stato e assegnatario sono obbligatori.
- Completata dalla scheda va poi salvata; dal gadget è immediata, e vale per tutte le righe selezionate.
- L’elenco del gadget mostra sempre le attività aperte scadute o senza data, anche fuori dal periodo.
- Il calendario non ha il trascinamento: la data si cambia dalla scheda.
- Senza un tipo attivo il programma non può creare le attività automatiche, e lo scrive solo nel log.
- Un’attività assegnata a un agente la vede solo dalla App: gli agenti non entrano nel gestionale.
- Un tipo già usato non si elimina: si toglie il flag.