Le automazioni tengono d’occhio preventivi e opportunità al posto del commerciale: mandano una mail di cortesia al cliente che non ha aperto il preventivo, e creano attività e avvisi quando è il momento di richiamare.

Sono sei regole fisse: ognuna si accende e ha la sua soglia. Sono tutte spente di partenza: dopo un aggiornamento nessuna mail parte da sola.

Si impostano in CRM → Tabelle → Impostazioni CRM, linguetta Automazioni.

1. Le regole

Regola	Soglia di partenza	Cosa fa	Quando
Inviato e non aperto	3 giorni dall’invio	mail di cortesia al cliente; se non parte, attività Sollecitare il cliente	ogni giorno
Visto senza risposta	5 giorni dall’apertura	attività Richiamare il cliente	ogni giorno
In scadenza	5 giorni prima della scadenza	attività Preventivo … in scadenza	ogni giorno
Opportunità ferma	durata attesa della fase	attività Opportunità ferma all’assegnatario	ogni giorno
Aperto più volte	3 aperture	attività, e mail se è un utente	subito
Accettato o rifiutato	nessuna	mail, se è un utente	subito

I giorni devono essere almeno 1 (“I giorni delle regole devono essere almeno 1.”) e le aperture almeno 2 (“Per la regola \”Aperto più volte\” indicare almeno 2 aperture.”).

A chi vanno

Chi segue il preventivo è l’assegnatario dell’opportunità collegata; se manca, l’agente del preventivo; altrimenti l’utente della postazione sempre accesa.

Le mail interne vanno solo agli utenti del programma con un indirizzo: gli agenti ricevono soltanto l’attività, perché in archivio non hanno un indirizzo.

Una volta sola

Ogni azione viene fatta una volta sola, e il programma se lo ricorda:

Regola	Una volta per
Inviato e non aperto	revisione
Visto senza risposta	revisione
In scadenza	revisione e data di validità: se la validità viene prorogata, la regola torna a valere
Opportunità ferma	permanenza nella fase: se l’opportunità cambia fase, riparte
Aperto più volte	revisione
Accettato, rifiutato	revisione

2. Inviato e non aperto, nel dettaglio

La mail di cortesia parte se il preventivo è Inviato da almeno N giorni, ha il link ed è senza aperture. Contiene il link e usa l’oggetto e il testo impostati nella linguetta Mail, con in fondo la firma del mittente.

Nella linguetta Preventivo e nella App si legge: mail di cortesia inviata il …. Sull’opportunità compare un commento.

Cosa la ferma

Caso	Effetto
Il preventivo non ha il link (spedito senza la mail del gestionale e senza Copia link)	la regola non vale: senza link non si può sapere se è stato aperto
Invio automatico al cliente spento sull’opportunità	niente mail e niente attività di sollecito
Il cliente non ha un indirizzo, nessun utente può spedire, la pagina non è disponibile, errore di invio	niente mail, attività Sollecitare il cliente con il motivo

⚠️ Un tentativo solo. Se la mail di cortesia non parte, il caso si chiude con l’attività di sollecito: la mail non viene ritentata il giorno dopo.

L’indirizzo del cliente

È lo stesso proposto dalla stampa: quello della destinazione del documento, altrimenti quello amministrativo del soggetto.

Il mittente

Impostazione	Da chi parte
Usa sempre questo utente spuntata	sempre da Utente per le mail
Non spuntata	da chi ha creato il link, se è un utente con la posta impostata; altrimenti, per esempio con un agente, da Utente per le mail

L’utente indicato deve avere indirizzo e server di posta: “L’utente … indicato per le mail non ha l’indirizzo o il server di posta (SMTP).” Spuntando Usa sempre senza indicarlo compare “Per usare sempre un utente per le mail bisogna indicarlo.”

3. Gli avvisi interni

Gli avvisi di Aperto più volte e Accettato o rifiutato partono da Utente per le mail o, se manca, dalla casella dello stesso destinatario. Se nessuno dei due ha la posta impostata la mail non parte, e resta solo una riga nel log.

L’attività e il commento di accettazione e rifiuto ci sono sempre, anche con la regola spenta: la regola aggiunge solo la mail.

Aperto più volte vale finché il preventivo è Inviato o Visto. Non guarda Invio automatico al cliente, perché non scrive al cliente.

4. Il controllo giornaliero

Le quattro regole a giorni sono controllate dal processo Automazioni CRM, che va pianificato: senza, non partono. Le regole subito funzionano anche senza, purché il programma sia acceso.

Andare in Utilità → Amministrazione → Schedulatore.
Aggiungere il processo Automazioni CRM, una volta al giorno, sull’utente della postazione sempre accesa. Il processo non ha parametri.
Impostare, se serve, la notifica dell’esito. Esegui ora lo lancia subito, per una prova.

La notifica riporta quante mail al cliente e quante attività sono state create, con l’elenco e una parte DA CONTROLLARE per gli errori. Scatta solo se c’è qualcosa da segnalare.

Se il processo gira più volte non succede nulla: ogni azione viene fatta una sola volta.

Prima di controllare le regole, lo stesso processo aggiorna gli stati Scaduto ed Evaso dei preventivi, ma solo se almeno una delle quattro regole è accesa. Di conseguenza, un preventivo scaduto non viene sollecitato.

⚠️ Al primo giro partono anche i preventivi già oltre la soglia. Accendendo Inviato e non aperto su un archivio con preventivi inviati da tempo, il primo giro manda la mail di cortesia a tutti quelli che hanno il link e nessuna apertura. Prima di accenderla conviene guardare il Pannello impegni clienti, e chiudere quelli che non interessano più.

5. Come impostarle

Utente per le mail: un utente con la posta impostata, necessario se i link possono crearli gli agenti.
Compilare oggetto e testo della mail di cortesia nella linguetta Mail.
Controllare la durata attesa delle fasi in Fasi opportunità: con 0 la regola Opportunità ferma non vale per quella fase.
Pianificare Automazioni CRM nello Schedulatore.
Accendere una regola per volta, cominciando da quelle che creano solo attività.

6. Promemoria

Tutte le regole sono spente di partenza.
Le quattro regole a giorni richiedono il processo Automazioni CRM nello Schedulatore.
Al primo giro partono anche i preventivi già oltre la soglia.
Senza link la regola Inviato e non aperto non vale.
Invio automatico al cliente spento ferma la mail di cortesia e l’attività di sollecito.
La mail di cortesia si tenta una sola volta.
Agli agenti arrivano solo le attività, mai le mail interne.
Attività e commento di accettazione e rifiuto ci sono sempre: la regola aggiunge la mail.
Con la postazione spenta non c’è controllo giornaliero: riprende al giro successivo.

Manuale Atlantis Evo

Automazioni CRM