Il CRM di Atlantis Evo segue il lavoro commerciale prima che il soggetto diventi cliente, e dopo: da dove arriva il contatto, le telefonate e le visite, le trattative in corso, i preventivi con le loro revisioni e la risposta del cliente.
Non è un archivio a parte. Lavora sui soggetti del gestionale e i preventivi sono impegni cliente con una causale dedicata: non ci sono dati da copiare o sincronizzare.
Le voci si trovano nel menu CRM; tre gadget si aggiungono alla dashboard. Attività, opportunità e preventivi si usano anche dalla App Mobile.
Indice
- Le parti del CRM
- Come si attiva
- Utenti e agenti: chi vede cosa
- Da dove cominciare
- Il percorso tipico
- Cosa il CRM non fa
- Promemoria
1. Le parti del CRM
| Parte | A cosa serve | Guida |
|---|---|---|
| Dati CRM del soggetto | origine del contatto, agente di riferimento, consenso marketing | Dati CRM del soggetto e origini |
| Attività | telefonate, visite, interventi, promemoria, con assegnatario e scadenza | Attività |
| Opportunità | una vendita in corso con un soggetto: fase, valore, probabilità, esito | Opportunità |
| Pipeline ed elenco | la vista d’insieme delle opportunità | Pipeline ed elenco opportunità |
| Preventivi | stati, revisioni, legame con l’opportunità, passaggio a cliente | Preventivi |
| Pagina online | la pagina dove il cliente vede, accetta o rifiuta il preventivo | Pagina online del preventivo |
| Automazioni | solleciti e avvisi automatici su preventivi e opportunità | Automazioni |
| Analisi | grafici su pipeline, conversione, motivi di perdita, origini, attività | Analisi CRM |
Le voci di menu
| Voce | Cosa apre |
|---|---|
| CRM → Attività | la scheda dell’attività |
| CRM → Opportunità | la scheda dell’opportunità |
| CRM → Elenco opportunità | il pannello con filtri, griglia e operazioni su più righe |
| CRM → Tabelle → Origini contatti | da dove arrivano i contatti |
| CRM → Tabelle → Tipi di attività | telefonata, visita, … |
| CRM → Tabelle → Fasi opportunità | le tappe di un’opportunità |
| CRM → Tabelle → Motivi di perdita | perché un’opportunità è stata persa |
| CRM → Tabelle → Impostazioni CRM | pagina online, testi delle mail, automazioni |
I gadget della dashboard sono Attività CRM, Opportunità CRM e Analisi CRM. Le voci dei preventivi non stanno nel menu CRM: un preventivo si apre da Impegni/Ordini → Impegni clienti, dal Pannello impegni clienti o dalla scheda dell’opportunità.
2. Come si attiva
| Cosa serve | Per fare cosa |
|---|---|
| Modulo CRM in licenza | senza il modulo non ci sono voci di menu, gadget, né la scheda CRM nei soggetti |
| Modulo Ordini in licenza | per i preventivi, che sono impegni cliente |
| Casella Sezioni CRM sul record di Amministrazione Web API | per le sezioni CRM della App, gli strumenti CRM degli assistenti AI e la pagina online del preventivo |
| ID servizi (service token) valorizzato sullo stesso record | per la pagina online del preventivo |
| Postazione sempre accesa | per App, pagina online e automazioni: funzionano solo mentre Atlantis Evo è aperto su un computer |
Le tabelle partono già compilate per ogni azienda: sei origini (Sito web, Fiera, Passaparola, Campagna, Telefonata in ingresso, Altro), sei tipi di attività, sei fasi (Contatto, Analisi esigenze, Offerta inviata, Negoziazione, Vinta, Persa) e sei motivi di perdita. Si possono cambiare.
⚠️ L’ID servizi non va cambiato. I link dei preventivi già spediti lo contengono, come i servizi collegati (WordPress, WooCommerce, webhook): cambiandolo smettono di funzionare. Prima di salvarne uno diverso il programma chiede conferma.
3. Utenti e agenti: chi vede cosa
Le attività e le opportunità si assegnano a un utente del programma oppure a un agente: sono due archivi diversi, e non serve configurare un utente anche come agente.
| Chi | Dove lavora | Cosa vede |
|---|---|---|
| Utente del programma | gestionale e App | tutto |
| Agente | solo App | quello assegnato a lui, quello creato da lui e quello dei suoi soggetti |
Un soggetto è di un agente se il suo codice è indicato come Agente di riferimento nella scheda CRM del soggetto, oppure come agente sulla scheda cliente.
Chi ha portato il contatto continua a vederlo anche se il cliente viene poi assegnato a un altro agente, finché il suo codice non viene tolto dalla scheda CRM.
Non ci sono altri permessi: fra utenti del programma non esiste una distinzione per gruppo o ruolo.
4. Da dove cominciare
- Controllare Fasi opportunità e Motivi di perdita: nomi, ordine, durata attesa, e quale fase è la Fase dei preventivi inviati.
- Controllare Tipi di attività e Origini contatti.
- Verificare che la causale dei preventivi abbia il flag Causale di preventivo, i GG. validità e il Cod. cliente da cui partono le condizioni dei contatti.
- Per usare la pagina online: spuntare Sezioni CRM in Amministrazione Web API, poi personalizzare colore, logo, testi e informativa privacy in Impostazioni CRM.
- Aggiungere i gadget alla dashboard.
- Solo alla fine, se servono, accendere le automazioni una per volta.
5. Il percorso tipico
- Arriva un contatto: si crea il soggetto e nella sua scheda CRM si indicano origine e agente.
- Si apre un’opportunità e si pianificano le attività.
- Si prepara un preventivo dalla linguetta Preventivi dell’opportunità, già collegato. Il soggetto non deve essere cliente.
- Si spedisce: il preventivo diventa Inviato e l’opportunità avanza da sola alla fase dei preventivi inviati.
- Il cliente apre il link: il preventivo diventa Visto e sull’opportunità compare un commento.
- Il cliente accetta: il preventivo diventa Accettato e l’opportunità si chiude come vinta. Se rifiuta, l’opportunità resta aperta e si decide se preparare una revisione.
- Si evade il preventivo in ordine, DDT o fattura: se il soggetto non è ancora cliente, il programma propone di creare la sua scheda cliente.
- Il gadget Analisi mostra come stanno andando le cose.
6. Cosa il CRM non fa
- Non conserva lo storico dei cambi di fase. Di un’opportunità si sa in quale fase è e da quando, non quali ha attraversato.
- Non acquisisce contatti dal sito: i soggetti si creano nel gestionale o nella App.
- Non invia notifiche push alla App: gli avvisi automatici sono attività e mail.
- Non permette di revocare o rigenerare il link di un preventivo. Per sostituire quello che il cliente vede si crea una nuova revisione.
- Non stampa il numero d’origine e la revisione sul PDF del preventivo: il PDF porta il numero proprio del documento.
7. Promemoria
- Il CRM vive sui soggetti e sugli impegni cliente: non c’è nulla da sincronizzare.
- App, pagina online e automazioni richiedono Atlantis Evo acceso su una postazione sempre attiva.
- Senza Sezioni CRM sul record Web API non funzionano né la parte CRM della App né la pagina online.
- Non cambiare l’ID servizi: i link già spediti smetterebbero di funzionare.
- Gli agenti lavorano solo dalla App e vedono solo ciò che li riguarda; gli utenti del programma vedono tutto.
- Le automazioni sono tutte spente di partenza, e al primo giro considerano anche i preventivi già oltre la soglia.
- Il testo dell’informativa privacy della pagina online lo decide ogni azienda.