Ci sono tre modi di guardare le opportunità tutte insieme: il gadget Opportunità CRM sulla dashboard, a colonne per fase, per il lavoro di ogni giorno; l’Elenco opportunità, con i filtri e le operazioni su più righe, per cercare e per le chiusure ed esportazioni; la App Mobile, per chi è fuori ufficio.
Il gadget si aggiunge dalla dashboard. L’elenco si trova in CRM → Elenco opportunità.
Indice
1. Il gadget Opportunità CRM
Mostra solo le opportunità aperte, una colonna per ogni fase aperta e attiva, più le eventuali fasi non attive che contengono ancora delle opportunità. Ogni colonna ha in testa il nome della fase con il suo colore, il numero di opportunità e il valore totale.
Sotto, il riepilogo: quante sono le aperte, il valore totale e il valore pesato, cioè ogni valore moltiplicato per la probabilità dell’opportunità.
Le carte
Ogni opportunità è una carta con titolo, soggetto, valore e chiusura prevista, in rosso se passata, più alcune informazioni che compaiono solo quando servono:
- ferma da … giorni, in rosso, quando è nella fase da più giorni della durata attesa;
- l’ultimo preventivo collegato e il suo stato, per esempio Prev. 42/A rev. 2: Inviato;
- l’assegnatario, quando le carte possono essere di persone diverse.
Le azioni
| Azione | Effetto |
|---|---|
| Doppio click, oppure Apri | apre la scheda |
| Nuova | apre la scheda di una nuova opportunità |
| Aggiorna | rilegge i dati; lo fa anche da solo a intervalli |
| Trascinare su un’altra colonna | sposta nella fase |
| Tasto destro → Sposta in: … | sposta in un’altra fase aperta |
| Tasto destro → Chiudi come vinta: … | chiude come vinta |
| Tasto destro → Chiudi come persa: … | chiede il motivo di perdita e chiude come persa |
Spostando la carta la probabilità diventa quella della fase e riparte il conteggio del tempo nella fase. Chiudendo come persa vengono rifiutati i preventivi ancora aperti, come dalla scheda.
La chiusura richiede una fase attiva del tipo giusto e un motivo attivo:
- “Nessun motivo di perdita attivo: definirli in CRM – Tabelle – Motivi di perdita.”
- “Nessuna fase attiva chiude l’opportunita’ come persa: definirla in CRM – Tabelle – Fasi opportunita’.”
I selettori e le impostazioni
Il selettore Di chi propone Le mie, Tutte, oppure un utente o un agente. La scelta si ritrova alla riapertura della dashboard.
| Impostazione | Effetto |
|---|---|
| Titolo | titolo del riquadro |
| Aggiorna ogni (minuti) | di partenza 10 |
| Mostra le opportunità di | chi viene scelto nel gadget, un utente (sempre), un agente (sempre) |
Con un utente o un agente fisso il selettore sparisce: si possono avere più gadget, uno per commerciale.
2. L’Elenco opportunità
Funziona come gli altri elenchi documenti, con tre linguette: Selezioni, Elenco opportunità selezionate e Impostazioni. Larghezze, ordinamento e selezioni vengono ricordati per utente.
Le selezioni
| Selezione | Cosa filtra |
|---|---|
| Periodo | Tutte le opportunità, Oggi, Questa settimana, Questo mese, Questo trimestre, Quest’anno, i periodi precedenti e i quattro trimestri |
| Data + dal / al | la data su cui lavora il periodo: Chiusura prevista, Creazione o Chiusura |
| Soggetto | un soggetto |
| Agente del soggetto | l’agente del soggetto, che può essere diverso dall’assegnatario |
| Assegnata a | Tutte, Le mie, un utente o un agente |
| Stati | Aperta, Vinta, Persa |
| Fasi, Origini, Motivi di perdita | una o più voci delle rispettive tabelle |
La ricerca veloce cerca nei campi spuntati in Impostazioni, riquadro Ricerca veloce su…: Titolo, Ragione sociale, Note.
La griglia
Colonne di partenza: Codice, Titolo, Soggetto, Fase, Valore, Prob. %, Chiusura prevista e, fra le altre, assegnatario e stato. Sotto si leggono N. opportunità, Totale valore e Totale pesato.
