Un’opportunità è una vendita in corso con un soggetto: chi la segue, a che punto è, quanto vale e con quale probabilità si chiude. Il soggetto non deve essere cliente.
Raccoglie in un posto solo le attività, i commenti e i preventivi della trattativa. L’esito è sempre un fatto registrato: vinta o persa, con il motivo.
Si trova in CRM → Opportunità. Le fasi si definiscono in CRM → Tabelle → Fasi opportunità, i motivi in CRM → Tabelle → Motivi di perdita. La vista d’insieme è nella guida Pipeline ed elenco opportunità.
Indice
- La scheda dell’opportunità
- Linguetta Attività
- Linguetta Commenti
- Linguetta Preventivi
- Come il preventivo muove l’opportunità
- Fasi opportunità
- Motivi di perdita
- Promemoria
1. La scheda dell’opportunità
| Campo | A cosa serve |
|---|---|
| Codice | assegnato dal programma |
| Titolo | obbligatorio, fino a 200 caratteri |
| Soggetto | obbligatorio |
| Referente | il contatto del soggetto con cui si tratta |
| Fase | a che punto è. Accanto si legge se è aperta, vinta o persa. Sulla nuova opportunità viene proposta la prima fase aperta e attiva |
| Valore stimato | l’importo. Con un preventivo collegato segue il preventivo: vedi sotto |
| Probabilità % | da 0 a 100; proposta dalla fase, si può cambiare |
| Chiusura prevista | quando ci si aspetta di chiudere |
| Chiusa il | non si scrive: la compila il programma |
| Motivo di perdita | obbligatorio solo su una fase che chiude come persa |
| Origine | sulla nuova opportunità parte da quella del soggetto |
| Invio automatico al cliente | acceso di partenza; vedi la sezione 5 |
| Assegnata a | Utente o Agente, poi il codice. Viene proposto l’utente collegato |
| Note | testo libero |
Cosa succede al salvataggio
- Lo stato (aperta, vinta, persa) lo decide il tipo della fase: non si imposta altrimenti.
- Passando a una fase che chiude viene scritta Chiusa il; tornando a una fase aperta si svuota.
- Il motivo di perdita resta solo sulle opportunità perse: negli altri casi si azzera.
- Cambiando fase la probabilità viene sostituita da quella della fase, anche se era stata corretta a mano.
- Riparte il conteggio del tempo trascorso nella fase, che serve a riconoscere le opportunità ferme.
- Chiudere come persa rifiuta i preventivi ancora aperti (bozza, inviato, visto), con un commento.
Cosa blocca il salvataggio
| Messaggio | Motivo |
|---|---|
| “Impostare il titolo dell’opportunita’” | titolo vuoto |
| “Indicare il soggetto dell’opportunita’” | soggetto vuoto |
| “Selezionare la fase dell’opportunita’.” | fase non scelta |
| “Indicare a chi e’ assegnata l’opportunita’.” | assegnatario vuoto |
| “La probabilita’ deve essere compresa fra 0 e 100.” | valore fuori intervallo |
| “Per chiudere l’opportunita’ come persa indicare il motivo di perdita.” | manca il motivo |
Eliminare un’opportunità
Si elimina solo se non ha nulla collegato; insieme a lei se ne vanno i commenti.
- “L’opportunita’ ha delle attivita’ collegate e non puo’ essere eliminata. In alternativa chiuderla come persa.”
- “L’opportunita’ ha dei preventivi collegati e non puo’ essere eliminata. In alternativa chiuderla come persa.”
2. Linguetta Attività
Elenca le attività dell’opportunità, dalla più recente. Nuova attività apre la scheda già collegata a soggetto e opportunità; Apri o il doppio click aprono quella selezionata.
L’opportunità va prima salvata: “Caricare (o salvare) l’opportunita’ prima di inserire un’attivita’.”
3. Linguetta Commenti
Una conversazione sull’opportunità, come in una chat: data, ora, autore e testo, in ordine di scrittura. Il titolo della linguetta riporta quanti sono.
- Invio manda il commento, Maiusc+Invio va a capo.
- Il commento si salva subito, senza salvare la scheda.
- Solo chi l’ha scritto lo corregge o lo elimina: “Un commento puo’ essere corretto o eliminato solo da chi lo ha scritto.” Un commento corretto riporta che è stato modificato.
Il programma ne scrive di suoi quando succede qualcosa di rilevante:
- un preventivo viene collegato, creato o scollegato;
- un preventivo inviato sposta l’opportunità, oppure viene accettato o evaso e la chiude come vinta;
- il cliente apre la pagina online per la prima volta, accetta o rifiuta;
- parte la mail di cortesia;
- il soggetto ottiene la scheda cliente;
- l’opportunità persa rifiuta i suoi preventivi.
Questi commenti portano come autore l’utente collegato in quel momento o quello della postazione sempre accesa.