Nella linguetta Impostazioni si aggiungono altre colonne da Colonne disponibili (per esempio Referente, Origine, Motivo di perdita, Creata il, In fase dal, Chiusa il, Agente del soggetto, Città, Telefono, numero di attività e di commenti), si sceglie l’Ordinamento, e Reimposta configurazione predefinita riporta la griglia allo stato iniziale.
La Chiusura prevista è in rosso sulle opportunità ancora aperte con la data passata.
Le righe elencate hanno un limite impostato nel programma, di partenza 10.000. Se viene raggiunto, compare “ATTENZIONE! Raggiunto il limite di … opportunita’. Non tutte le opportunita’ presenti verranno elencate.”
La barra degli strumenti
| Pulsante | Cosa fa |
|---|---|
| Aggiorna | rilegge la griglia |
| Esporta | esporta in Excel la griglia |
| Nuova opportunità | apre la scheda |
| Apri opportunità | apre quella selezionata |
| Nuova attività | apre un’attività collegata all’opportunità selezionata |
| Attività | mostra le attività dell’opportunità selezionata |
| Funzioni aggiuntive | le operazioni qui sotto, sulle righe selezionate |
Le funzioni aggiuntive
| Funzione | Effetto |
|---|---|
| Cambia fase… | sceglie una fase e la applica: Sposta in, Chiudi come vinta o Chiudi come persa |
| Chiudi come persa… | chiede il motivo, e la fase se ne esiste più di una |
| Elimina opportunità | elimina le selezionate con i loro commenti, dopo una conferma |
Le operazioni lavorano su tutte le righe selezionate e alla fine riportano quante sono andate a buon fine: “Operazione completata. … n. … opportunita’.”
⚠️ L’eliminazione salta le opportunità con qualcosa di collegato. La conferma cita le attività, ma il blocco vale anche per i preventivi: quelle opportunità restano e il motivo compare in un messaggio di errore.
3. Nella App
Con Sezioni CRM attiva il menu ha la voce Opportunità, e la home ha il riquadro Le mie opportunità con il numero e il valore delle aperte.
La pagina mostra le fasi a riquadri, tre per riga, con nome, numero e valore; toccando un riquadro compaiono le opportunità di quella fase. In alto si sceglie fra Mie e Tutte.
Dalla scheda, con il pulsante rotondo:
| Azione | Note |
|---|---|
| Nuova attività | già collegata all’opportunità |
| Nuovo preventivo | solo con la licenza App Pro |
| Sposta di fase | le modifiche vanno salvate prima |
| Vinta | chiude come vinta |
| Persa | chiude come persa, con il motivo |
La scheda ha anche i campi, le attività, i preventivi e i commenti. Se due persone modificano la stessa opportunità, la seconda riceve “L’opportunità è stata modificata da un altro utente. Viene ricaricata: ripeti le modifiche e salva di nuovo.”
Un agente vede le opportunità assegnate a lui, quelle create da lui e quelle dei suoi soggetti.
Con gli assistenti AI
Gli assistenti collegati al server MCP possono leggere con lista_opportunita, riepilogo_opportunita (la pipeline in sintesi) e dettaglio_opportunita, e leggere le tabelle con tabella_crm.
commenta_opportunita è l’unico strumento che scrive sul gestionale: aggiunge un commento a nome dell’utente collegato, con data e ora correnti, e da lì non si può correggere né eliminare. Tutto il resto è in sola lettura: un assistente non cambia fase né chiude un’opportunità.
4. Promemoria
- Il gadget mostra solo le aperte: le vinte e le perse si cercano nell’Elenco opportunità.
- Trascinare una carta sostituisce la probabilità con quella della fase.
- Le colonne sono solo le fasi aperte: per chiudere si usa il tasto destro.
- Chiudere come persa rifiuta i preventivi ancora aperti, anche dal gadget e dall’elenco.
- Ferma sulla carta dipende dalla durata attesa della fase, e con durata 0 non compare mai.
- Il valore pesato usa la probabilità di ogni singola opportunità, non quella della fase.
- Nell’elenco Agente del soggetto e Assegnata a sono filtri diversi.
- Un assistente AI può soltanto aggiungere commenti.