4. Linguetta Preventivi
Elenca i preventivi collegati con numero, data, stato, imponibile e Valido fino al. Il titolo della linguetta riporta quanti sono.
| Comando | Cosa fa |
|---|---|
| Apri (o doppio click) | apre il preventivo selezionato |
| Nuovo | apre la creazione guidata, con le sole causali di preventivo e il soggetto dell’opportunità. Il preventivo nasce già collegato |
| Mostra anche le revisioni superate | aggiunge in grigio, sotto la revisione attuale, quelle precedenti |
L’opportunità va prima salvata: “Caricare (o salvare) l’opportunita’ prima di creare un preventivo.” Il pulsante Nuovo richiede il modulo Ordini.
Il preventivo si collega anche dalla sua linguetta Preventivo: vedi la guida Preventivi.
5. Come il preventivo muove l’opportunità
Le regole valgono solo se l’opportunità è ancora aperta, e scattano al cambio di stato del preventivo.
| Il preventivo diventa | Effetto sull’opportunità |
|---|---|
| Inviato | passa alla Fase dei preventivi inviati, se è più indietro |
| Accettato o Evaso | si chiude come vinta |
| Rifiutato o Scaduto | nessuno: decide il commerciale |
Il valore stimato diventa l’imponibile del preventivo a ogni salvataggio del preventivo e al collegamento. Con più preventivi collegati vale l’ultimo salvato.
⚠️ Il valore scritto a mano viene sovrascritto dal primo salvataggio di un preventivo collegato.
Serve una fase attiva che chiude come vinta: senza, l’opportunità non si chiude e il motivo finisce solo nel log.
Invio automatico al cliente spento significa che per i preventivi di questa opportunità non parte la mail di cortesia, e non viene creata nemmeno l’attività di sollecito. Non ha effetto sugli altri avvisi, né sulle spedizioni fatte a mano.
6. Fasi opportunità
| Campo | A cosa serve |
|---|---|
| Descrizione | fino a 50 caratteri |
| Tipo | Aperta, Chiude come vinta, Chiude come persa |
| Probabilità | proposta sulle opportunità che entrano nella fase |
| Durata attesa | giorni dopo i quali un’opportunità ancora qui è considerata ferma. 0 = nessun limite |
| Colore | colore della colonna nel gadget; si sceglie con un click sul riquadro |
| Ordinamento | posizione: prima i numeri più bassi. Decide anche cosa è “più indietro” per il preventivo inviato |
| Fase attiva | toglierla significa non usarla più |
| Fase dei preventivi inviati | quando un preventivo collegato viene inviato, l’opportunità passa a questa fase, se è più indietro |
Si parte con:
| Fase | Tipo | Probabilità | Durata |
|---|---|---|---|
| Contatto | Aperta | 10 | 15 |
| Analisi esigenze | Aperta | 30 | 20 |
| Offerta inviata (fase dei preventivi inviati) | Aperta | 50 | 20 |
| Negoziazione | Aperta | 70 | 15 |
| Vinta | Chiude come vinta | 100 | 0 |
| Persa | Chiude come persa | 0 | 0 |
Le regole
- La Fase dei preventivi inviati è una sola: spuntandola su una fase si toglie dalle altre. Deve essere una fase aperta: “La fase dei preventivi inviati deve essere una fase aperta.”
- Il tipo di una fase già usata non cambia: “Il tipo non puo’ essere cambiato: la fase e’ gia’ usata da una o piu’ opportunita’. Creare una nuova fase.”
- Una fase già usata non si elimina: “La fase e’ utilizzata da una o piu’ opportunita’ e non puo’ essere eliminata. In alternativa togliere il flag \”Fase attiva\”.”
- Una fase non attiva resta visibile, come (non attiva), sulle opportunità che ci si trovano.
7. Motivi di perdita
| Campo | A cosa serve |
|---|---|
| Descrizione | fino a 50 caratteri |
| Ordinamento | posizione negli elenchi |
| Motivo attivo | toglierlo significa non proporlo più |
Si parte con Prezzo, Scelto un concorrente, Progetto rinviato o annullato, Nessuna risposta, Prodotto non adatto, Altro.
Un motivo già usato non si elimina: “Il motivo e’ indicato su una o piu’ opportunita’ e non puo’ essere eliminato.” In alternativa si toglie il flag.
Servono all’analisi Motivi di perdita del gadget Analisi CRM.
8. Promemoria
- Cambiare fase sostituisce la probabilità con quella della fase.
- Il valore segue il preventivo collegato: il valore scritto a mano viene sovrascritto.
- Accettato chiude come vinta; rifiutato lascia aperta: la decisione resta al commerciale.
- Chiudere come persa rifiuta i preventivi ancora aperti: non si annulla tornando a una fase aperta.
- Tenere attiva una fase Chiude come vinta, altrimenti l’accettazione non chiude l’opportunità.
- La durata attesa a 0 significa che la fase non segnala mai un’opportunità ferma.
- Non c’è lo storico delle fasi: si sa solo in quale fase è l’opportunità e da quando.
- Il tipo di una fase usata non si cambia: si crea una fase nuova.